De AdmInbox

In de digitale inbox van elke Asperion administratie
kunnen scans door eenvoudige registratie automatisch geboekt worden.

Facturen handmatig registreren in de AdmInbox

 

Het registreren van een factuur komt erop neer dat boekingsinformatie wordt toegevoegd aan de scan van de factuur. Om een conceptboeking te genereren heeft Asperion alleen de crediteur- of debiteurnaam, datum en nummer van de factuur en het totaalbedrag incl. BTW nodig. Dit is genoeg informatie om automatisch een conceptboeking aan te maken.
Het toevoegen van deze informatie wordt overbodig als gebruik gemaakt wordt van de herkenningsfunctie (OCR) of als de inkoopfacturen digitaal worden aangeleverd (UBL bestand) of indien de registratie al is gedaan met de Asperion App.

Voor het registreren van bonnen is een aparte beschrijving beschikbaar omdat het proces hier iets anders verloopt.

Op deze pagina wordt uitgelegd hoe boekingsinformatie op handmatige wijze aan een scan kan worden toegevoegd.

          

Adminbox -Registreren

De video toont in 2 minuten hoe scans geregistreerd kunnen worden.

Bekijk de video

De AdmInbox wordt functioneel regelmatig uitgebreid.
Controleer daarom regelmatig de versieinformatie pagina

 

Om een factuur scan te registreren kies als volgt :

 

2Adminbox _registratiescherm

Het registratiescherm is als volgt opgebouwd:

  1. Aan de linkerkant op het registratiescherm bevindt zich de Inbox met de factuurscans.
  2. In het midden kunnen voor elke scan de registratiegegevens ingevoerd worden.
  3. Rechts op het scherm is een afbeelding van de geselecteerde scan zichtbaar.

Vergrootglasfunctie

Door met de muis over de afgebeelde factuur te gaan wordt een vergrootglasfunctie zichtbaar zodat details van de scan gelezen kunnen worden. Als het papieren boekstuk niet of niet  meer bij de hand is, gebruik dan de vergrootglasfunctie om de factuurinformatie van het scherm te lezen en in te vullen.

 

Een factuur scan registreren

Hier wordt de registratie van facturen beschreven. Als de scan een bon betreft dan zien de velden er iets anders uit. Klik hier voor het registreren van bonnen.

Registratievelden

De cursor begint in het crediteur- of debiteurveld veld te knipperen.

Na een paar letters zullen namen getoond worden die al in de stamgegevens voorkomen en die de reeds ingetypte lettercombinatie bevatten. Hoe meer er ingetypt wordt, hoe korter de lijst wordt.

Nieuwe relatie?
Als het een nieuwe relatie betreft, dan komt deze uiteraard niet in de namenlijst voor en moet deze toegevoegd worden.
Gebruik hiervoor het "+" icoon en vul de relatiegegevens in.

Als de relatie reeds voorkomt in de lijst met bestaande relaties: 

Kosten- of omzet rekening

Dit veld wordt alleen getoond als dit zo is ingesteld voor de administratie. Lees meer.....
Het wordt automatisch met een kosten- of omzet rekening ingevuld op grond van de instellingen of de historische boekingen. Meestal zal de juiste rekening al voorgesteld worden en hoeft hier dus niets gewijzigd te worden.  Een andere rekening kan gekozen worden als dat gewenst is.

Datumveld


Voor de meeste facturen is dit genoeg om van de factuur een conceptboeking te genereren en volstaat het om met de knop Registreren de scanregistratie te voltooien. Als het BTW-bedrag afwijkt en/of de boeking van een extra omschrijving voorzien moet worden, dan zijn we nog niet helemaal klaar.

       Als het BTW bedrag afwijkt

Een BTW-bedrag wordt automatisch voorgesteld in het BTW-veld op grond van het percentage dat Asperion verwacht. Als dit BTW bedrag overeenkomt met die van de factuur dan hoeft hier niets ingevuld te worden.
In het geval dat het geschatte BTW-bedrag niet gelijk is aan het werkelijke BTW-bedrag op de factuur:

Over BTW verschillen
Het BTW bedrag zoals dat op de factuur staat moet altijd van de factuur overgenomen worden. Als het BTW bedrag 2 ct. of minder afwijkt van het door Asperion berekende bedrag, dan zal de registratie nog steeds op de bijbehorende BTW-code geboekt worden. Is het verschil groter, dan zal de BTW op een BTW-code geboekt worden die hoort bij het ingevoerde BTW bedrag. Grotere verschillen in BTW bedragen kunnen veroorzaakt worden door een anders dan verwacht BTW percentage en/of een factuur waarin verschillende BTW percentages gehanteerd zijn.

       Het omschrijvingsveld bij de boeking

Het Omschrijvingsveld wordt automatisch ingevuld met de relatienaam en het factuurnummer. Dit is handig om de boeking later in het grootboek makkelijker terug te kunnen vinden. U kunt deze informatie overschrijven of er iets aan toevoegen.

 

Genereren van de conceptboeking

Als alle velden zijn ingevuld:

De scan verdwijnt uit de lijst met scans omdat deze aan de boeking is toegevoegd.


Werk op dezelfde wijze de hele lijst met scans af en alle facturen zijn geregistreerd. Als de inbox met scans leeg is, dan zijn alle facturen tot conceptboeking verwerkt en staan ze klaar om eventueel nog gecontroleerd en vervolgens gejournaliseerd en doorgeboekt te worden naar het grootboek.

 

Bij automatische doorboeking is de factuur verwerkt

Als de administratie op automatische doorboeking is ingesteld dan is de factuur verwerkt.

 

Voor de boekhouder.....

Als de administratie niet op automatische doorboeking is ingesteld dan zijn de facturen verwerkt.tot conceptboekingen, inclusief de scan als boekstuk. Deze worden dan toegevoegd aan het voor u vertrouwde overzicht met te journaliseren facturen in de module Financieel. Vanaf hier kunt u dus de draad oppakken en de boekingen controleren en verder  verwerken in de administratie.

 

Nuttige links :

Tags Adminbox registreren zzp
Disclaimer:
De voor u beschikbare functies worden bepaald door het type abonnement dat is afgesloten. Sommige hier beschreven functies kunnen voor u dus niet beschikbaar zijn en/of soms iets anders werken dan zoals hier beschreven.

Hoewel bij de totstandkoming van de informatie in dit document de uiterste zorg is betracht en er naar gestreefd is om deze informatie zo compleet en volledig mogelijk te maken en te houden, kan Asperion noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Asperion wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker. Teksten kunnen, zonder kennisgeving vooraf, veranderd worden.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Asperion

© Copyright - Asperion® en het Asperion logo zijn zowel handelsnaam als geregistreerde handelsmerken van Asperion Software B.V.