Elke beweging van een voorraadartikel levert automatisch een journaalpost op. Die post gaat naar een eigen dagboek en naar vaste grootboekrekeningen. Controleer die twee voordat je inTrade in gebruik neemt, anders loopt je eerste order vast.
Voordat je begint#
- Je mag de administratie-instellingen wijzigen. Klik op het tandwiel rechtsboven in de menubalk en kies Setup Wizard. Staan er twee regels Setup Wizard? Kies dan de bovenste; de onderste is de verkorte wizard, waarin de inTrade-onderdelen niet zitten.
- Overleg met je accountant welke grootboekrekeningen je gebruikt. Na de eerste boeking is wisselen lastig.
Stap 1. Het dagboek voor voorraadmutaties#
Alle voorraadboekingen komen in één dagboek van het type Memoriaal. Je kunt dat dagboek daarna niet openen om er met de hand in te boeken — en dat is de bedoeling: zo blijft de voorraadadministratie aansluiten op het grootboek.
- Open de Setup Wizard en kies Rekeningschema › Dagboeken.
- Kijk onder het kopje Memoriaal of er al een dagboek voor voorraadmutaties staat.
- Staat het er niet? Klik dan op Toevoegen, lees de uitleg en klik nogmaals op Toevoegen.
- Kies bij Type dagboek de waarde Memoriaal boek en klik op Doorgaan.
- Geef het dagboek een nummer en een omschrijving, bijvoorbeeld 90 Memoriaal voorraad, en stel een startnummer voor het boekstuknummer in.
- Klik op Opslaan.
Het resultaat
Het dagboek staat in de lijst onder Memoriaal. Je kunt het in de volgende stap kiezen als dagboek voor de voorraadboekingen.
Stap 2. De grootboekrekeningen#
inTrade heeft minimaal vijf grootboekrekeningen nodig. In het standaardrekeningschema van Asperion bestaan ze meestal al; controleer wel of ze er zijn en welke nummers ze hebben.
| Grootboekrekening | Waar hij voor dient | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Voorraad | Hier komt de waarde van ontvangen goederen op te staan; bij verkoop wordt die waarde er weer af geboekt. | 920 – handelsgoederen |
| Inkoopwaarde van de omzet | Hier wordt de waarde van de verkochte goederen op geboekt zodra je de verkoopfactuur journaliseert. | 7010 – inkoopwaarde omzet |
| Nog te ontvangen facturen | Tussenrekening. Bij het registreren van goederen komt de verwachte factuurwaarde hier te staan; bij het confronteren van de inkoopfactuur wordt hij weer afgeboekt. Deze rekening hoort na afloop op nul te staan. | 1450 – nog te ontvangen facturen goederen |
| Herwaardering voorraad | Het verschil tussen de verwachte en de werkelijke inkoopprijs, en het verschil in voorraadwaarde bij een herwaardering. | 4660 – boekwinsten en -verliezen |
| Prijsverschillen inkoop | Alleen bij een vaste verrekenprijs: het verschil tussen de verrekenprijs en de werkelijke inkoopprijs. | 7080 – prijsverschillen inkoop |
Werk je ook met de productiemodule, dan komt daar een zesde rekening bij: Productieresultaat. Zie Samengestelde artikelen maken.
Een grootboekrekening toevoegen#
- Ga in de Setup Wizard naar Rekeningschema › Grootboekrekeningen.
- Klik op Toevoegen.
- Vul de velden in en klik nogmaals op Toevoegen.
Werkt het niet?#
Je kunt bij het voorraaddagboek niets kiezen
De keuzelijst op het tabblad Financieel van de inTrade-instellingen toont alleen memoriaaldagboeken uit je eigen administratie. Maak het dagboek eerst aan en open het instellingenscherm daarna opnieuw.
Je ziet de Setup Wizard niet, of alleen een korte versie
Dan is je administratie vooraf ingericht en pas je dit niet zelf aan. Vraag je accountant of de Asperion Helpdesk.