PrintAdmInbox instellen
Voor de goede werking van de AdmInbox zijn een aantal instellingen in de Setup Wizard van belang.
Als u toegang heeft tot de Setup Wizard kies dan als vogt :
Menu : 
> Setup Wizard, AdmInbox > Instellingen
Instellen 'grootboekrekening selectie bij registratie'
Beheerders van de administratie met toegang tot de Setup Wizard kunnen deze functie instellen.
Werking van de functie
Asperion stelt tijdens het registreren van scans in de AdmInbox automatisch een grootboekrekening voor die in de meeste gevallen ook van toepassing zal zijn. Deze rekening wordt bepaald uit de instellingen in de administratie, de historie aan reeds gemaakte boekingen en andere, zelflerende functies waar Asperion gebruik van maakt.
Door de optie Grootboekrekening selectie bij registratie aan te vinken is het mogelijk om tijdens het registreren van een scan zelf een andere grootboekrekening te kiezen voor de boeking die bij de Scan wordt aangemaakt. Het voordeel van deze functie is dat tijdens het registreren zichtbaar is op welke rekening er geboekt gaat worden en dat men de mogelijkheid heeft om een andere rekening te kiezen als dit nodig is. Bijvoorbeeld als het om een activum gaat in plaats van een gewone, niet-activeerbare aanschaf.
Het volgende is van belang :
- Bij registratie van inkoop facturen en bonnen zijn alle grootboekrekeningen van het rekeningtype "Inkoop/kosten" (W/V) en van het type "Neutraal" selecteerbaar.
- Bij het registreren van verkoopfacturen zijn grootboekrekeningen van het type "Verkoop/omzet" en van het type "Neutraal" selecteerbaar.
Er kan op deze manier alleen gekozen worden uit relevante rekening typen. Dat voorkomt fouten en de noodzaak om te moeten kiezen uit onnodig lange lijsten met (ook niet relevante) grootboekrekeningen.
Kan de gewenste rekening niet geselecteerd worden?
Geen probleem! Dan moet het type van die rekening éénmalig omgezet worden naar één van bovengenoemde typen.
Zo kan een kostenrekening nog op type "Winst/Verlies" staan en deze moet dan omgezet worden naar "Inkoop/kosten". Voor verkoopfacturen zal een zelfde omzetting nodig zijn naar "Verkoop/Omzet".
Om een investering (activum) of bijv. borg vast te leggen, dan wordt de betreffende grootboekrekening alleen selecteerbaar als deze van het type "Balans overig" omgezet wordt in rekeningtype "Neutrale rekening".
Wijziging van rekeningtypen is mogelijk via de menufunctie : : Setup Wizard > Rekeningschema > Grootboekrekeningen.
Instellen 'Activa voorstel bij scan registratie'
Als deze optie wordt AAN gezet en in de AdmInbox wordt een factuur van meer dan € 450,- (excl. BTW) geboekt, dan verschijnt er een scherm waarop u kunt aangeven dat het een activum betreft.
Zie voor informatie over de werking: /adminbox/activa-registreren-in-de-adminbox.aspx
Instellen boncrediteur
Dit gebeurt eenmalig. Het blijft mogelijk om later van boncrediteur te veranderen. Alle nieuwe bonnen die daarna geregistreerd worden, zullen dan op die nieuwe crediteur geboekt worden. Het kan zijn dat een bestaande boncrediteur gebruikt moet worden. Daarom blijft het mogelijk om te kiezen uit alle bestaande crediteuren.
Echter wordt het aangeraden om een aparte crediteur aan te maken die voor de bonnen gebruikt gaat worden.
- Klik op het wijzig icoon (pennetje) en selecteer de gewenste crediteur
- Sluit af met de knop Opslaan.