PrintIncassobatches controleren
Asperion heeft de mogelijkheid om de openstaande verkoopfacturen te verzamelen in een incassovoorstel die de basis vormt voor een incassobatch. Deze incassobatch kan vervolgens in de telebankier omgeving ter verwerking aangeboden worden aan de bank die de incasso's dan zal uitvoeren.
Bij die verwerking kan het voorkomen dat niet alle incasso opdrachten worden uitgevoerd. Nadat de incassobatch is ingelezen in het bankafschrift en het bankafschrift is doorgeboekt zullen de niet uitgevoerde incasso opdrachten weer vrijgegeven moeten worden zodat ze opnieuw ter incasso kunnen worden aangeboden.
Menuoptie : [Financieel] > Bankzaken > Incasso batches
Klik op de knop "Controle na afletteren".
Voorbeeld van een batch waarin de eerste regel een mandaat betreft waarop al eens succesvol is geincasseerd. De tweede regel betreft een mandaat waarop mogelijk nog niet eerder is geincasseerd. Het kan echter zijn dat de bank dit wel als een eerste incasso (poging) heeft geregistreerd. Het is nu aan de gebruiker om de mandaatstatus hierop af te stemmen.
Met de functie “Incassobatches Controleren” wordt de lijst getoond van alle facturen waarvoor een incasso opdracht niet gelukt c.q. uitgevoerd is. Door klikken op “Opdrachten verwerken” worden al deze facturen vrijgegeven zodat ze weer in het incassovoorstel te zien zijn om in een nieuwe incassobatch op te kunnen nemen.
Incassostatus instellen
Er kan per factuur direct aangegeven worden of deze in het nieuwe incassovoorstel de incassostatus “Opnieuw” (groen stoplicht/regel) of “Vasthouden” (Rood stoplicht/regel) heeft. Soms is het nodig om een factuur even vast te houden voor incasso totdat de klant er klaar voor is, bijvoorbeeld door genoeg saldo op de rekening te hebben.
Mandaatstatus instellen
De SEPA regels schrijven voor dat in een incassobatch (type SEPA) meegegeven moet worden of een mandaat voor het eerst wordt gebruikt of niet.
Asperion houdt deze mandaatstatus automatisch bij dus een gebruiker hoeft hier in principe geen rekening mee te houden. De eerste keer dat een mandaat gebruikt wordt krijgt deze automatisch de status “Eerste” mee in een batch en alle volgende incasso opdrachten met dit mandaat krijgen automatisch de status “Herhaling” mee.
Als er na de eerste succesvolle incasso opdracht een volgende incasso mislukt, dan is de mandaat status niet meer te wijzigen. Er kan tenslotte maar één de eerste zijn. Bij het vrijgeven van mislukte opdrachten hoeft dan ook geen keus voor mandaatstatus verandering gemaakt te worden.
Maar als een “eerste” incasso opdracht mislukt, dan is het niet vanzelfsprekend dat de volgende incasso op het gebruikte mandaat wederom de status “Eerste” krijgt.
Er worden 2 situaties onderscheiden :
- De incasso opdracht voor het gebruikte mandaat werd door de bank geweigerd, bijvoorbeeld omdat de bank (nog) niet op de hoogte was van het bestaan van het mandaat. Voor de bank heeft de Eerste incasso dan nog steeds niet plaatsgevonden.
Asperion kan niet weten dat zo’n weigering de reden is. In dat geval moet de gebruiker dit aangeven door de “Mandaatstatus na vrijgeven” expliciet (terug) op “Eerste” te zetten. - De incasso opdracht voor het gebruikte mandaat werd door de bank verwerkt maar tegelijkertijd gestorneerd, bijvoorbeeld omdat er niet genoeg saldo was. Voor de bank is er dan dus WEL sprake van een Eerste incasso ook al heeft deze niet tot een inning van het factuurbedrag geleid.
Asperion kan niet weten dat een stornering de reden is. In dat geval moet de gebruiker dit aangeven door de “Mandaatstatus na vrijgeven” expliciet op “Herhaling” te zetten c.q. te laten staan.
Tip : Is er sprake van een incasso opdracht op 1 mandaat (met status “Eerste”) voor meerdere facturen in dezelfde batch, dan worden deze automatisch samengenomen tot één incasso opdracht die dan de status “Eerste” meekrijgt.
Advies : Om mogelijke problemen en onduidelijke situaties te voorkomen is het raadzaam om een incasso opdracht voor een nieuw mandaat slechts in één batch op te nemen en met verdere incasso’s op dit mandaat te wachten totdat deze (eerste) incasso opdracht gelukt is. Als er op dat mandaat in deze beginsituatie al incasso’s in meerdere batches lopen dan wordt de situatie onnodig complex.
Backgrounder : Zodra de banken het nieuwe CAMT formaat voor bankafschriften in gebruik nemen, dan kan Asperion wel een-eenduidig weten of een incasso door de bank wel- of niet verwerkt is en kan de mandaatstatus volautomatisch geregeld worden. Zodra dit het geval is dan wordt deze functionaliteit aangepast c.q. vereenvoudigd.
In het Incassobatch controle scherm worden dus alle facturen getoond waarvoor de incasso opdracht niet gelukt is. Een korte uitleg van het scherm:
| Veld | Beschrijving | |
| Incassostatus na vrijgeven | : | Er kan per factuur direct aangegeven worden of deze in het eerstvolgende incassovoorstel de incassostatus “Opnieuw” (groen stoplicht/regel) of “Vasthouden” (Rood stoplicht/regel) heeft. Soms is het nodig om een factuur even vast te houden voor incasso totdat de klant er klaar voor is, bijvoorbeeld door genoeg saldo op de rekening te hebben. |
| Mandaat | : | Het nummer van het mandaat op grond waarvan de factuur werd geïncasseerd. Deze is te vinden op de debiteurkaart van de debiteur, tabblad "Incasso". |
| Mandaatstatus na vrijgeven | : | Instellen op "Eerste" of op "Herhaling". Lees bovenstaande instructies aandachtig alvorens hier de keus te maken. |
| Opdrachten verwerken | : | Door op deze knop te klikken worden alle facturen vrijgegeven om opnieuw in een incassovoorstel meegenomen te worden. |
Belangrijk :
Uiteraard moet u deze functie pas gebruiken NADAT de batch door de bank is verwerkt en de ontvangen mutaties in de boekhouding zijn verwerkt en doorgeboekt.
Nuttige links