Werkt je leverancier of nevenvestiging ook met Asperion, dan kun je een inkooporder als aXML-bestand exporteren. Die partij leest het bestand in en maakt er met een paar klikken een verkooporder van. Dat scheelt overtypen en voorkomt misverstanden.
Voordat je begint#
- Op de artikelkaarten staat bij Artikel nr. leverancier de code die je leverancier gebruikt. Ontbreekt die, dan gaat je eigen artikelnummer mee — en dat kent de ontvanger mogelijk niet.
- De btw-conversiecodes zijn in beide administraties ingesteld. Zie hieronder.
Stappen#
- Ga naar Artikelen › Inkooporders › Aanmaak en Beheer.
- Klik achter de order op het xml-icoon.
- Vink in het selectiescherm aan welke orderregels mee moeten in het bestand.
- Klik op Exporteren om het bestand aan te maken.
- Klik op Downloaden en stuur het bestand naar je leverancier.
Rode artikelnummers
Artikelen zonder Artikel nr. leverancier zijn in het selectiescherm rood gekleurd. Voor die regels gaat je eigen artikelnummer mee. Is dat nummer bij de ontvanger niet bekend, dan komt de regel daar als tekstregel binnen — zonder aantal en zonder prijs.
Wat er in het bestand zit#
| Gegeven | Waar het vandaan komt |
|---|---|
| Debiteurgegevens | Je eigen NAW-gegevens uit de administratie-instellingen. Jouw onderneming is bij je leverancier immers de debiteur. Zorg dat naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en bankgegevens kloppen. |
| Orderdatum | De orderdatum van de inkooporder. |
| Orderregels | De regels die je in het selectiescherm hebt aangevinkt. Tekstregels gaan niet mee. |
| Artikelnummer | Het veld Artikel nr. leverancier van de artikelkaart; is dat leeg, dan je eigen artikelnummer. |
| Omschrijving | De omschrijving uit de inkooporder. Extra informatie zoals een maat of kleur kun je hier meegeven. |
| Prijs | De inkoopprijs van de artikelkaart. De ontvanger kan die na de import zelf aanpassen. |
| Btw-code | De conversiecode van de btw-code van het artikel. |
De btw-conversiecodes instellen#
In het aXML-bestand gaat per artikelregel een code voor de btw mee. Om die aan beide kanten goed te koppelen gebruikt Asperion het veld Conversiecode bij de btw-codes. Zolang de conversiecodes van de twee administraties overeenkomen, wordt bij de import de juiste code gekozen.
- Open de administratie waarin je de inkooporders aanmaakt.
- Ga via het tandwiel naar Setup Wizard › Basisgegevens › BTW codes.
- Open elke inkoop-btw-code met het wijzig-icoon en vul bij Conversiecode een unieke waarde in, bijvoorbeeld V21 bij de 21%-code en V6 bij de 6%-code.
- Open de administratie waarin de orders als verkooporder worden ingelezen.
- Vul daar bij de verkoop-btw-codes dezelfde conversiecodes in.
- Controleer na de eerste import of de btw-codes op de verkooporder kloppen.
Aan de kant van de ontvanger#
De ontvanger leest het bestand in via Extra › Import Orders (xml). Hoe dat werkt, staat op Importeren van facturen of orders in aXML-formaat.