Met de Rabo Boekhoudkoppeling komen de mutaties van je zakelijke betaal- en spaarrekeningen automatisch in je Asperion-administratie. Je stuurt vanuit Asperion ook betaal- en incasso-opdrachten naar de bank. Op deze pagina lees je hoe je de koppeling aanvraagt en wie hem bij de bank moet afmaken.
Wie maakt deze koppeling?
De koppeling wordt bij de Rabobank getekend. Alleen iemand die kan inloggen in de bankieromgeving van de Rabobank en daar bevoegd is om namens de rekeninghouder te tekenen, kan dat doen.
Kan diezelfde persoon ook in Asperion bij het scherm Bankkoppeling? Dan doorloopt die het hele proces zelf: stap 1 in Asperion, stap 2 bij de bank.
Kan diegene níet in Asperion bij dat scherm — bijvoorbeeld omdat je accountant of boekhouder in de administratie werkt en jij geen inlog of niet de juiste rechten hebt? Dan genereert de administratiebeheerder of je accountant een koppellink en stuurt die naar je toe. Met die link doe je stap 2 alsnog zelf bij de bank.
Wat je nodig hebt#
- Toegang tot de bankieromgeving van de Rabobank, met voldoende bevoegdheid om namens de rekeninghouder te tekenen. Zonder die bevoegdheid kun je de koppeling niet afmaken.
- Voor elke rekening die je koppelt een bankdagboek in de administratie. Tijdens het koppelen kun je geen dagboek meer aanmaken, dus regel dit vooraf. Zie Aanmaken en beheren van dagboeken.
- Toegang tot het scherm Bankkoppeling in de administratie waar de bankrekeningen bij horen. Zie je dat scherm niet, vraag er dan naar bij de administratiebeheerder.
Stap 1. De koppeling starten in Asperion#
- Log in op Asperion en open de administratie waar de bankrekeningen bij horen.
- Ga naar Instellingen › Bank Koppelingen. Het scherm Bankkoppeling opent.
- Open het tabblad Rabobank.
- Klik op Koppelen. Heb je al een koppeling met de Rabobank? Dan staat er Vernieuwen in plaats van Koppelen; die knop werkt hetzelfde.
Je gaat nu direct door naar de bankieromgeving van de Rabobank. Ga verder met stap 2.
Zie je Genereer Koppel Link staan?#
Dan werk je in deze administratie als accountant, boekhouder of administratiebeheerder. Asperion gaat er in dat geval van uit dat iemand anders bij de Rabobank tekent, en laat je een koppellink genereren in plaats van meteen door te sturen naar de bank.
- Klik op Genereer Koppel Link. Er verschijnt een veld met een link naar de Rabobank.
- Klik op kopiëren en stuur de link naar de persoon die bij de Rabobank mag tekenen. Die doet daarmee stap 2.
Zo ziet het tabblad Rabobank eruit als je de administratie beheert voor iemand anders. De link in dit voorbeeld is niet echt.
De link is persoonlijk en tijdelijk: deel hem niet breder dan nodig en vraag om hem meteen te gebruiken. Werk je vanuit het Accountancy Dashboard met ISM2-administraties, kijk dan eerst bij Bankkoppeling voor dashboardadministraties (ISM2) instellen.
Stap 2. Toestemming geven bij de Rabobank#
Deze stap doe je in de omgeving van de Rabobank, niet in Asperion. Doe hem met het account dat bevoegd is om namens de rekeninghouder te tekenen.
- Log in bij de Rabobank zoals je gewend bent, met de Rabo Scanner of de Rabo App. Heb je een koppellink gekregen, open die dan eerst: je komt op dezelfde inlogpagina uit.
- Geef Asperion toegang tot het ophalen van banktransacties en tot het aanleveren van betaal- en incasso-opdrachten. Klik daarna op Starten.
- Kies de rekeningen die je wilt koppelen. Zowel betaal- als spaarrekeningen zijn mogelijk. Klik daarna op Naar ondertekenen.
- Controleer de opdracht en onderteken met een signeercode uit de Rabo Scanner of de Rabo App.
Selecteer alle rekeningen die Asperion mag ophalen
Je doorloopt dit proces één keer, ook als je meerdere administraties hebt. Selecteer daarom in stap 3 álle rekeningen waarvoor Asperion gegevens mag ophalen, ook de rekeningen die in een andere administratie horen. Asperion koppelt elke rekening daarna zelf aan het juiste dagboek in de juiste administratie. Een rekening die je hier overslaat, moet je in een nieuwe ronde alsnog toevoegen.
Het resultaat
De koppeling staat. Op het tabblad Rabobank in het scherm Bankkoppeling zie je nu een overzicht van de gekoppelde rekeningen met het dagboek waaraan ze hangen. Asperion haalt vanaf dat moment periodiek de transacties op en zet ze klaar in de administratie. Zie je het overzicht niet, dan is de koppeling niet afgerond.
Controleer de aansluiting
Vervangt deze koppeling een oude koppeling, dan zoekt Asperion zelf de aansluiting op de laatst opgehaalde mutatie. Is het een nieuwe koppeling, dan worden de transacties vanaf de dag van activatie opgehaald. Mutaties van vóór dat moment komen er niet vanzelf bij.
