Inkoopfacturen

Tips voor goede herkenning met de OCR functie

Een beetje voorbereiding levert het beste resultaat.

De nauwkeurigheid waarmee informatie op een gescand boekstuk kan worden herkend hangt van een aantal factoren af die eigenlijk voor zich spreken. Factoren die een gebruiker in grote mate en op relatief eenvoudige wijze zelf kan beïnvloeden. Als hier rekening mee gehouden wordt dan zal het gemiddelde herkenningsresultaat dichter bij de 100% kunnen liggen en levert dit een maximale tijdsbesparing op.

Klik hier voor een opsomming van een aantal algemene tips die de herkenningsresultaten gunstig zullen beînvloeden.
Raadpleeg ook de tips voor optimale herkenning van Verkoopfacturen.

Onderstaand volgen aanvullende tips voor de goede herkenning van Inkoopfacturen:

5 Inkoopfactuur gegevens zijn minimaal van belang

Om een inkoopfactuur te herkennen zijn 5 velden nodig:

Crediteur

Factuurdatum

Factuurnummer

Totaal factuur bedrag inclusief BTW

Totaal BTW bedrag op factuur

Als deze velden bekend zijn dan kan een factuur tot conceptboeking verwerkt worden

Deze velden kunnen door een AdmInbox-gebruiker tijdens het factuurregistratieproces handmatig ingevoerd worden. De OCR functie automatiseert de registratiehandeling. Als gebruik wordt gemaakt van de OCR functie, dan worden deze velden dus automatisch ingevuld. Het kan voorkomen dat de OCR functie niet alle velden kan vinden. In dat geval worden alleen de gevonden velden ingevuld en moeten de ontbrekende velden alsnog handmatig worden toegevoegd c.q. geregistreerd.

Van welke Crediteur is de factuur afkomstig?

De eerste prioriteit in het herkenningsproces is vast te stellen van wie de factuur is. Daarvoor wordt de op de factuur gevonden informatie (bijv. een KvK-nummer) gebruikt om in het stambestand de juiste crediteur te vinden.

Het OCR proces kan bij die vergelijking niet alleen op de naam van een relatie vertrouwen, want deze zou in uw eigen stambestand net even anders gespeld kunnen zijn. In plaats van de naam gebruikt het OCR-proces bij voorkeur unieke gegevens zoals bankrekeningen, KvK-nummers, BTW-nummers. Als deze niet of nauwelijks op de crediteurkaarten zijn ingevuld dan zal het OCR proces niet of met minder nauwkeurigheid kunnen vaststellen of een bepaalde inkoopfactuur van een bepaalde crediteur is. Dit proces is vergelijkbaar met het automatisch afletteren van bankafschriften waar het bankrekeningnummer per relatie een belangrijke rol speelt om de juiste relatie te vinden.

Laat de OCR functie de stamgegevens van uw relaties bijwerken!
Naam- en adresgegevens van relaties invoeren en onderhouden is doorgaans, hoewel eenmalig, een hoop werk. Met de auto-updatefunctie van het OCR proces is dat niet meer nodig. Als het OCR proces informatie op een factuur vindt die nog niet op de relatiekaart voorkomt (of de relatie bestaat nog helemaal niet), dan kan de nieuwe of ontbrekende informatie (of een hele nieuwe relatiekaart) met een muisklik worden overgenomen dus zonder zelf iets te hoeven intypen.

Het gebeurt wel eens dat een relatie van adres of bijvoorbeeld bankrekening verandert. Zodra het OCR proces de nieuwe informatie op bijvoorbeeld een inkoopfactuur vindt, dan wordt dit gedetecteerd en kan met een muisklik het stambestand worden bijgewerkt zodat de betaling ook naar de juiste bankrekening gedaan zal worden.

En als een crediteur nieuw is?

Dan zullen de stamgegevens van deze crediteur eerst aangemaakt moeten worden voordat deze door registratie of OCR aan een scan gekoppeld kan worden.

Het handmatig invoeren van nieuwe crediteuren is niet meer noodzakelijk. Het kan veel sneller en foutlozer. Met de auto-updatefunctie van het OCR proces is dit met een paar muisklikken geregeld. Het enige wat nodig is, is een factuur van die crediteur. Die bevat immers alle essentiele informatie over die crediteur!

Laat op deze factuur de OCR functie los. De crediteur informatie die het OCR proces op die factuur heeft gevonden, zoals bedrijfsnaam, plaats, BTW, bank- en/of KvK-nummer wordt, waar mogelijk, automatisch ingevuld zodat er met minimale inspanning direct een crediteur met voldoende stamgegevens wordt aangemaakt. Elke volgende factuur van die crediteur kan dan automatisch herkend worden!

Boekingsinstellingen

Hiermee worden de instellingen per crediteur bedoeld zoals Inkoopsoort, crediteursoort, BTW-code etc. Deze zijn nodig om een correct herkende factuur vervolgens ook correct te kunnen boeken. Als die voor een crediteur correct zijn ingesteld zullen in de meeste gevallen de gegenereerde conceptboekingen de 100% score kunnen bereiken. Deze instellingen zijn doorgaans niet op een inkoopfactuur te vinden. Het beste is dat de gebruiker die instellingen toevoegt aan de relatiekaarten. Asperion kan ze, bij afwezigheid van instellingen op een relatiekaart, afleiden van eerdere factuurboekingen om een boekingsvoorstel te kunnen maken. Omdat het hier om afgeleide informatie gaat, zullen dit soort boekingen altijd door de gebruiker gecontroleerd moeten worden.

Kunnen kassabonnen ook herkend worden?

Ja, bonnen kunnen ook verwerkt worden. Hier zijn echter verschillende manieren mogelijk afhankelijk van de voorkeur van de gebruiker. Lees meer hierover.......
Kassabonnen zoals benzinebonnen die met de Asperion Mobile app ingelezen worden, kunnen direct op de smartphone geregistreerd worden.

Wist u dat...

De herkenning van een enkele factuur in Asperion ongeveer 35 seconden bedraagt?
Dat de herkenning van meerdere facturen nog sneller gaat. Voor de herkenning van 10 factuurscans de tegelijk aangeboden worden is de totale looptijd nog geen minuut!
Als er regelmatig betaalbatches aangemaakt worden in Asperion, dan zijn de bankgegevens van de crediteuren stamgegevens al op orde voor een efficiënt OCR herkennings proces en zou er direct begonnen kunnen worden met OCR. Door toevoeging van KvK- en BTW-nummers wordt de herkennning alleen maar nog beter c.q. betrouwbaarder waardoor controle achteraf sneller zal verlopen.

Nuttige links :