Copilot vraagposten: aanleveren facturen

Gebruikers die bij het aanmaken van de vraagpost zijn gekoppeld worden als volgt volledig automatisch geïnformeerd:

Pushbericht op de SmartPhone	Notificatie webapplicatie	Notificatie per e-mail

Uitstaande vraagposten#

Gebruikers met voldoende rechten kunnen daarnaast bij de vraagposten via een link op de homepagina en via:

• Menu : Bank > Vraagposten aan te leveren

Dit scherm is in 3 delen verdeeld: het overzicht uitstaande vraagposten, het actiepanel en het chatpanel.

Hieronder worden de verschillende delen beschreven.

1. Overzicht uitstaande vraagposten

• Status: Open (blauw)
  Het document dient nog aangeleverd te worden.
• Status: In Behandeling
  De factuur is aangeleverd en in afwachting van verwerking.
  (De factuur is te vinden in de Inbox van de administratie en te verwerken via Financieel of via de Adminbox)
• Status: Afgerond
  Deze is niet meer zichtbaar in het overzicht. Het document is verwerkt en de vraagpost taak is afgesloten. Het bankafschrift is bijgewerkt met voorstel, de chat wordt gesloten en de notificatie verwijderd.

2. Actiepanel

Taakinfo
Dit scherm begint met de titel, datum en status van de taak.

Bank / Transactie informatie
Vervolgens staan er de begunstigde, het bedrag, de datum, het IBAN en de omschrijving van de mutatie.
Indien de gebruiker ook toegang heeft tot de bank is hier een snelkoppeling opgenomen om direct naar de desbetreffende bankmutatie “Naar Bankmutatie” door te klikken.

Acties
Hier staan de knoppen om document te kunnen uploaden of te selecteren uit reeds aangeleverde documenten in de Inbox.
Deze optie is toegevoegd voor als er bijvoorbeeld een document per e-mail is verzonden aan de administratie.

3. Chatpanel

Hier is de directe communicatie met de klant te zien, via de webversie of via de Mobile App. Het betreft een mogelijkheid om vragen te stellen over de transactie. Ook mogelijk om gebruikers te ‘taggen’ door middel van het @ teken. Er komt daarmee een selectie met gebruikers in beeld. Bovenaan het Chat venster staan de actieve deelnemers van de chat. Dat zijn personen die zijn getagd of hebben gereageerd in de chat.

Mobile App#

Er zijn 2 mobile apps van Asperion beschikbaar in de App Store. De oude mobile app wordt binnenkort definitief vervangen door de nieuwe. Nieuwe functies zoals deze vraagposten functie is daarom ook alleen beschikbaar in de nieuwe mobile app. De nieuwe app is te herkennen aan de camera in het icon en heeft de naam “Asperion Scan”.

Vraagposten aanleveren wordt alleen ondersteund vanaf versie 1.5 van de Asperion Scan App. Deze kan worden gedownload via de volgende link: https://www.asperion.nl/mobile/

De onderstaande functionaliteit is recent toegevoegd aan de Mobile app: 

1. Aanleveren	2. Vraagposten overzicht
Op de startpagina is een extra tegeltje toegevoegd waarin het aantal nog aan te leveren documenen vermeld staat.	Vanuit het tegeltje op de startpagina (1) is het onderstaande overzicht op te vragen.
3. Document Aanleveren Gebruik de “Document Toevoegen” knop om direct een scan (foto) te maken van de factuur of bon. Gebruik de optie “Selecteer uit de inbox” om een eerder aangeleverd document te koppelen.	4. Chat Via de tab “chat” kunnen berichten worden uitgewisseld over deze taak. Vragen over het document of de bankmutatie kunnen worden gesteld in de chat functie.