Controleer daarom na de activatie of alle mutaties aansluiten, en voeg ontbrekende mutaties handmatig toe.
Wat er daarna gebeurt#
Asperion voegt de losse mutaties automatisch samen tot bankafschriften. Alle mutaties van dezelfde periode komen regel voor regel in hetzelfde bankafschrift, totdat je dat afschrift verwerkt. Komen er daarna nog mutaties voor die periode binnen, dan maakt Asperion een nieuw bankafschrift aan. Voor elke nieuwe periode komt er ook een nieuw afschrift.
Het boeken doe je vanuit het afschrift met de knop Afletteren… bovenin. Zie Bankafschriften afletteren.
De koppeling wijzigen of stoppen#
Wil je rekeningen toevoegen, verwijderen of de koppeling helemaal beëindigen? Dat regel je bij de Rabobank, niet in Asperion. Doorloop stap 1 en stap 2 opnieuw — op het tabblad Rabobank staat dan Vernieuwen — en geef bij de bank aan wat er moet veranderen. Wat je bij de bank vastlegt, is bepalend.
Veelgestelde vragen#
Wie moet de koppeling bij de Rabobank afmaken?
De persoon die kan inloggen in de bankieromgeving van de Rabobank en daar bevoegd is om namens de rekeninghouder te tekenen. Je accountant of boekhouder kan dat niet voor je doen, ook niet als die in je administratie werkt. Wat je accountant wél kan doen, is de koppellink voor je genereren en die naar je toe sturen.
Ik kan niet inloggen in Asperion. Hoe kom ik aan de koppellink?
Vraag de koppellink aan de administratiebeheerder van de administratie, of aan je accountant of boekhouder. Die genereert de link op het tabblad Rabobank in het scherm Bankkoppeling en stuurt hem naar je toe. Met die link doe je stap 2 bij de bank zonder dat je zelf een Asperion-inlog nodig hebt.
Welke rekeningen kan ik koppelen?
Zakelijke betaal- en spaarrekeningen. Beleggingsrekeningen en andere rekeningtypen kan de Rabobank niet naar Asperion sturen.
Moet ik dit voor elke administratie apart doen?
Nee. Doorloop het proces één keer en selecteer daarbij alle rekeningen waarvoor Asperion gegevens mag ophalen, ook als die rekeningen in verschillende administraties horen. Asperion koppelt elke rekening zelf aan het juiste dagboek in de juiste administratie.
Welk internetbankierpakket heb ik nodig bij de Rabobank?
Je kunt de koppeling met elk internetbankierpakket aanvragen. Afhankelijk van het pakket dat je bij de bank afneemt, kan de Rabobank wel iets extra’s vragen voor de koppeling.
Kan ik ook betaal- en incasso-opdrachten versturen?
Ja, mits je met de Rabobank een betaal- of incassocontract hebt afgesloten. Dit werkt alleen voor betaalrekeningen; vanaf een spaarrekening kun je geen betaal- of incasso-opdrachten versturen.
Ik kan mijn betaal- en incasso-opdrachten niet ondertekenen bij de bank. Hoe kan dat?
Bij de Rabo Boekhoudkoppeling horen nieuwe tekenschermen van de bank. Die worden pas voor je opengezet op de werkdag ná de dag waarop je de koppeling hebt gemaakt. Reken op maximaal twee werkdagen voordat je de tekenschermen kunt bereiken.
Wat kost de koppeling?
Of er voor je Asperion-administratie kosten aan de bankkoppeling verbonden zijn, hangt af van je abonnement; wat de koppeling doet en voor wie hij bedoeld is, staat op Bankkoppeling Rabobank op asperion.nl. De kosten die de bank in rekening brengt, staan in de tariefkaart van de Rabobank. Weet je niet zeker wat voor jou geldt, neem dan contact op met de Asperion-helpdesk.
Wat gebeurt er als ik daarnaast handmatig mutaties upload?
Dan kunnen mutaties dubbel in de administratie komen te staan. Gebruik een handmatige upload alleen om de eerste aansluiting rond te krijgen, door ontbrekende mutaties aan te vullen. Zodra de koppeling loopt, heb je handmatige uploads niet meer nodig.
Hoe krijg ik oudere mutaties alsnog in mijn administratie?
Via een handmatige download bij de bank en een upload in Asperion. De koppeling haalt met terugwerkende kracht niets op. Neem voor de aanpak contact op met de Asperion-helpdesk.
Disclaimer
Het gebruik van deze functie impliceert de acceptatie van deze disclaimer. SVP aandachtig lezen voordat u de functie gaat gebruiken!
Asperion importeert de data uit de aangeboden bestanden/ bron precies zoals deze door de externe bron, in dit geval de Rabobank, wordt aangeboden. Asperion kan geen enkele garantie geven over de juistheid van de door de externe bron aangeleverde data.
Voor de correctheid van de gegevens uit externe bronnen die in Asperion worden geïmporteerd, zal Asperion nadrukkelijk geen enkele aansprakelijkheid accepteren. Het is verstandig om de in Asperion geïmporteerde gegevens af en toe te controleren op correctheid. Indien de aangeleverde data niet correct blijkt te zijn, dan kunt u daar alleen de leverancier van de externe databron op aanspreken.