De AdmInbox module

In de digitale inbox van elke Asperion administratie
kunnen scans automatisch herkend (OCR) en geboekt worden.

Scans herkennen in de AdmInbox

 

De OCR-functie voor het automatisch herkennen van boekstukken is volledig geïntegreerd in de AdmInbox module om de boekstukregistratievelden automatisch te vullen. Dit kan ad hoc gebeuren door een scan te selecteren en de OCR-functie te starten of dit kan automatisch gebeuren voor iedere scan die in de AdmInbox beland.

De AdmInbox wordt functioneel regelmatig uitgebreid.
Controleer daarom regelmatig de versieinformatie pagina

                          

 

De AdmInbox uitgelegd in 1 minuut!

Adm Inbox Video Thm

De OCR-functie instellen

Standaard staat de OCR-functie uit. De functie dient te worden "aangezet" voordat er van de OCR-functie gebruik gemaakt kan worden. Daarbij kan ook worden ingesteld of de OCR-functie automatisch scans moet herkennen en/of er van herkende scans automatisch een conceptboeking gemaakt moet worden.

Afhankelijk van de abonnementsvorm kunnen op het gebruik van de OCR-functie kosten per boekstuk van toepassing. Er wordt dan afgerekend via het prepaid tegoed dat met iDEAL opgewaardeerd kan worden. Als de boekstukken zelf handmatig geregistreerd worden dan is er geen OCR-functie en geen prepaid tegoed nodig!

Het instellen kan in de Setup Wizard. Zie: instructies om de OCR-functie in te stellen. Alleen gebruikers die toegang hebben tot de Setup Wizard, in ieder geval de beheerder van een administratie of de accountant/boekhouder, kunnen de instellingen voor de OCR-functie en het prepaid tegoed beheren.

 

Scans herkennen

Om scans te laten herkennen in de AdmInbox ga dan naar:

MenuAdmInbox >  Inkoopfactuur scans > Registreren

Het Scanregistratiescherm omvat een aantal gebruiksfuncties, waaronder scans herkennen met de OCR-functie.

Adminbox Ocr

Scans zelf registreren, zonder OCR

Als scans door uzelf geregistreerd worden, dan is de OCR-functie niet nodig.

De boeking wordt vervolgens aangemaakt. Er wordt dan geen gebruik gemaakt van de OCR-functie en er wordt dus bespaard op OCR-kosten.
Het eerst zelf registreren van een aantal scans is een goede manier om de werking en de mogelijkheden van het automatische herkenningsproces beter te begrijpen. Scans kunnen overigens ook met de Asperion Mobile app geregistreerd worden!

Lees hier meer over de scan registratie werkwijze.

 

Per scan zelf het OCR-proces starten

Als u de registratievelden automatisch wilt laten invullen, gebruik dan de herkenningsfunctie.
Ga als volgt te werk:

 Icon _pdf _doc

  • Klik op een scan

 Ocr Knop
  • Klik vervolgens op de OCR-knop.

Icon _pdf _in Ocr Queue

Het icoon van de scan geeft na enige seconden met een bewegend loepje aan dat de scan in het OCR-proces is gebracht.


 Icon _pdf _form

Na ca. 30-40 seconden zal het loepje verdwijnen en plaats maken voor een kleine teksticoon.
Dit betekent dat de scan volledig door het OCR-proces is verwerkt.

  • Klik op de scan
    Er zijn dan 2 mogelijkheden:

    • Als alle velden automatisch ingevuld zijn dan is de scan gereed om geregistreerd te worden
      • Klik dan op Registreren
        of doe niets als de automatische registratiefunctie is ingesteld en ze automatisch verwerkt worden tot conceptboeking.

        Tip : Automatische verwerking begint op zijn vroegst ca. 15 min. nadat een scan is geüpload. Er hoeft niet op gewacht te worden, er kan in de tussentijds gerust iets anders gedaan worden.



    • Als nog niet alle velden ingevuld zijn
      • Vul eventueel ontbrekende velden handmatig aan
      • Klik dan op Registreren.
        De scan wordt daarna verwerkt tot conceptboeking.

Er zijn een aantal situaties mogelijk die soms met andere iconen aangegeven worden als volgt:

Icon _pdf _form Dit icoon geeft aan dat een aantal en mogelijk alle registratievelden reeds voor de scan ingevuld zijn.
Omdat er al registratie-informatie is ingevoerd zal het OCR-proces deze scan niet automatisch meer verwerken. Het betreft hier scans die bijvoorbeeld al via de Mobile app geregistreerd zijn of een scan die eerder geboekt was maar vervolgens is teruggedraaid om gecorrigeerd te worden. De informatie in de eerder ingevulde velden blijft dan namelijk bewaard.
  • Klik op de scan.

  • Vul eventueel ontbrekende velden handmatig aan.

  • Klik op Registreren
    Dan wordt de scan verwerkt tot conceptboeking.
Icon _pdf _stop Dit icoon geeft aan dat het OCR-proces niet is gestart.
Plaats de muis over het icoon en een mouse-over wordt zichtbaar die aangeeft waarom het proces niet is gestart.
Dit kan veroorzaakt worden door het feit dat de scan uit méér dan 1 pagina bestaat en daardoor mogelijk meerdere facturen bevat. Er zijn dan geen OCR-kosten in rekening gebracht.

Icon _pdf _error Dit icoon geeft aan dat het OCR-proces om de scan te herkennen is onderbroken.
Dit gebeurt o.a. als er een gebrek aan voldoende prepaid tegoed is. Vul het tegoed in dat geval aan zodat de scan de volgende keer wel meegenomen wordt.

Het kan ook zijn dat de OCR-server tijdelijk niet beschikbaar was of een tijdelijke storing in de verbinding met de OCR-server. Bij een volgende ronde wordt de scan nogmaals meegenomen.  Als het OCR-proces is gestopt, dan worden er geen OCR-kosten in rekening gebracht.

 

Scans volledig automatisch verwerken

Volledig automatische verwerking van scans is mogelijk zodra dit zo is ingesteld in de Setup Wizard.

Alle geschikte scans in de AdmInbox worden na enige minuten automatisch herkend waarna de registratievelden per scan zijn gevuld. Scans waarvan alle boekingsinformatie gevonden is zullen, mits zo ingesteld, automatisch tot conceptboeking verwerkt worden. Wordt niet alle boekingsinformatie gevonden, dan blijven de scans in de Inbox staan totdat de ontbrekende velden zijn aangevuld.

Na deze stappen zijn alle scans geboekt en kunnen ze gecontroleerd, gejournaliseerd en doorgeboekt worden.

 

Nuttige links :

 

Tags AdmInbox registreren ocr Herkennen Scan & Herken Adminbox registreren
Disclaimer:
De voor u beschikbare functies worden bepaald door het type abonnement dat is afgesloten. Sommige hier beschreven functies kunnen voor u dus niet beschikbaar zijn en/of soms iets anders werken dan zoals hier beschreven.

Hoewel bij de totstandkoming van de informatie in dit document de uiterste zorg is betracht en er naar gestreefd is om deze informatie zo compleet en volledig mogelijk te maken en te houden, kan Asperion noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Asperion wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker. Teksten kunnen, zonder kennisgeving vooraf, veranderd worden.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Asperion

© Copyright - Asperion® en het Asperion logo zijn zowel handelsnaam als geregistreerde handelsmerken van Asperion Software B.V.