Is je organisatie aangemeld op het Peppol-netwerk en staat Ontvangen via Peppol aan, dan sturen je leveranciers hun facturen rechtstreeks naar je administratie. Je hoeft er niets meer voor in te lezen of over te typen. Elke factuur die binnenkomt, beoordeel je eerst; daarna boek je hem in.
Voordat je begint#
- Je Peppol-registratie staat op Actief (goedgekeurd). Hoe je die aanvraagt, lees je in Peppol aanvragen voor e-facturatie.
- In datzelfde scherm staat Ontvangen via Peppol aan. Staat het vinkje uit, dan komt er niets binnen en blijft het overzicht leeg.
- Je leverancier kent je Peppol-ID, of vindt je organisatie in de Peppol-directory. Zonder dat adres weet het netwerk niet naar welke administratie de factuur moet.
Waar een ontvangen factuur binnenkomt#
Een factuur die via Peppol binnenkomt, staat meteen op twee plekken. Je hebt ze allebei nodig: op de ene plek beoordeel je de factuur, op de andere boek je hem in.
| Waar | Wat je er doet |
|---|---|
| Inkoop › Rapportages › Peppol Factuuroverzicht | Hier staat de factuur als regel, met de status Te beoordelen. Je keurt hem goed of af. |
| Inkoop › Scans Boeken | Hier staat dezelfde factuur als pdf, met het factuurnummer in de bestandsnaam — bijvoorbeeld Invoice_751.pdf — en de status Voorstel. Hier bekijk je de factuur en boek je hem in. |
Stap 1. De factuur bekijken en beoordelen#
In het Peppol Factuuroverzicht staat per regel wie de factuur stuurde en waar hij over gaat: Factuurnummer, Opdrachtnemer, Land, Ontvangen, Factuurdatum, Omschrijving, Bedrag incl. en Status. De factuur zelf zie je daar niet: die staat als pdf in je scanlijst.
- Ga naar Inkoop › Scans Boeken en klik op de bestandsnaam van de factuur om de pdf te openen. Zo zie je waar de factuur over gaat voor je hem beoordeelt.
- Ga daarna naar Inkoop › Rapportages › Peppol Factuuroverzicht.
- Klopt de factuur en is hij voor jouw organisatie bestemd? Klik dan op de regel op Goedkeuren.
- Klopt de factuur niet, of is hij niet voor jou? Klik dan op Afkeuren. Neem daarna zelf contact op met je leverancier: die weet anders niet waarom de factuur is afgekeurd.
Goedkeuren gaat meteen
Er komt geen venster met een bevestigingsvraag tussen. Zodra je klikt, is de factuur beoordeeld en verdwijnt de regel uit Te beoordelen. Bekijk de pdf dus voor je klikt, niet erna.
Het resultaat
De regel verdwijnt uit de lijst met facturen die je nog moet beoordelen. De status wordt Goedgekeurd of Afgekeurd, en de knoppen Goedkeuren en Afkeuren zijn op die regel weg.
Stap 2. De factuur inboeken#
Goedkeuren is geen boeking. De factuur staat daarna nog steeds als pdf in je scanlijst, en die boek je in zoals elke andere inkoopscan.
- Ga naar Inkoop › Scans Boeken. De factuur staat er met de status Voorstel: Asperion heeft de gegevens al herkend.
- Klik op de regel op het boekingspictogram Scan boeken.
- Controleer het voorstel — crediteur, factuurnummer, datum, bedrag en btw — en vul aan wat ontbreekt.
- Sla de boeking op. De factuur staat daarna gewoon tussen je andere inkoopfacturen.
Het inboeken zelf werkt hetzelfde als bij een gescande of geëmailde factuur. Hoe je een voorstel controleert en corrigeert, lees je in Scans herkennen in de AdmInbox. Werk je met accordering, dan loopt de factuur daarna langs de accorderingsroute.
Een eerder beoordeelde factuur terugvinden#
Rechtsboven het overzicht staat een filter. Standaard staat dat op Te beoordelen, dus zie je alleen de facturen waar je nog iets mee moet.
- Klik rechtsboven op het filter naast het trechterpictogram.
- Kies Goedgekeurd of Afgekeurd om ook die facturen te zien. Je kunt meerdere standen tegelijk aanzetten.
- Klik op Reset om terug te gaan naar de standaardweergave.
Daarnaast staat er een vinkje Verwijderd. Zet dat aan om facturen te zien die uit het overzicht zijn gehaald. Daar heet de knop Goedkeuren & herstellen: daarmee zet je zo’n factuur in één keer terug én keur je hem goed.
Werkt het niet?#
Er komt geen enkele factuur binnen
Controleer drie dingen in Instellingen › Setup Wizard › Diensten › Peppol: staat je registratie op Actief (goedgekeurd), staat Ontvangen via Peppol aan, en klopt het Peppol-ID dat je aan je leverancier gaf? Een leverancier die naar een ander adres stuurt, krijgt zelf een foutmelding terug.
Je ziet de factuur wel in het overzicht, maar niet in je scanlijst
Kijk of het filter in de scanlijst op Inkoop of Alle staat, en of iemand de scan al heeft geboekt of verwijderd. Blijft hij weg, neem dan contact op met de Asperion Helpdesk.
Je hebt per ongeluk goedgekeurd of afgekeurd
Je kunt de beoordeling zelf niet terugdraaien. Is de factuur terecht — boek hem dan gewoon in vanuit je scanlijst; het inboeken staat los van de beoordeling. Ging er iets echt mis, neem dan contact op met de Asperion Helpdesk.