Zoeken

Bonnen registreren in de module AdmInbox Boncrediteur instellen en Trefwoorden aanmaken Bonnen lijken steeds minder van belang nu steeds meer financiële transacties elektronisch verlopen. Toch heeft elke administratie nog altijd te maken met een berg bonnen...... Met de module AdmInbox kunnen bonnen snel en gemakkelijk geregistreerd worden tot conceptboeking. Omdat hier geen boekhoudervaring voor nodig is, zou elke cliënt dit ook zelf kunnen doen. Alle bonnen worden dan op een speciale boncrediteur geboekt. Door gebruik van trefwoorden wordt op de juiste grootboekrekening geboekt waarbij de aan de grootboekrekening gekoppelde BTW-code wordt gebruikt. Instructies voor de administratie beheerder Voordat de registratiefunctie gebruikt kan worden zijn een aantal instellingen vooraf nodig die hier worden beschreven. Deze instelling kan het beste door de verantwoordelijk boekhouder uitgevoerd worden, met name als daarna anderen (bijvoorbeeld cliënten of minder ervaren collega's) de bonnenregistratie voor hun rekening nemen. Hoe werkt het precies? Bij het registreren in de module AdmInbox volstaat het om de bon met een trefwoord te karakteriseren waarmee de aard van de uitgave wordt aangegeven. Bijvoorbeeld  "Shell" als u daar getankt heeft of "Jumbo" voor aanschaffingen bij die supermarkt. Deze trefwoorden kunnen zowel van te voren als tijdens het registreren/boeken aangemaakt worden. Geadviseerd wordt om voor trefwoorden te kiezen die ook op de bonnen kunnen voorkomen. Dat maakt het OCR proces efficiënter en hetzelfde trefwoord wordt automatisch meegenomen met de omschrijving van elke boeking hetgeen het automatische bankafletterproces ten goede zal komen.

Deze instellingen alleen nodig bij bonnen registratie in de module AdmInbox
Bonnen registreren via de AdmInbox stelt gebruikers met weinig tot geen boekhoud ervaring in staat alle bonnen toch correct en foutloos te boeken.
Bent u een ervaren boekhouder en boekt u zèlf alle bonnen voor uw cliënten? Wilt u dan liever zonder subboek direct op kosten boeken? Dat kan ook. Dan kunt u bonnen direct aan boekingen koppelen, dus zonder subboek. In dat geval zijn de hier beschreven instellingen niet nodig. U hoeft dan na het uploaden van een bon deze alleen nog maar te koppelen aan de boeking. Dit kan tijdens het reguliere boekingsproces gebeuren. Lees meer....

Bonnen kunnen ook in de module Financieel geboekt worden (als inkoopfactuur). Daar heeft u alle vrijheid om de bon te boeken zoals u wilt. Ook kunt u dan van meerdere bonnencrediteuren gebruik maken. Als u alle bonnen alleen zo wilt verwerken, dan zijn de hier beschreven instellingen niet nodig.

Crediteur voor bonnen instellen

Bonnen die in de module AdmInbox geboekt worden, worden allen op dezelfde boncrediteur geboekt. Deze crediteur moet voor elke administratie éénmalig ingesteld worden in de Setup Wizard.

• STAP-1 : Aanmaken speciale boncrediteur
  
  Maak een crediteur aan op de gebruikelijke wijze. Als een bestaande crediteur hiervoor gebruikt gaat worden, dan is deze stap niet nodig.
  
  Menu : Inkoop > Crediteuren/ Leveranciers
  
  Geadviseerd wordt om voor bonnenregistratie in de AdmInbox een aparte crediteur aan te maken met een omschrijving die deze als boncrediteur makkelijk laat herkennen. Zoals "Bon crediteur". Het is niet nodig om voor deze crediteur een BTW-code in te stellen op de crediteurkaart. De AdmInbox leidt bij het genereren van de boeking de BTW code af van de grootboekrekening waarop een bon geboekt wordt. Deze grootboekrekening wordt weer bepaald door het trefwoord waarmee een bon geregistreerd wordt.
  
  

  Tip :
  Het is handig (maar niet noodzakelijk) om ook een aparte crediteursoort aan te maken (met desnoods een eigen grootboekrekening) en hier de bonnen crediteur aan te koppelen,  In diverse rapportages kan dan gefilterd worden op deze crediteursoort om overzichten te kunnen maken van alle geboekte bonnen (bijvoorbeeld bij het overleg met de cliënt).

