Ook de kleine uitgaven voortaan correct verantwoord!

Bonnen verwerken zonder gedoe

Bonnen lijken steeds minder van belang nu steeds meer financiële transacties elektronisch verlopen. Toch heeft elke administratie nog steeds te maken met een berg bonnen......
Tot de papierloze maatschappij is aangekomen blijft het voor een correcte administratie helaas nodig om ook de bonnen op gecontroleerde wijze in de administratie te verwerken. Bonnen vereisen, door hun kleinere afmetingen, vaak extra uitzoekwerk en zijn mede daardoor ook lastiger om overzichtelijk te verwerken. Het komt zelfs voor dat ze, netjes gezegd, als een bonte “verzameling” worden bewaard die bij een eerstvolgende controle wellicht alsnog uitgezocht wordt.

Asperion biedt, net als met inkoop- en verkoopfacturen, de mogelijkheid om bonnen snel en eenvoudig te verwerken. Door deze direct en volledig digitaal te verwerken, liefst zo kort mogelijk na het ontstaan ervan.

Wat is het verschil tussen bonnen en inkoopfacturen?

In een Asperion administratie wordt met bonnen een papieren betalingsspecificatie bedoeld. Bijvoorbeeld een benzine bon of een kassabon. De bon vormt dan de (fiscale) verantwoording van de uitgave en vervult daarmee dezelfde administratieve rol als die van een (vaak reeds betaalde) inkoopfactuur.

Bonnen zijn veelal gerelateerd aan aanschaffingen in kleinere bedragen en/of aanschaffingen die reeds contant of met pinpas betaald zijn op het moment dat de bon werd ontvangen. Voor het correct administreren is het dan wel belangrijk wat er precies is aangeschaft (bijvoorbeeld brandstof, literatuur etc.) maar niet altijd bij wie de aanschaf plaatsvond (bijvoorbeeld tankstation of boekhandel).

Hoe zit het met Pinbonnen?

Een pinbon bevestigt het bedrag dat van een bankrekening wordt afgeschreven. Soms staat deze informatie op een aparte bon, dan noemen we het een pinbon. Soms staat die informatie samen met de betalingsspecificatie op hetzelfde stuk papier. Deze informatie kan dienen ter controle van het bankafschrift. Mensen die er blind op vertrouwen dat de bank de betaling altijd correct verwerkt gooien de pinbon meestal direct weg.

Maar een pinbon bevestigt in ieder geval de betaalwijze en van welke bankrekening het bedrag zal worden afgeschreven. Dat kan  handige informatie voor de boekhouder zijn, met name als er gebruik gemaakt wordt van meerdere bankrekeningen. Om die reden is het aan te raden om de pinbon samen met de betalingsspecificatie in dezelfde scan mee te nemen.

Als de bon, met de betalingsspecificatie, direct aan de gerelateerde bankmutatie wordt gekoppeld (werken zonder subboek) of als de als inkoopfactuur geboekte bon (werken met subboek) wordt afgeletterd tegen de overeenkomstige bankmutatie, dan heeft een losse pinbon als boekstuk verder geen (blijvende) waarde.
De enige situatie waarin een pinbon van blijvende waarde zou kunnen zijn is als het een geldopname betreft. Er is dan geen uitgave gedaan maar er is wel geld van bank naar kas (of privé...) gegaan en de pinbon zou aan de bijbehorende boeking gekoppeld kunnen worden als bewijs van deze financiële transactie. Met name privé opnames worden zo snel duidelijk.