De AdmInbox module

In de digitale inbox van elke Asperion administratie
kunnen scans door eenvoudige registratie automatisch geboekt worden.

Bonnen handmatig registreren in de AdmInbox

Een paar velden invoeren leidt tot een automatische boeking

Het registreren van een bon komt erop neer dat boekingsinformatie wordt toegevoegd aan de scan van de bon. Om een conceptboeking te genereren heeft Asperion een trefwoord, een datum/tijd en het totaalbedrag incl. BTW nodig. Dit is genoeg informatie om automatisch een conceptboeking aan te maken.

Op deze pagina wordt uitgelegd hoe boekingsinformatie op handmatige wijze aan een scan kan worden toegevoegd.

Voor het registreren van inkoop- of verkoop facturen is een aparte beschrijving beschikbaar omdat het proces hier iets anders verloopt.

De AdmInbox wordt functioneel regelmatig uitgebreid.
Controleer daarom regelmatig de versieinformatie pagina

                          

 

Voordat u verder leest

 

Om een bon te registreren handelt u als volgt:

 

2Bonregistratie 

 

Het registratiescherm is als volgt opgebouwd:

  1. Aan de linkerkant op het registratiescherm bevindt zich de Inbox met de factuur en bonnen scans.
  2. In het midden kunnen voor elke scan de registratiegegevens ingevoerd worden.
  3. Rechts op het scherm is een afbeelding van de geselecteerde scan zichtbaar.

Vergrootglasfunctie

Door met de muis over de afgebeelde factuur te gaan wordt een vergrootglasfunctie zichtbaar zodat details van de scan gelezen kunnen worden. Als het papieren boekstuk niet of niet  meer bij de hand is, gebruik dan de vergrootglasfunctie om de factuurinformatie van het scherm te lezen en in te vullen. Op hele grote schermen kan een scan op maximale afmeting getoond worden. Dan zal de vergrootglasfunctie niet meer werken c.q. nodig zijn.

Een bon registreren

Hier wordt de registratie van bonnen beschreven. Als de scan een factuur betreft dan zien de velden er iets anders uit. Klik hier voor het registreren van facturen.

Bonregistratievelden

Als een scan het verkeerde type heeft gekregen dan is dat geen probleem. Selecteer de scan en klik dan nu op het juiste type bovenaan het invoerscherm (radioknoppen).

De cursor begint in het Omschrijvings veld te knipperen.

De bedoeling is om hier een bestaand trefwoord in te typen dat een directe relatie heeft met de tekst die te vinden is op de bon. Bijvoorbeeld "Avia" of "Shell" of "Esso".

Als het een bestaand trefwoord betreft dan zal dit automatisch groen weergegeven worden.

Nieuw trefwoord nodig?
Als de bon een uitgave betreft waarvoor nog geen geschikt trefwoord is aangemaakt, dan is dat geen enkel probleem.
Vul in dat geval zelf een nieuw trefwoord in. Dit trefwoord zal blauw ingekleurd worden ten teken dat het een nieuw trefwoord wordt.

2nieuwtrefwoord
Als u zelf de kostenrekening kunt kiezen dan wordt het trefwoord hieraan gekoppeld. Lukt dat niet dan zal de registratie in een voorlopige boeking resulteren. Als uw boekhouder deze boeking later afmaakt, dan zal de grootboekrekening automatisch gekoppeld worden aan het nieuwe trefwoord.

De tijd is geen verplicht veld maar is wel raadzaam als er meerdere bonnen met dezelfde datum worden ingevoerd.
Er wordt in de achtergrond automatisch een factuurnummer voor de bon gegenereerd die wordt afgeleid uit de datum en de tijd met het formaat : YYYYMMDD-HHMM. Bijvoorbeeld 20160906-1851.  Dit maakt het terugzoeken van bonnen achteraf gemakkelijker.

Voor de meeste bonnen is dit genoeg om van de factuur een conceptboeking te genereren en volstaat het om met de knop Registreren de scanregistratie te voltooien.

Als het BTW bedrag afwijkt

Als het BTW-bedrag afwijkt, dan zijn we nog niet helemaal klaar. Het door Asperion geschatte BTW-bedrag wordt automatisch ingevuld in het BTW-veld. Als dit bedrag overeenkomt met die van de factuur dan hoeft hier niets ingevuld te worden.
In het geval dat het voorgestelde BTW-bedrag niet gelijk is aan het werkelijke BTW-bedrag op de factuur :

Omschrijvings veld

Het veld  Omschrijving  wordt automatisch gevuld met het trefwoord. Geadviseerd wordt om de tekst niet aan te passen.
Deze omschrijving gaat n.l. met de boeking mee zodat bij achteraf controle zo'n boeking makkelijker terug te vinden is. Diezelfde omschrijving wordt ook gebruikt bij de afletterfunctie van het bankafschrift. Op dit afschrift zal immers bij de afschrijving van brandstofkosten de naam van het tankstation, bijvoorbeeld "Avia" weergegeven worden en dan kan de match tussen bon en betaling (via de bank) snel en automatisch gemaakt worden.

Het is mogelijk om als omschrijving iets anders in te vullen. Maar dan kan de boeking moeilijker terug te vinden zijn en/of zal het automatisch afletteren mogelijk geen match opleveren en zal handmatig de match gemaakt moeten worden.


Genereren van de conceptboeking

Als alle velden zijn ingevuld van een bon zijn ingevuld en geregistreerd, dan verdwijnt de scan uit de lijst met scans.

Werk op dezelfde wijze de hele lijst met scans af en alle bonnen zijn geregistreerd. Als de inbox met scans leeg is, dan zijn alle bonnen tot conceptboeking verwerkt en staan ze voor de boekhouder klaar om eventueel nog gecontroleerd en vervolgens gejournaliseerd en doorgeboekt te worden naar het grootboek.

 

Bij automatische doorboeking is de factuur verwerkt

Als de administratie op automatische doorboeking is ingesteld dan is de bon verwerkt zodra er op de knop Registreren  is geklikt.

 

Voor de boekhouder.....

Als de administratie niet op automatische doorboeking is ingesteld dan zijn de facturen verwerkt.tot conceptboekingen, inclusief de scan als boekstuk. Deze worden dan toegevoegd aan het voor u vertrouwde overzicht met te journaliseren facturen in de module Financieel. Vanaf hier kunt u dus de draad oppakken en de boekingen controleren en verder  verwerken in de administratie.

Conceptboekingen van Bonnen die met een nieuw aangemaakt trefwoord zijn geregistreerd, zijn nog alleen te journaliseren. Door deze  boeking handmatig op de juiste grootboekrekening te boeken wordt de boeking journaliseerbaar. U heeft dan tegelijkertijd het trefwoord aan de grootboekrekening gekoppeld zodat deze vanaf dat moment door de registrerende cliënt gebruikt kan worden.

 

Nuttige links :

Tags bonnen registreren zzp Adminbox registreren
Disclaimer:
De voor u beschikbare functies worden bepaald door het type abonnement dat is afgesloten. Sommige hier beschreven functies kunnen voor u dus niet beschikbaar zijn en/of soms iets anders werken dan zoals hier beschreven.

Hoewel bij de totstandkoming van de informatie in dit document de uiterste zorg is betracht en er naar gestreefd is om deze informatie zo compleet en volledig mogelijk te maken en te houden, kan Asperion noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Asperion wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker. Teksten kunnen, zonder kennisgeving vooraf, veranderd worden.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Asperion

© Copyright - Asperion® en het Asperion logo zijn zowel handelsnaam als geregistreerde handelsmerken van Asperion Software B.V.