Voorwaarden voor een goede herkenning met de OCR functie

Een beetje voorbereiding levert het beste resultaat.

De nauwkeurigheid waarmee informatie op een gescand boekstuk kan worden herkend hangt van een aantal factoren af die eigenlijk voor zich spreken. Factoren die een gebruiker in grote mate en op relatief eenvoudige wijze zelf kan beïnvloeden. Als hier rekening mee gehouden wordt dan zal het gemiddelde herkenningsresultaat dichter bij de 100% kunnen liggen en levert dit een maximale tijdsbesparing op.

Hier volgen de belangrijkste algemene tips. Raadpleeg ook de specifieke tips voor de goede herkenning van Inkoopfacturen en Verkoopfacturen.

Zorg voor scherpe scans met voldoende contrast en voldoende resolutie
Het hoeft geen betoog dat als u zelf een scan nauwelijks kunt lezen, dat een automatisch proces er in ieder geval ook meer moeite mee zal hebben. In het algemeen geldt dat als u de scan kunt lezen, dan zal de OCR functie dat ook kunnen doen.
Een goede scan wordt gekenmerkt door een goede resolutie van minstens 300 dpi (dots per inch). Hoe hoger de resolutie, hoe beter het herkenningsresultaat (en vice versa).
Zorg voor goed onderhouden debiteuren- en crediteuren kaarten
De eerste prioriteit in het herkenningsproces is vast te stellen van wie de factuur is (inkoop) of voor wie de factuur is (verkoop). Daarvoor wordt op de factuur gevonden informatie vergeleken met de op de debiteuren- en crediteurenkaart opgeslagen gegevens.

Het OCR proces kan bij die vergelijking niet alleen op de naam van een relatie vertrouwen, want deze zou in uw eigen stambestand net even anders gespeld kunnen zijn. In plaats van de naam gebruikt het OCR proces bij voorkeur unieke gegevens zoals bankrekeningen, KvK-nummers, BTW-nummers. Als deze niet of nauwelijks op de crediteur- resp debiteurkaarten zijn ingevuld dan zal het OCR proces minder goed kunnen vaststellen of een bepaald boekstuk bij een bepaalde relatie hoort.

Laat de OCR functie het stambestand bijwerken!
Naam- en adresgegevens van relaties invoeren en onderhouden is doorgaans, hoewel eenmalig, een hoop werk. Met de auto-update functie van het OCR proces is dat niet meer nodig. Als het OCR proces informatie op een factuur vindt die nog niet op de debiteuren- of crediteurenkaart voorkomt, dan kan de nieuwe of ontbrekende informatie met een muisklik overgenomen worden zonder zelf iets te hoeven intypen.
Dat geldt ook voor nieuwe relaties. Als een relatie nieuw is en/of nog niet in het stambestand voorkomt dan kan op deze wijze, met een paar muisklikken, de relatie aangemaakt worden, compleet met alle op de factuur gevonden informatie zoals adresgegevens, bankrekeningnummers, KvK-nummer, BTW-nummer etc.

Het gebeurt wel eens dat een relatie van adres of bijvoorbeeld bankrekening verandert. Zodra het OCR proces de nieuwe informatie op bijvoorbeeld een inkoopfactuur vindt, dan wordt dit gedetecteerd en kan met een muisklik het stambestand bijwerkt worden zodat de betaling ook naar de juiste bankrekening gedaan zal worden.
Zorg ervoor dat de boekingsinstellingen voor elke relatie zijn ingesteld.
De tweede prioriteit in het herkenningsproces is vast te stellen hoe een factuur geboekt moet worden, dus op welke grootboekrekening, welk BTW-percentage is van toepassing, wat is de met de relatie afgesproken betalingsconditie etc.

Hiervoor gebruikt het herkenningsproces bij voorkeur de per debiteur of crediteur ingestelde waarden voor o.a. de in- en verkoopsoorten, crediteur- of debiteursoorten, BTW-codes en betalingscondities. Als die waarden niet of onvolledig zijn ingevuld dan kan het proces, onder omstandigheden, de boekingswijze "raden" uit eerdere boekingen. Maar dat gaat ten koste van de de nauwkeurigheid waarmee de boekingen worden aangemaakt.
Tip : Als voor een relatie wisselende instellingen van toepassing zijn, dan is het beter om ze niet op de relatiekaart in te vullen

Nuttige links :