  
  
• STAP-2 : Instellen boncrediteur
  
  Dit instellen gebeurt eenmalig in de Setup Wizard. Klik hier om voor de uitleg hoe dit te doen.
  
  

• STAP-3 : Instellen grootboekrekening selectie optie
  
  Het is ook mogelijk om de AdmInbox gebruiker in staat te stellen om bij het registreren zelf de omzet- of kostenrekening voor elke boeking te laten aanpassen. De beheerder van de administratie kan dit mogelijk maken. Standaard staat deze optie uit.
  Dit instellen gebeurt eenmalig in de Setup Wizard. Klik hier om voor de uitleg hoe dit te doen.
  
  

Beheer van Trefwoorden voor bonnen registratie

Trefwoorden voor bonnen worden tijdens het registreren van bonnen in de AdmInbox gebruikt. Ze leggen direct de link tussen het trefwoord en de grootboekrekening waarop deze geboekt moet worden. Trefwoorden kunnen zowel vooraf als tijdens het registreren en boeken aangemaakt worden.

Trefwoorden kunnen tijdens het registreren aangemaakt worden. Trefwoorden ook vooraf ingesteld worden. Dit gaat als volgt :

Menu : Algemeen > Setup Wizard > Basisgegevens > Trefwoorden

Er zijn 2 typen trefwoorden. Trefwoorden die worden gebruikt bij het automatisch afletteren van bankafschriften (type : Bank) en trefwoorden die bij het registreren van bonnen in de module AdmInbox (type : Bonnen) worden gebruikt.

Trefwoorden Type "Bank"
Met deze trefwoorden kunnen bankmutaties waar geen in- of verkoopfacturen tegenover staan worden afgeletterd.
Er wordt een match gezocht op basis van het bankrekeningnummer en/of een omschrijving of naam van de begunstigde c.q afzender.
Klik hier voor een uitgebreide beschrijving.


Trefwoorden Type "Bonnen"
Wordt er gebruik gemaakt van de module AdmInbox om bonnen te registreren, dan kunnen hier trefwoorden van het type ‘Bonnen’ worden aangemaakt. In dit geval is het veld "Bankrekeningnummer" niet van toepassing.
Nieuwe trefwoorden kunnen overigens ook tijdens het registreren aangemaakt worden.

Kies hier trefwoorden die op een bon zouden kunnen voorkomen. Zoals "Shell" of "Esso". Dan zal de scan & herkenfunctie (OCR) direct kunnen herkennen op wat voor kostenrekening de bon geboekt moet worden. Beschrijvende trefwoorden die het soort uitgave typeren, zoals "Brandstof",  werken het beste als bonnen hoofdzakelijk met de hand geregistreerd gaan worden.

 

Zo worden trefwoorden aangemaakt en beheerd

Klik op Toevoegen

Bij het aanmaken van trefwoorden is de betekenis van de invoervelden als volgt :

Type		Vink aan waarvoor het trefwoord gebruikt zal worden: "Bank" of "Bonnen".
Trefwoord		Vul een kenmerkende tekst in, waar het programma op kan zoeken.
Bankrekeningnummer		Als deze is ingevuld dan wordt hier ook op gezocht (niet van toepassing bij scans van het type "Bonnen").
Omschrijving		Is bedoeld als uitleg bij het trefwoord, maar wordt niet meegenomen naar het bankafschrift.
Grootboekrekening		Moet aangegeven worden om de gevonden match op te kunnen boeken. Er kunnen meerdere trefwoorden gekoppeld worden aan dezelfde grootboekrekening.

 

Let op : Om boekingsfouten te voorkomen is het niet mogelijk om hetzelfde trefwoord voor zowel type Bank als type Bonnen aan te maken.

 

Nuttige link :

• Alle pagina’s over bonnen

Tags

trefwoorden

boncrediteur

trefwoorden overzicht en beheer

Disclaimer:
De voor u beschikbare functies worden bepaald door het type abonnement dat is afgesloten. Sommige hier beschreven functies kunnen voor u dus niet beschikbaar zijn en/of soms iets anders werken dan zoals hier beschreven.

Hoewel bij de totstandkoming van de informatie in dit document de uiterste zorg is betracht en er naar gestreefd is om deze informatie zo compleet en volledig mogelijk te maken en te houden, kan Asperion noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Asperion wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker. Teksten kunnen, zonder kennisgeving vooraf, veranderd worden.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Asperion

© Copyright - Asperion® en het Asperion logo zijn zowel handelsnaam als geregistreerde handelsmerken van Asperion Software B.V.