Door een inkoopfactuur eerst door de juiste personen te laten accorderen, wordt zekergesteld dat de factuur alleen betaald wordt als die in overeenstemming is met hetgeen besteld/geleverd is en pas na toestemming van een eventuele budgethouder.

Raadpleeg eventueel de Algemene informatie over de accorderingsfunctie.

Op deze pagina wordt uitgelegd hoe facturen tijdens het boeken aan accorderingsroutes gekoppeld worden :

Tijdens het boeken van een inkoopfactuur moet, als de accorderingsfunctie ge-activeerd is, een accorderingsroute meegegeven worden. Deze inkoopfactuur wordt na het boeken ervan in dat geval pas getoond in het betalingsvoorstel voor de bank op het moment dat deze door alle verantwoordelijke personen is goedgekeurd. Om te voorkomen dat een  inkoopfactuur per abuis niet in een accorderingsroute wordt geplaatst, is het koppelen van een route aan de factuur een verplicht veld.

Menu:               Module Financieel >   Inkoop >  Inkoopfacturen > invoeren

Het factuur invoerscherm wordt getoond :

Om het boeken te vergemakkelijken, kan er  voor een crediteur, via de crediteurkaart, een standaard accorderingsroute ingesteld worden. In dat geval wordt de ingestelde route automatisch voorgesteld tijdens het boeken van facturen van deze crediteur. Bijvoorbeeld de route "Kantoor benodigdheden" als standaardinstelling bij de crediteur "Jansen kantoor supplies BV".

De verwerkingsfunctie

Eenmaal geboekte facturen staan niet meteen in in het accorderingsproces. Hiervoor dient de verwerkingsfunctie.

• Kies menu : Module Financieel > Inkoop > Beheer accordering > Verwerken

De verwerkingsfunctie zorgt er voor dat :

1. Nieuw geboekte facturen in het accorderingsproces worden geplaatst.
   
   
2. Een email wordt verzonden naar de eerste persoon in een accorderingsroute voor nieuw geboekte facturen.
   
   
3. Emails worden verzonden naar een ieder die aan de beurt is om facturen, die zich al in het accorderingsproces bevonden, te laten accorderen
   
   
4. Facturen betaalbaar te stellen die door alle personen in een accorderingsroute goedgekeurd zijn.

Dezelfde functie kan met een aparte verwerkingsknop ook gestart worden direct nadat iemand alle facturen heeft ge-accordeerd.

Tip : De verwerkingsfunctie kan bij het activeren van de accorderings functie in de Setup Wizard ook op automatisch gezet worden. Dan wordt periodiek de functie gestart zodat het accorderingsproces voortgang blijft vinden zonder tussenkomst van de boekhouder of administrateur. Lees hoe...