Met de facturatie functie kunnen Verkoopfacturen aangemaakt- en verstuurd worden.
Vóórdat u begint….#
Een verkoopfactuur is altijd bestemd voor een klant, opdrachtgever oftewel debiteur. Zorg er dus voor dat, vóórdat een verkoop factuur gemaakt wordt, de debiteur al is toegevoegd in de administratie. Lees hier hoe debiteuren worden toegevoegd…..
De facturatie flow#
Het facturatie proces verloopt in een aantal stappen.
Nieuwe factuur aanmaken#
Een nieuwe factuur wordt een conceptfactuur genoemd. Nieuwe factuurregels kunnen toegevoegd worden en bestaande regels kunnen gewijzigd worden. Na het opslaan van een concept factuur zal deze toegevoegd worden aan het facturatiescherm in de lijst met andere conceptfacturen.
Klik hier voor het gebruik van de functie…
Een factuur definitief maken#
Als een conceptfactuur klaar is dan kan deze factuur definitief gemaakt worden. De factuur wordt dan van een factuurnummer voorzien en is dan niet meer te veranderen.
Definitieve facturen versturen#
Elke factuur moet naar de klant/debiteur verstuurd worden. Dit kan per email direct vanaf het facturatiescherm (als het emailadres van de debiteur op de debiteurkaart is ingevuld!). Ook kan een pdf gedownload worden om deze af te drukken en per post te versturen.
Facturen doorboeken#
Definitieve facturen moeten uiteindelijk doorgeboekt worden naar de omzet zodat ze in de rapportages worden meegenomen. Het verdient aanbeveling om dit pas te doen nadat gecontroleerd is of de factuur al verzonden is naar de klant/debiteur.
Speciale facturen en functies#
Er zijn, naast de beschreven flow, nog een aantal ander factuurvormen en functies mogelijk.
Proforma facturen#
Dit zijn facturen die naar een klant gestuurd kunnen worden als deze bijvoorbeeld vooruit moet betalen. Als de betaling binnen is dan kan de proforma factuur met een muisklik in een definitieve factuur veranderen om nar de klant te versturen en vervolgens ook door te boeken. Proforma facturen krijgen géén factuurnummer en ze kunnen daarom ook gewijzigd worden na verzending en/of verwijderd worden als blijkt dat ze niet meer nodig zijn, bijvoorbeeld omdat de klant nooit heeft betaald.
Proforma facturen beginnen als concept factuur. Een geopende conceptfactuur kan met één muisklik op de knop Proforma bewaard worden als een proforma factuur. Proforma facturen worden in een aparte lijst op het facturatie overzichts scherm weergegeven.
Lees hier hoe proforma facturen aangemaakt- en gebruikt worden….
Credit facturen#
Soms is het nodig dat een verkoop factuur gecrediteerd. Een creditfactuur op basis van de originele factuur is dan snel gemaakt.
Klik hier voor het gebruik van de functie…
Vaste facturen#
Wanneer regelmatig eenzelfde factuur voor eenzelfde debiteur (of debiteuren) aangemaakt moet worden, dan is de Vaste Facturen functie een uitkomst die veel repetetief werk kan besparen.
Klik hier voor het gebruik van de functie…
Kopiëren van concept facturen#
Conceptfacturen die eerder zijn aangemaakt kunnen eenvoudig worden gekopiëerd en dat kan een hoop werk schelen:
Klik hier voor het gebruik van de functie…