Elk artikel hoort bij een hoofdcategorie en een subcategorie. Dat is niet alleen een indeling om op te filteren: via de subcategorie bepaal je op welke grootboekrekeningen de in- en verkopen van al die artikelen worden geboekt.
Hoeveel categorieën heb je nodig?#
Zijn al je artikelen voorraadhoudend en boek je ze allemaal op dezelfde rekeningen, dan volstaat één hoofdcategorie en één subcategorie, allebei Algemeen. Alle artikelen vallen daaronder en worden verwerkt volgens de standaardinstellingen.
Werk je ook met niet-voorraadartikelen?
Maak daar dan minstens één aparte subcategorie voor aan. Bij het confronteren van een inkooporder worden niet-voorraadhoudende artikelen rechtstreeks op een kostenrekening geboekt, terwijl voorraadartikelen op de tussenrekening Nog te ontvangen facturen komen. Zonder eigen subcategorie kun je dat onderscheid niet maken.
Een hoofdcategorie toevoegen#
- Ga naar Artikelen › Artikelen › Hoofdcategorieën.
- Klik op Toevoegen.
- Vul bij Omschrijving de naam in. Het veld Beschrijving is alleen informatief.
- Klik op Opslaan.
Het resultaat
De hoofdcategorie staat in de lijst met een eigen ID in de eerste kolom. Die ID heb je nodig als je artikelen importeert of exporteert naar Excel.
Een subcategorie toevoegen#
- Ga naar Artikelen › Artikelen › Subcategorieën.
- Klik op Toevoegen.
- Vul de omschrijving in en kies de hoofdcategorie waar deze subcategorie bij hoort.
- Wil je dat de verkoopprijs meebeweegt met de inkoopprijs? Zet dan Verkoopprijs herberekenen aan en geef de factor op. Laat het uit als de verkoopprijs niet ongemerkt mag veranderen.
- Wil je dat het besteladvies rekening houdt met het gemiddelde verbruik? Zet dan Verbruik meerekenen aan.
- Laat de grootboekrekeningen op ** gebruik standaard rekening ** staan, tenzij deze categorie op een eigen rekening geboekt moet worden.
- Klik op Opslaan.
De grootboekrekeningen per subcategorie#
Per subcategorie kun je afwijken van de rekeningen die je op het tabblad Financieel van de inTrade-instellingen hebt gekozen. Dat is handig als je bepaalde artikelgroepen apart op je balans of winst-en-verliesrekening wilt terugzien.
Het overzicht van subcategorieën toont per categorie de gekoppelde rekeningen voor Voorraad, Inkoopwaarde Omzet, Herwaardering voorraad, Prijsverschillen inkoop en Productieresultaat. Een sterretje geeft aan dat de rekening afwijkt van de standaard.
Verbruik meerekenen: wat het doet
Met deze optie kijkt het besteladvies naar wat er de afgelopen twee weken is uitgeleverd, en naar de levertijd van het artikel. Is dat meer dan de ingevulde bestelgrootte, dan wordt het voorgestelde aantal daarop aangepast.