Staat je administratie aangemeld op het Peppol-netwerk, dan verstuur je je verkoopfacturen rechtstreeks vanuit Asperion via Peppol. Je hebt er per debiteur één gegeven voor nodig: het Peppol-ID van die klant.
Voordat je begint#
- Je administratie is aangemeld op het Peppol-netwerk en de registratie staat op Actief (goedgekeurd). Zie Peppol aanvragen voor e-facturatie.
- Je kent het Peppol-ID van je klant. Weet je dat niet, zoek het dan op naam, KvK-nummer of Peppol-ID op in de Peppol-directory.
Stap 1. Je debiteur een Peppol-ID geven#
- Ga naar Verkoop › Debiteuren › Overzicht en klik op de naam van de debiteur.
- Klik op het tabblad Peppol en daarna op Wijzigen.
- Vul bij Peppol ID (elektronisch adres) het Peppol-ID van je klant in. Bij Nederlandse relaties is dat vaak 0106: plus het KvK-nummer of 9944: plus het btw-nummer.
- Klik op Peppol ID controleren. Asperion kijkt dan of dit Peppol-ID bereikbaar is op het netwerk.
- Klik op Opslaan.
Er is geen controle op naam of plaats
De controle kijkt alleen of het Peppol-ID bestaat en bereikbaar is, niet of het bij déze klant hoort. Typ je een bestaand Peppol-ID van een andere organisatie in, dan gaat je factuur daar naartoe. Controleer het nummer dus letter voor letter.
Het resultaat
Op het tabblad Peppol staat het Peppol-ID van je klant. Nieuwe facturen voor deze debiteur gaan vanaf nu via Peppol.
Stap 2. De factuur aanmaken en definitief maken#
Een factuur die via Peppol gaat, maak je precies zo aan als elke andere verkoopfactuur. Zie Een nieuwe verkoopfactuur aanmaken als je dat nog niet eerder hebt gedaan.
- Ga naar Verkoop › Facturatie › Nieuwe Factuur.
- Kies de debiteur en vul de factuur in zoals je gewend bent.
- Maak de factuur Definitief en klik op Bevestigen.
Stap 3. De factuur verzenden#
Definitieve facturen verstuur je vanuit Verkoop › Facturatie › Facturatie Beheer, onder Definitieve facturen. Staat je administratie aangemeld en heeft de debiteur een geldig Peppol-ID, dan is Peppol daar al als verzendmethode gekozen.
- Je kunt op Peppol filteren en alleen de Peppol-facturen verzenden.
- Je kunt Peppol in dezelfde ronde combineren met andere verzendmethoden, bijvoorbeeld e-mail voor de debiteuren zonder Peppol-ID.
- Voor één debiteur gebruik je niet twee verzendmethoden door elkaar.
Het resultaat
Na Versturen zet Asperion de factuur klaar voor verzending via Peppol. Daarna zie je de datum en tijd van verzending bij de factuur staan.
Een Peppol-factuur verstuur je maar één keer
Bij e-mail kun je een factuur opnieuw versturen; via Peppol niet. Een factuur die de ontvanger niet kan of wil verwerken, los je op met een creditfactuur en een nieuwe factuur.
Stap 4. De status van je factuur volgen#
Ga naar Verkoop › Rapportages › Factuuroverzicht. Naast de kolom Status staat de kolom Peppol: aan het pictogram daar zie je dat het om een Peppol-factuur gaat en hoe het met de verzending staat. Je kunt het overzicht ook op een bepaalde Peppol-status filteren.
Een afgekeurde factuur#
Binnen het Peppol-netwerk kan de ontvanger een factuur goedkeuren of afkeuren. Keurt iemand een factuur af, dan zie je dat op het startscherm bij Openstaande handelingen.
- Klik op het startscherm op de regel bij Openstaande handelingen. Je ziet dan alle afgewezen facturen, met een rood pictogram.
- Beweeg met de muis over het pictogram voor het volledige overzicht van de statuswijzigingen.
- Klik op Aanmaken creditfactuur om de factuur te crediteren, en maak daarna zo nodig een nieuwe factuur aan.
Het resultaat
Zodra de creditfactuur is aangemaakt en verzonden, verdwijnt de factuur uit de lijst met openstaande handelingen op het startscherm.
De reden van afwijzing staat niet in Asperion
Het Peppol-netwerk geeft alleen door dat een factuur is afgewezen, niet waarom. Vraag de reden na bij je debiteur voordat je een nieuwe factuur stuurt.
Werkt het niet?#
Peppol staat niet als verzendmethode bij de factuur
Controleer twee dingen: staat de registratie van je administratie op Actief (goedgekeurd) in de Setup Wizard onder Diensten › Peppol, en staat er op het tabblad Peppol van de debiteur een Peppol-ID dat de controle heeft doorstaan.
De controle op het Peppol-ID mislukt
Dan is dit Peppol-ID niet bereikbaar op het netwerk. Zoek het nummer op in de Peppol-directory en vraag het bij twijfel na bij je klant. Een organisatie die nog niet is aangemeld, heeft nog geen Peppol-ID.
De factuur is verzonden maar je klant zegt van niet
Kijk in het Factuuroverzicht bij de kolom Peppol wat de status is, en beweeg over het pictogram voor de statuswijzigingen. Komt de factuur daar als verzonden terug, neem dan contact op met de Asperion Helpdesk.
Wil je weten wat Peppol is en wat er de komende jaren verandert aan elektronisch factureren? Lees Wat is Peppol voor elektronische facturatie? in het kenniscentrum van Asperion.