Het Incassovoorstel

Asperion heeft de mogelijkheid om de openstaande verkoopfacturen te verzamelen in een incassovoorstel. De definitieve samenstelling van een nieuw incassovoorstel kan de gebruiker zelf bepalen om er vervolgens een incassobestand van te maken, ook wel incassobatch genoemd.
Deze incassobatch kan vervolgens in de telebankier omgeving ter verwerking aangeboden worden aan de bank die de incasso's dan zal uitvoeren.

Voordat u de incasso functie gebruikt

Voordat u de incasso functie gebruikt is het van belang om op de hoogte te zijn van een aantal zaken :

Incassoregels voor SEPA
Voor incasso's in het SEPA formaat gelden een aantal belangrijke spelregels en wetenswaardigheden. Als u die nog niet kent dan is het van belang dat u zich hiervan eerst op de hoogte stelt. Uw bank kan u daarover uitgebreid informeren. In de Asperion Online Help wordt uitgelegd hoe de incassofunctie werkt als gevolg van de SEPA regels. Er wordt daarbij van uitgegaan dat u in grote lijnen met de SEPA incasso regels en terminologie op de hoogte bent.
Sluit incassocontract met de bank af
Als u openstaande bedragen bij uw debiteuren wilt incasseren, dan moet u een incassocontract met uw bank afsluiten. Vraag er naar bij uw bank en bedenk daarbij of u "Euro incasso's" of "Bedrijven Euro incasso's" wilt gaan gebruiken. Dit zijn nl. verschillende contracten. Voer de incassant ID in bij de Administratie instellingen in de Setup Wizard.
Sluit per debiteur een incasso mandaat af
Omdat u een incasso mandaat (machtiging) met elke debiteur moet afsluiten kunt u op de debiteurkaart (TAB Incasso) mandaten aanmaken en registreren met de mandaat registratie functie. Door een mandaat van een debiteur te registreren weet Asperion dat u daarover beschikt en zal de incassofunctie voor die debiteur te gebruiken zijn.
Beschikt u al over (oude) incasso machtigingen, dan mogen die onder bepaalde stricte voorwaarden ook na de overgang naar SEPA nog gebruikt worden. Dat gaat weliswaar sneller maar hiervoor moet wel op een speciaal voorgeschreven manier een mandaat in Asperion aangemaakt worden. Zie de speciale instructies voor deze mandaten.
Tip : Gebruik factuur vervaldatum als pre-notificatiedatum
Als pre-notificatie datum kan de vervaldatum van een factuur gebruikt worden. Bij het factureren kan dan op de factuurlayout de berekende vervaldatum meegenomen worden zodat de debiteur formeel op de hoogte is gebracht van de datum waarop er geincasseerd gaat worden. De factuur moet dan in een incassobatch meegenomen worden die diezelfde vervaldatum als uitvoerdatum heeft.

Een incassobatch kent één datum waarop de bank alle facturen in de batch zal incasseren. Dus door alle facturen met eenzelfde vervaldatum te verzamelen en deze datum met de incassobatch uitvoerdatum overeen te laten komen, kan dus precies aan de pre-notificatie verplichtingen voldaan worden. Let bij dit alles op een tijdige aanmaak van de batches (minstens 3 dagen vóór de uitvoerdatum) zodat de bank voldoende tijd heeft om de incasso uit te kunnen voeren. Als de bank niet genoeg tijd heeft dan wordt de incasso wel uitgevoerd maar mogelijk later dan de vervaldatum en dus ook later dan de prenotificatie datum..
Of incasseer rekening houdende met een andere prenotificatie wijze
Uiteraard kan er ook op een andere manier de prenotificatie plicht ingevuld worden. Maar dan moet er op een andere wijze voor gezorgd worden dat er precies geincasseerd wordt op de datum die in het pre-notificatiebericht is genoemd.

Nuttige links