Laat inkoopfacturen accorderen voor betalingDoor een inkoopfactuur eerst door de juiste personen te laten accorderen, wordt zekergesteld dat de factuur alleen betaald wordt als deze in overeenstemming is met hetgeen besteld/geleverd is en pas na toestemming van een eventuele budgethouder. De inkoopfactuur hoeft hiervoor niet naar alle belanghebbenden verstuurd worden ter controle. In plaats daarvan ontvangen alle belanghebbenden, de een na de ander, een email dat er een factuur ter accordering klaarstaat. Het kunnen ook meerdere facturen tegelijkertijd zijn. De factuur kan snel online ingezien en geaccordeerd worden. Er kan ook met de Asperion mobile app geaccordeerd worden. Dat is handig als je onderweg geen computer bij de hand hebt.
Voor wie is de accorderingsfunctie bedoeld?De accorderingsfunctie vormt een onderdeel van de module Financieel. De functie staat standaard uit. Om de functie te gebruiken, zal de Administratie Beheerder eerst de nodige instellingen moeten verrichten. Iedereen die beschikt over een login account met gebruiksrechten voor deze functie, kan facturen accorderen. Er zijn ook abonnementen met beperkte rechten beschikbaar die uitsluitend en alleen toegang geven tot deze functie. |
Hoe werkt de accorderingsfunctie?
Het activeren en gebruiken van de accorderingsfunctie betreft de onderstaande stappen. Klik op een onderwerp voor nadere uitleg.
- Activeren van de functie in de Setup Wizard
De functie staat standaard uit. Door activeren kan de functie gebruikt gaan worden. - Het aanmaken en beheren van accorderingsroutes
Accorderingsroutes zijn lijsten met namen van gebruikers die inkoopfacturen moeten accorderen. - Inkoopfacturen boeken waarbij ze voorzien worden van een accorderingsroute
- Facturen worden goed- of afgekeurd door de personen op de accorderingsroute
- Beheer van het accorderingsproces
Pas nadat een factuur door de laatste persoon op de accorderingsroute is goedgekeurd, wordt deze getoond in het betalingsvoorstel voor de bank.