Deze instellingen gelden voor de hele help en blijven op dit apparaat bewaard.
Mandaat registratie met het tabblad “Incasso”
Laatst bijgewerkt
De debiteurenkaart is opgebouwd uit verschillende tabbladen. Hierdoor kunnen de gegevens van de debiteur overzichtelijk bewaard en teruggevonden worden. Het tabblad Incasso is van belang als er gebruik gemaakt wordt van de incassofunctie. Het bevat de mandaat registratiefunctie.
Het overzicht van alle debiteurenkaarten is te vinden via het Menu: Verkoop > Debiteuren: Overzicht
Klik op een debiteur en de TAB structuur wordt zichtbaar.
Klik op het tabblad Incasso om de inhoud zichtbaar te maken.
Fragment van een debiteur/opdrachtgever details kaart
In het tabblad wordt een overzicht gegeven van alle Incasso Mandaten die met de debiteur zijn afgesloten. Als de lijst leeg is, dan kan er niet op de debiteur geïncasseerd worden.
Hierbij een uitleg van de diverse functies en kolommen in het overzicht:
Kolom info
Betekenis en gebruik
In eerste kolom De klok geeft aan dat er gewacht moet worden totdat een getekend mandaat is ontvangen en geregistreerd. Er kan nog NIET geïncasseerd worden.
Klik op de vlag om een getekend mandaat te registreren door de datum van de handtekening in te voeren. De klok verandert in een groen licht.
Een groen licht geeft aan dat het mandaat is geregistreerd en geldig voor gebruik. Er kan NU geïncasseerd worden.
Een rood licht geeft aan dat het mandaat, al dan niet tijdelijk, op inactief is gezet. Incasso met dit mandaat is dan niet mogelijk. Om een mandaat op inactief te zetten moet het met het wijzig icoon geopend worden en de “Actief”-box uitgevinkt worden.
Mandaat
Elk mandaat moet een uniek nummer hebben. Bij het aanmaken van een nieuw mandaat wordt automatisch een volgnummer toegekend. De gebruiker kan dit nummer, indien gewenst, zelf veranderen. Er wordt gecontroleerd of een nummer uniek is.
Type
Er zijn twee typen mandaten waarvoor met name verschillende storneringsregels gelden.
De Euro Incasso die zowel voor consumenten als voor bedrijven gebruikt kan worden.
De Bedrijven Euro incasso die uitsluitend voor bedrijven gebruikt kan worden..
Frequentie
Hier wordt aangegeven of het mandaat een Eenmalig of Doorlopend mandaat is.
Status
In deze kolom wordt de gebruiksstatus van een mandaat aangegeven. Er zijn 2 mogelijkheden:
Een Doorlopend mandaat kent de Statussen “Eerste” of “Herhaling”.
Een Eenmalig mandaat kent de Statussen “Ongebruikt” of “Gebruikt”.
Tip : De Status wordt door Asperion in eerste instantie automatisch bijgehouden. In de praktijk wil het nog wel eens voorkomen dat de banken na een eerste incasso, “iets anders omgaan” met het begrip Status waardoor een volgende incasso wordt geweigerd omdat deze een verkeerde status meekrijgt. In dat geval moet de gebruiker zelf de status kunnen veranderen om een volgende incasso met dit mandaat met succes te kunnen doen. Gebruik voor een statusverandering het Wijzig icoon.
Klik op het pdf icoon om een mandaat te downloaden en te bewaren, af te drukken en/of te verzenden.
Klik op het Wijzig icoon om het mandaat aan te passen.
Een Incasso Mandaat is een incasso machtiging in een vorm (SEPA) die de eerdere incasso machtigingen (CLIEOP) vervangt. Het is een document dat door elke debiteur getekend moet worden en waarin aan u, als Incassant, het recht verleend wordt om openstaande bedragen te incasseren. Om te kunnen incasseren moet u beschikken over een geldig Incasso Mandaat. Minstens één per debiteur!
Onder de strikte SEPA-regels moeten mandaten nauwgezet bewaard worden en zijn ze opvraagbaar door debiteuren of banken in geval van een dispuut.
Het proces om een geldig mandaat te verkrijgen wordt voorgeschreven door de SEPA-regelgeving. Asperion ondersteunt, waar mogelijk, dit proces met de hier beschreven Mandaat registratiefunctie.
Om een geldig mandaat te kunnen genereren zijn naast de standaard debiteurgegevens ook de bankgegevens noodzakelijk, met name de IBAN en BIC codes. Zonder deze gegevens kan geen mandaat aangemaakt worden. Als een mandaat eenmaal is aangemaakt en in gebruik genomen is, dan kunnen IBAN en BIC codes uiteraard niet zomaar meer veranderd of verwijderd worden.
Om een nieuw SEPA mandaat te verkrijgen moeten de volgende stappen doorlopen worden:
Klik op de knop Toevoegen.
Vul alle mandaatgegevens in. Voor het mandaatnummer wordt automatisch een volgnummer gegenereerd. Dit kan overschreven worden met een eigen nummer. Begin en einddatum zijn voorstellen en kunnen door eigen datums vervangen worden. Kies voor een doorlopend mandaat een datum ver in de toekomst.
Klik op Opslaan. Op basis van de gegevens wordt automatisch een mandaat in pdf vorm aangemaakt en u keert terug naar het tabblad Incasso.
Download de pdf door op het pdf icoon te klikken en stuur deze ter ondertekening naar de debiteur.
Registreer datum van de handtekening door op de vlag te klikken na de ontvangst van het getekende mandaat.
Het mandaat is nu geldig en er kan vanaf nu op de debiteur geïncasseerd worden.
Oude machtigingen zijn nog te gebruiken! Beschikt u al over (oude) incassomachtigingen, dan mogen die onder bepaalde strikte voorwaarden ook voor SEPA-incasso’s gebruikt worden. Dat gaat weliswaar sneller maar hiervoor moet wel op een speciaal voorgeschreven manier een mandaat in Asperion aangemaakt worden. Zie de speciale instructies voor deze mandaten.
