Accorderen Beheer

Door een inkoopfactuur eerst door de juiste personen te laten accorderen, wordt zekergesteld dat de factuur alleen betaald wordt als die in overeenstemming is met hetgeen besteld/geleverd is en pas na toestemming van een eventuele budgethouder.

Raadpleeg eventueel de Algemene informatie over de accorderingsfunctie.

Op deze pagina wordt uitgelegd hoe het accorderingsproces goed beheerd kan worden.

De beheerder van het accorderingsproces staat een aantal overzichten ter beschikking waarin alle facturen worden getoond die op enig moment in het accorderingsproces staan. Per factuur is dan na te gaan of deze al is goed- of afgekeurd en door wie.

De gebruiker kiest voor beheer :

Menu:  Inkoop >  Accordering – Facturen Uitgezet

Het overzicht met uitstaande facturen wordt getoond als volgt :

Het overzicht bevat 3 tabbladen met resp. Uitstaande-, Goedgekeurde- en Afgekeurde facturen. Klik op een tabblad om een lijst te zien.

Tip : Gebruik eerst de verwerkingsfunctie voordat u de lijst met uitstaande facturen raadpleegt. U ziet dan de meest actuele situatie.
Kies hiertoe de menuoptie : Inkoop > Accordering – Verwerken

Enige begrippen zijn van belang :

Uitstaande facturen
Dit zijn facturen die, sinds de laatste verwerking, wachten op een accordering van iemand in het accorderingsproces. Zolang iemand nog niet een factuur goed- of afkeurt, dan blijft de factuur in deze lijst, zelfs na een nieuwe verwerkingsslag.
Zodra iemand zo’n factuur bijvoorbeeld goedkeurt, dan krijgt die factuur de status Goedgekeurd en dan verdwijnt de factuur van de lijst met uitstaande facturen.

Goedgekeurde facturen
Dit zijn facturen die door iemand zijn goedgekeurd sinds de laatste verwerkingsslag. Na een nieuwe verwerking zal de factuur opnieuw de status Uitgezet krijgen in afwachting van de volgende accordeerder of de factuur verlaat het accorderingsproces omdat alle accordeerders de factuur hebben goedgekeurd.

Afgekeurde facturen
Dit zijn facturen die door iemand zijn afgekeurd. Ze worden dan niet meer aangeboden aan de volgende personen in de accorderingsroute en blijven deze status dus behouden totdat de administratiebeheerder de factuur uit het accorderingsproces haalt door de factuurboeking terug te draaien.