Peppol is een Europees netwerk waarmee organisaties e-facturen veilig uitwisselen. Je meldt je organisatie één keer aan vanuit Asperion. Na goedkeuring heb je een Peppol-ID: het digitale postadres waarop je organisatie facturen ontvangt en waaronder je ze verstuurt.
Voordat je begint#
- Je doet de aanvraag als bevoegd persoon binnen je organisatie. Tijdens de aanvraag volgt een controle op je identiteit (KYC, Know Your Customer).
- Je adresgegevens in Asperion moeten exact overeenkomen met je uittreksel uit het handelsregister: het KvK-uittreksel voor Nederland, de KBO-gegevens voor België.
- Houd een scan klaar van de voorkant van het identiteitsbewijs van de wettelijke vertegenwoordiger, en voor Nederland ook een recent KvK-uittreksel.
- Ben je al bij een andere Peppol-provider aangesloten? Meld je daar eerst af. Je kunt maar bij één provider tegelijk aangesloten zijn.
- Je mag de Setup Wizard openen. Klik rechtsboven in de menubalk op het tandwiel en kies Setup Wizard. Zie je twee regels Setup Wizard? Kies dan de bovenste.
Stap 1. Het registratieformulier controleren#
Asperion vult het formulier voor je in met de gegevens uit je administratie. Velden die grijs zijn, wijzig je niet hier: die pas je aan bij de ondernemingsgegevens en daarna kom je terug naar dit formulier.
- Open de Setup Wizard en kies Diensten › Peppol.
- Controleer onder Organisatie de gegevens van je onderneming: KvK Nr.., BTW Nr., Straat, Nr + toevoeging, Postcode, Plaats en IBAN.
- Vul bij Telefoonnummer een bedrijfstelefoonnummer in het internationale formaat in, dus met landnummer: +31885111111.
- Vul bij E-mailadres KYC-contactpersoon het adres in van de persoon die vragen over de verificatie afhandelt. Dit adres wordt niet gebruikt voor de Peppol-registratie zelf en komt niet openbaar te staan.
Een afwijkend adres houdt je aanvraag op
De controlerende partij legt je adresgegevens naast het handelsregister. Staat er in Asperion een postadres of een oud adres, dan loopt de verificatie vast. Pas het eerst aan in de ondernemingsgegevens en open dit formulier daarna opnieuw.
Stap 2. Je Peppol-diensten kiezen#
- Kies onder Peppol Diensten of je Peppol gebruikt voor Versturen via Peppol, voor Ontvangen via Peppol, of voor beide. Wij raden je aan ontvangen aan te laten staan: e-factureren wordt steeds vaker de norm.
- Laat Facturen via nummer op KvK staan. Voor België kies je KBO. Dit nummer wordt onderdeel van je Peppol-ID.
- Vul bij Website het adres van je bedrijfswebsite in. Heb je geen website, vul dan het adres van je LinkedIn-bedrijfspagina in. Heb je die ook niet, laat dan alleen https:// staan.
- Klik op Volgende.
Stap 3. Documenten uploaden en indienen#
- Upload een kopie van de voorkant van het identiteitsbewijs van de wettelijke vertegenwoordiger. De naam op het identiteitsbewijs moet overeenkomen met de naam op het uittreksel.
- Upload voor Nederland daarnaast een recent uittreksel uit het handelsregister. Voor België is de kopie van het identiteitsbewijs voldoende.
- Na het uploaden verschijnt een extra uploadknop. Gebruik die alleen als je organisatie onder een holding valt.
- Klik rechtsonder op Indienen.
Het resultaat
Je komt terug op het eerste scherm. Rechtsboven staat onder Status waar je aanvraag staat. Er lopen meerdere controles, dus de verwerking duurt even. Is de aanvraag afgerond, dan staat er Actief (goedgekeurd) en staat je Peppol-ID eronder bij Jouw Peppol ID — bijvoorbeeld 0106:12345678.
Wat je met je Peppol-ID doet#
Je Peppol-ID is je digitale postadres. Geef het door aan je leveranciers, zodat zij je via Peppol kunnen factureren. Je organisatie komt ook in de Peppol-directory te staan, zodat anderen je daar kunnen vinden.
Heb je Ontvangen via Peppol aan laten staan, dan komen de facturen die anderen je via Peppol sturen binnen onder Inkoop › Rapportages › Peppol Factuuroverzicht. Hoe je zo’n factuur beoordeelt en daarna inboekt, lees je in Facturen ontvangen via Peppol. Wil je zelf facturen via Peppol versturen, lees dan Facturen verzenden via Peppol.
Werkt het niet?#
De velden zijn grijs en je kunt niets invullen
Het formulier staat op slot tot je op Wijzigen klikt. Blijven de organisatievelden daarna grijs, dan komen ze uit je administratie: pas ze aan bij de ondernemingsgegevens.
De status blijft hangen
Er lopen meerdere controles achter elkaar, waaronder de identiteitscontrole. Heeft de controlerende partij aanvullende informatie nodig, dan neemt zij contact op via het adres bij E-mailadres KYC-contactpersoon. Controleer dus of dat adres klopt en of er niets in de map met ongewenste post staat.
Je wilt stoppen met Peppol of je hebt je vergist
Gebruik de knop Registratie verwijderen. Is je registratie al geaccepteerd, dan kun je daarna geen facturen meer via Peppol ontvangen of versturen. Loop je vast, neem dan contact op met de Asperion Helpdesk.
Wil je eerst weten wat Peppol is en waarom het er komt? Lees Wat is Peppol voor elektronische facturatie? in het kenniscentrum van Asperion.