Staat de accorderingsfunctie aan, dan koppel je bij het boeken van elke inkoopfactuur een accorderingsroute. Met Verwerken zet je de geboekte facturen daarna echt in het proces en gaat de eerste e-mail de deur uit.
Een route aan de factuur koppelen#
Op het scherm Inkoopfactuur invoeren staat onder Incasso het veld Accorderingsroute. Dat veld is verplicht: zonder route kun je de factuur niet opslaan. Zo blijft geen enkele factuur per ongeluk buiten het accorderingsproces.
De factuur die je zo boekt, komt pas in het betalingsvoorstel voor de bank als iedereen op de route hem heeft goedgekeurd.
Laat Asperion de route voorstellen
Komt er van een crediteur altijd hetzelfde soort factuur, zet dan een vaste route op de crediteurkaart. Ga naar Inkoop › Crediteuren › Overzicht, open de crediteur, kies het tabblad Fin./Fiscaal, klik op Wijzigen en kies bij Accorderingsroute. Bij het boeken staat die route dan al voor je klaar.
De facturen in het proces zetten: Verwerken#
Een geboekte factuur staat nog niet meteen in het accorderingsproces. Daar is de verwerkingsfunctie voor.
Verwerken doet vier dingen tegelijk:
- Nieuw geboekte facturen komen in het accorderingsproces.
- De eerste persoon op elke route krijgt een e-mail over die nieuwe facturen.
- Iedereen die aan de beurt is voor facturen die al in het proces zaten, krijgt ook een e-mail.
- Facturen die door iedereen op de route zijn goedgekeurd, worden betaalbaar gesteld.
Na het verwerken kom je terug op de startpagina. Er verschijnt geen apart scherm met een uitkomst — wat er veranderd is, zie je in het overzicht van uitstaande facturen.
Dezelfde functie zit als knop Verwerken op het accorderingsscherm, zodat iemand die net klaar is met accorderen het proces meteen door kan zetten.
Laat het verwerken automatisch gaan
In de Setup Wizard kun je Accordering automatisch verwerken aanzetten. Asperion start het proces dan zelf, kort nadat iemand klaar is met accorderen. Niemand hoeft er dan nog aan te denken. Zie De accorderingsfunctie activeren.
Resultaat#
De factuur staat in het accorderingsproces met de status Uitgezet, en in de kolom Ter accordering bij zie je bij wie hij ligt.