Door een inkoopfactuur eerst door de juiste personen te laten accorderen, wordt zekergesteld dat de factuur alleen in het betalingsvoorstel wordt voorgesteld als dit in overeenstemming is met hetgeen besteld/ geleverd is en pas na toestemming/ accordering van een eventuele budgethouder of verantwoorderlijke.

Raadpleeg eventueel de Algemene informatie over de accorderingsfunctie.

Op deze pagina wordt uitgelegd hoe de functie geactiveerd kan worden.

Menu:    Instellingen > Setup Wizard > Administratie > Administratie Instellingen tabblad Algemeen

Op het geopende tabblad staan meerdere instellingen waaronder de instellingen voor deze functie. Door aanvinken kan de functie geactiveerd worden :

Vergeet na aanvinken niet om op de knop Opslaan te klikken.

De accorderingsfunctie is nu in werking gesteld. Dat betekent dat bij het boeken van inkoopfacturen voortaan bij elke factuur een accorderingsroute gekoppeld moet worden.

Let op :
Als die accorderings route(s) nog niet ingesteld zijn, dan is het belangrijk dat dit nu meteen gedaan wordt, anders kunnen inkoopfacturen niet aan de verplichte routes gekoppeld worden en daarmee dus niet geboekt worden.

Accordering automatisch verwerken

Na elke accorderings stap moeten de resultaten verwerkt worden, zodat bijvoorbeeld de volgende persoon op de lijst de factuur ter accoordbevinding aangeboden krijgt. Hiervoor is een aparte knop Verwerken op het accorderings scherm beschikbaar. Door aanklikken van deze knop geeft de accordeerder aan dat deze klaar is met het accorderen van de facturen die op dat moment ter accordering aangeboden worden.
Dat laatste zou een gebruiker kunnen vergeten...

Als de mogelijkheid tot automatische verwerking hier wordt aangevinkt, dan hoeft elke verwerking niet meer handmatig gestart te worden. De functie wacht enige tijd na de laatste factuur die een gebruiker heeft geaccordeerd en vervolgens zal het verwerkingsproces automatisch op de achtergrond plaatsvinden. De gebruiker blijft overigens beschikken over de verwerkingsknop om het moment van verwerken te kunnen versnellen.

Tip :
Bij activeren van de accorderingsfunctie wordt de automatische verwerkingsfunctie automatisch aangevinkt omdat dit het prettigst werkt.
Vink de functie uit als dit niet de bedoeling is.  De verwerking vindt dan alleen plaats nadat de knop Verwerken is gebruikt.

Groepsgewijs accorderen toestaan

Standaard werkt de functie zo dat de facturen één voor één kunnen worden goed- of afgekeurd. Bij grotere aantallen facturen kan dit de nodige tijd kosten.

Als deze functie wordt aangevinkt, dan kunnen bij het accorderen meerdere facturen tegelijkertijd goed- of afgekeurd worden. Dat maakt het accorderen sneller maar kan onzorgvuldigheid bij het accorderen in de hand werken voor bekende facturen die regelmatig geaccordeerd moeten worden. Uiteraard kunnen facturen nog steeds bekeken worden.

Reden van afkeur

Bij het afkeuren moet de accordeerder een reden aangeven voor de afkeuring. Bijvoorbeeld : "Is nooit geleverd" of "De prijs is hoger dan afgesproken" etc., zodat er actie op ondernomen kan worden.
In de Setup Wizard kan een lijst met afkeur redenen aangemaakt worden waaruit de gebruiker kan kiezen.

Dit is als volgt in te stellen :

Menu : Algemeen > Setup Wizard > Basisgegevens > Reden Afkeur codes