Krijg je een e-mail dat er inkoopfacturen op je wachten, dan keur je ze online goed of af. Je hoeft niets te boeken: je bekijkt de factuur en klikt. Daarna gaat hij door naar de volgende persoon op de accorderingsroute.
Voordat je begint#
- Je krijgt een e-mail zodra je aan de beurt bent. Daarin staat om welke facturen het gaat, met het factuurnummer, de crediteur en het bedrag.
- Je logt in met je eigen account. Er zijn ook abonnementen met beperkte rechten die alleen toegang geven tot deze functie.
Een factuur goed- of afkeuren#
- Ga naar Inkoop › Accordering › Facturen Accorderen.
- Bekijk waar de factuur over gaat. Met het loepje in de kolom Acties open je de factuurgegevens; is de factuur ingescand, dan open je de scan in de kolom PDF.
- Vink de factuur aan in de eerste kolom. Onder de lijst loopt Aantal geselecteerd mee.
- Klik op Goedkeuren of op Afkeuren. Keur je af, dan kies je een reden uit de lijst met afkeurredenen, zodat de boekhouder weet wat eraan schortte.
- Ben je met alle facturen klaar, klik dan op Verwerken.
Kun je een factuur niet vinden? Boven de lijst staan de zoekvelden Leverancier, Boekstuk Nr. en Factuur Nr..
Meerdere facturen tegelijk#
Staat Groepsgewijs accorderen toestaan in de Setup Wizard aan, dan kun je meer facturen tegelijk aanvinken en ze in één keer goed- of afkeuren. Met Alles selecteren vink je de hele lijst aan.
Bekijk de factuur voordat je hem aanvinkt
Bij facturen die elke maand terugkomen, is het verleidelijk om alles in één keer aan te vinken. Dat is precies waar het accorderen voor bedoeld was, dus loop de bedragen langs voordat je klikt.
Accorderen met de Asperion Mobile app#
Onderweg hoef je niet achter een computer te gaan zitten: je kunt ook facturen accorderen met de Asperion Mobile app.
Na het accorderen: Verwerken#
Met Verwerken zet je het proces meteen door: de volgende persoon op de route krijgt direct een e-mail met het verzoek te accorderen. De facturen die je behandeld hebt, verdwijnen uit je lijst en je komt terug op de startpagina.
Vergeet je Verwerken weleens?
De Administratie Beheerder kan Accordering automatisch verwerken aanzetten. Asperion verwerkt dan zelf, kort nadat je klaar bent. Zie De accorderingsfunctie activeren.
Werkt het niet?#
Je lijst is leeg terwijl je wel een e-mail kreeg#
Iemand vóór jou op de route heeft de factuur afgekeurd, of de factuurboeking is teruggedraaid. In beide gevallen gaat de factuur niet verder. De beheerder ziet in het overzicht van uitstaande facturen wat ermee gebeurd is.
Je kunt niet meer facturen tegelijk aanvinken#
Dan staat Groepsgewijs accorderen toestaan uit. Dat is een instelling van de administratie; vraag de Administratie Beheerder ernaar.
De volgende persoon krijgt geen e-mail#
Er is nog niet verwerkt. Klik op Verwerken, of laat de beheerder Accordering automatisch verwerken aanzetten. Blijft de e-mail weg, controleer dan het e-mailadres in het gebruikersprofiel van die persoon.