Laat een inkoopfactuur eerst goedkeuren door de mensen die erover gaan. Pas als iedereen op de accorderingsroute akkoord is, komt de factuur in je betalingsvoorstel voor de bank. Zo betaal je alleen wat besteld en geleverd is, en wat de budgethouder heeft gezien.
Je hoeft de factuur daarvoor niet rond te mailen. Iedereen die moet accorderen krijgt, de een na de ander, een e-mail dat er een of meer facturen klaarstaan. Die bekijk en beoordeel je online. Onderweg gaat het ook: je kunt accorderen met de Asperion Mobile app.
Voor wie is de accorderingsfunctie bedoeld?#
De accorderingsfunctie hoort bij de module Financieel en staat standaard uit. De Administratie Beheerder zet hem aan en richt de routes in. Of je de functie kunt gebruiken, hangt af van je abonnement.
Staat de functie eenmaal aan, dan kan iedereen met een inlogaccount en de juiste gebruiksrechten facturen accorderen. Er zijn ook abonnementen met beperkte rechten die alleen toegang geven tot deze functie — handig voor iemand die verder niets in de administratie hoeft te doen.
Hoe werkt de accorderingsfunctie?#
Het aanzetten en gebruiken van de functie gaat in vijf stappen. Klik op een onderwerp voor de uitleg.
- Zet de functie aan in de Setup Wizard. De functie staat standaard uit. Hier bepaal je ook of de verwerking automatisch gaat en of je meerdere facturen tegelijk mag beoordelen.
- Maak je accorderingsroutes aan. Een route is de lijst met mensen die een factuur moeten goedkeuren, in de volgorde waarin ze hem krijgen.
- Koppel bij het boeken een route aan de factuur. Dat veld is verplicht, dus geen enkele factuur blijft per ongeluk buiten het proces.
- De mensen op de route keuren de factuur goed of af. Ze krijgen er een e-mail over en beoordelen de factuur online.
- Houd het proces in de gaten. In één overzicht zie je welke facturen uitstaan, welke goedgekeurd zijn en welke zijn afgekeurd.
Pas nadat de laatste persoon op de route de factuur heeft goedgekeurd, staat hij in het betalingsvoorstel voor de bank.