Zodra een bankafschrift in je administratie staat, probeert Asperion elke regel zelf te koppelen aan de juiste boeking. Dat gebeurt in een vaste reeks stappen. Hieronder lees je welke stappen dat zijn, in welke volgorde ze lopen en wat elke stap oplevert.
Hoe het proces loopt#
Het afletterproces loopt de stappen van boven naar beneden af en stopt bij de eerste stap die resultaat oplevert. Levert een stap niets op, dan gaat het proces verder met de volgende. De eerste vijf stappen staan standaard aan; de laatste drie staan standaard uit. Je kunt de volgorde en de keuze zelf aanpassen, zie De afletterstappen instellen.
De acht stappen#
| Stap | Waar Asperion op zoekt | Wat het oplevert |
|---|---|---|
| Afletteren op openstaande posten | Een openstaande factuur met een openstaand bedrag dat gelijk is aan het bedrag op de afschriftregel, bij een debiteur of crediteur met hetzelfde bankrekeningnummer. Bij een ontvangst kijkt Asperion eerst bij de verkoopfacturen, bij een betaling eerst bij de inkoopfacturen. | Één factuur gevonden: Match gevonden. Meer dan één factuur, of een factuur die al aan een andere mutatie hangt: Match voorstel. |
| Afletteren op factuurnummer | Een factuurnummer van minstens drie tekens dat voorkomt in de omschrijving van de afschriftregel. Komt het bankrekeningnummer ook overeen, dan krijgt die factuur voorrang. | Match voorstel. |
| Afletteren op trefwoorden | Een trefwoord uit je administratie dat voorkomt in de omschrijving. Is er geen tekst gevonden, dan kijkt Asperion of het bankrekeningnummer bij een trefwoord hoort. | Trefwoord én bankrekeningnummer komen overeen: Match gevonden. Anders een Match voorstel op de grootboekrekening van het trefwoord. |
| Afletteren factuur betreft-veld | Een openstaande verkoopfactuur waarvan het betreft-veld (deels) overeenkomt met de omschrijving van de afschriftregel. | Match voorstel. |
| Afletteren op factuur bedrag | Een openstaande factuur met precies dit openstaande bedrag. Het bedrag moet uniek zijn: staan er twee facturen met hetzelfde bedrag open, dan levert de stap niets op. | Match voorstel. |
| Afletteren op kenmerk debiteur (staat standaard uit) | Een kenmerk (vrij veld) van een debiteur dat voorkomt in de omschrijving. | Is er bij die debiteur een factuur met hetzelfde openstaande bedrag: Match gevonden. Anders de oudste openstaande factuur als Match voorstel. |
| Afletteren op kenmerk crediteur (staat standaard uit) | Hetzelfde, maar dan voor de kenmerken van een crediteur. | Zie hierboven. |
| Afletteren op bankbatches (staat standaard uit) | Een betaalbatch of incassobatch uit Asperion met hetzelfde bedrag, die nog niet is afgeletterd en die is aangemaakt vóór de datum van de bankmutatie. | Match gevonden, met de batch gekoppeld aan de regel. |
De laatste stap: zoeken op bankrekeningnummer#
Heeft geen enkele stap resultaat opgeleverd, dan kijkt Asperion nog of er een debiteur of crediteur is met het bankrekeningnummer van de afschriftregel. Bij een bijschrijving zoekt het programma eerst bij de debiteuren, bij een afschrijving eerst bij de crediteuren.
De status van de regel blijft dan Geen Match gevonden, maar de gevonden relatie staat wel al ingevuld als je de regel opent. Deze stap loopt altijd en kun je niet uitzetten.
Let op
Een gevonden match is een voorstel, geen zekerheid. Hoe minder gegevens er met een bankmutatie meekomen — geen factuurnummer, een onbekend bankrekeningnummer, een afwijkend bedrag — hoe kleiner de kans dat het voorstel klopt. Controleer de voorstellen voordat je journaliseert.
Zo haal je er meer uit#
- Boek je facturen eerst. Een factuur die nog niet in de administratie staat, kan geen enkele stap vinden.
- Vul het bankrekeningnummer bij je relaties in. Daar draaien stap 1 en de laatste stap op.
- Maak trefwoorden aan voor bedragen die steeds terugkomen en nooit bij een factuur horen, zoals huur, bankkosten of een abonnement. Zie Een trefwoord maken bij een bankmutatie.