Verkoopfacturen

Tips voor goede herkenning met de OCR functie

Een beetje voorbereiding levert het beste resultaat.

Verkoopfacturen die met de module Facturatie van Asperion zijn gemaakt zijn al direct geboekt, inclusief de bijbehorende PDF/scan van de factuur. Verkoopfacturen die niet met de module Facturatie zijn gemaakt kunnen met de OCR functie herkend en geboekt worden. De nauwkeurigheid waarmee informatie op een gescand boekstuk kan worden herkend hangt af van een aantal factoren die eigenlijk voor zich spreken. Factoren die een gebruiker in grote mate en op relatief eenvoudige wijze zelf kan beïnvloeden. Als hier rekening mee gehouden wordt dan zal het gemiddelde herkenningsresultaat dichter bij de 100% kunnen liggen en levert dit een maximale tijdsbesparing op.

Klik hier voor een opsomming van een aantal algemene tips die de herkenningsresultaten gunstig zullen beïnvloeden.
Raadpleeg ook de tips voor optimale herkenning van Inkoopfacturen.

Onderstaand volgen aanvullende tips voor de goede herkenning van Verkoopfacturen:

5 Verkoopfactuurgegevens zijn minimaal van belang

Om een verkoop factuur te herkennen zijn 5 velden nodig:

Debiteur

Factuurdatum

Factuurnummer

Totaal factuur bedrag inclusief BTW

Totaal BTW bedrag op factuur

Als deze velden bekend zijn dan kan een factuur tot conceptboeking verwerkt worden

Deze velden kunnen door een AdmInbox gebruiker tijdens het factuurregistratieproces handmatig ingevoerd worden. De OCR functie automatiseert de registratie handeling. Als gebruik wordt gemaakt van de OCR functie dan worden deze velden dus automatisch ingevuld. Het kan voorkomen dat de OCR functie niet alle velden kan vinden. In dat geval worden alleen de gevonden velden ingevuld en moeten de ontbrekende velden alsnog handmatig worden toegevoegd c.q. geregistreerd.

Zijn de Debiteurgegevens op de factuur hetzelfde als op de debiteurkaart?

De eerste prioriteit in het herkenningsproces is vast te stellen aan wie de factuur gestuurd is. Daarvoor wordt de op de factuur gevonden informatie gebruikt om in het stambestand de juiste debiteur te vinden. Het OCR proces zal bij die vergelijking in belangrijke mate op de naam en adresgegevens van een debiteur moeten kunnen vertrouwen. Want het is niet gebruikelijk dat op een verkoopfactuur veel unieke gegevens van een debiteur worden vermeld zoals KvK-nummer of BTW-nummer. Soms wordt een bankrekeningnummer vermeld als er op de factuur vermeld wordt dat er automatisch geïncasseerd gaat worden.

Naam en adres zijn, in vergelijking tot KvK-nummers of bank/BTW-nummers minder betrouwbare gegevens om een debiteur met zekerheid te identificeren voor het boekingsproces. Namen kunnen net even anders gespeld zijn en op een adres zouden ook meerdere debiteuren gehuisvest kunnen zijn.

Vermeld het debiteurnummer op al uw verkoopfacturen!

Het voordeel bij verkoopfacturen is dat u zelf kunt bepalen wat er op uw verkoopfactuur staat. Om een optimale herkenning van uw debiteuren op verkoopfacturen te kunnen bereiken, adviseren we om op uw facturen een uniek debiteuren kenmerk te vermelden. Het debiteurnummer komt daar het best voor in aanmerking. Want debiteurnummers in Asperion zijn gegarandeerd uniek dus dat maakt herkenning betrouwbaar. Als er nog meer unieke infomatie op de verkoopfactuur staat dan maakt dit herkenning alleen maar betrouwbaarder. Maar de debiteur zal niet altijd begrijpen waarom zijn/haar gegevens op de facturen zijn vermeldt.

Let bij de opmaak van de debiteurnummers, doorgaans een combinatie van letters en/of cijfers, op dat deze niet kunnen lijken op crediteurnummers. Een debiteur en een crediteur kunnen in principe hetzelfde nummer hebben. Ook als een debiteurennummer zou voldoen aan het formaat van bijvoorbeeld een KvK-nummer, dan zou dit het debiteur identificatieproces kunnen bemoeilijken.

En als een debiteur nieuw is?

Dan zal deze eerst aangemaakt moeten worden voordat deze door registratie of OCR aan een scan gekoppeld kan worden. Nieuwe debiteuren aanmaken kan handmatig maar dat is niet meer nodig. Met de auto-updatefunctie van het OCR proces is dit met een paar muisklikken geregeld. De debiteur informatie die het OCR proces al op een factuur heeft gevonden, zoals bedrijfsnaam en adres wordt, waar mogelijk, automatisch ingevuld zodat er met minder inspanning direct een debiteur kan worden aangemaakt. Anders dan bij inkoopfacturen zullen gegevens als BTW-, bank- en/of KvK-nummer vaak niet op de factuur te vinden zijn en die zullen dan dus handmatig toegevoegd moeten worden indien bekend en/of benodigd.

Elke volgende factuur van die debiteur kan dan automatisch herkend worden!

Boekingsinstellingen

Hiermee worden de instellingen per debiteur bedoeld zoals Verkoopsoort, debiteursoort, BTW-code etc. Deze zijn nodig om een correct herkende factuur vervolgens ook correct te kunnen boeken. Als die voor een debiteur correct zijn ingesteld zullen in de meeste gevallen de gegenereerde conceptboekingen de 100% score kunnen bereiken. Deze instellingen kunnen niet van een factuur afgeleid worden. Dus die instellingen moet een gebruiker toevoegen aan de relatiekaarten. Asperion kan ze, bij afwezigheid van instellingen op een relatiekaart, afleiden van eerdere factuurboekingen om een boekingsvoorstel te kunnen maken. Omdat het hier om afgeleide informatie gaat, zullen dit soort boekingen altijd door de gebruiker gecontroleerd moeten worden.

Wist u dat...

De herkenning van een enkele factuur in Asperion ongeveer 35 seconden bedraagt?
Dat de herkenning van meerdere facturen nog sneller gaat. Voor de herkenning van 10 factuurscans is de totale looptijd nog geen minuut!
Als er regelmatig incassobatches worden aanmaakt in Asperion, dan zijn de bankgegevens van de debiteuren al op orde. Als ook het debiteuren bankrekeningnummer op de facturen wordt vermeld, zou er direct begonnen kunnen worden met OCR.

Nuttige links :