Door een inkoopfactuur eerst door de juiste personen te laten accorderen, wordt zekergesteld dat de factuur alleen betaald wordt als die in overeenstemming is met hetgeen besteld/geleverd is en pas na toestemming van een eventuele budgethouder.

Raadpleeg eventueel de Algemene informatie over de accorderingsfunctie.

Op deze pagina wordt uitgelegd hoe accorderingsroutes aangemaakt en beheerd kunnen worden.

Een accorderingsroute is een lijst met emailadressen van gebruikers. Een geboekte inkoopfactuur die gekoppeld is aan een route wordt achtereenvolgens aan elke persoon in de route aangeboden voordat deze in de administratie betaalbaar gesteld kan worden.

Menu:                  Module Financieel >  Inkoop >  Beheer Accordering > Beheer van routes

De eventueel aangemaakte routes worden op het scherm getoond.:

• Klik op 'Toevoegen'.

• Vul de naam van de route en eventueel een beschrijving in.
  
  
• Het vinkje achter Standaard kan aangezet worden zodat deze accorderingsroute altijd standaard wordt voorgesteld.
  Deze route wordt dan voorgesteld als er elders geen routes gekoppeld zijn, bijvoorbeeld aan een bepaalde crediteur.
  
  

  Tip : Er kan maar één route als standaardroute ingesteld worden. De laatst aangevinkte route wordt de standaardroute en dit wordt met een groen vinkje aangegeven in het overzicht van alle routes.

• Bevestig met 'Opslaan'.
  
  

• Klik nu in het overzicht van routes op de naam van de route of het het Wijzig icoon (pennetje) achter de zojuist aangemaakte route om de verantwoordelijke personen aan de lijst toe te voegen.
  
  
  
  
  
• Klik op Toevoegen om een persoon aan de lijst toe te voegen.
  Alleen personen die toegang hebben tot deze administratie kunnen gekoppeld worden.
  
  
  
  Per persoon wordt het emailadres gebruikt dat bekend is in het gebruikersprofiel van die persoon.
  
  

• Er kan een bedrag ingevuld worden. Facturen met een waarde onder dit bedrag zullen niet aan deze persoon aangeboden worden.

• Klik op Opslaan en herhaal deze handeling tot alle personen zijn gekoppeld.
  
  

Bepaal de volgorde van de personen in de lijst

De volgorde waarin de facturen ter accordering aan de personen worden aangeboden is van boven naar beneden in de lijst.

• Gebruik de pijlen in de route detail lijst om personen naar boven of naar beneden in de lijst te verplaatsen.

De bestellers van een aanschaf zouden bijvoorbeeld boven in de lijst kunnen staan, gevolgd door de personen die de goederen in ontvangst nemen. Tenslotte kan de budgethouder de factuur accorderen omdat deze door de eerdere accorderingen kan zien dat het bestelde ook daadwerkelijk geleverd is.