Debiteuren stamgegevens

Aanmaak, en beheer van debiteuren gegevens
en instellingen

Mandaat registratie met het tabblad "Incasso"

De debiteurenkaart is opgebouwd uit verschillende tabbladen. Hierdoor kunnen de gegevens van de debiteur overzichtelijk bewaard en teruggevonden worden.
Het tabblad Incasso is van belang als er gebruik gemaakt wordt van de incassofunctie. Het bevat de mandaat registratiefunctie.

 

Het overzicht van alle debiteurenkaarten is te vinden via het Menu: Verkoop > Debiteuren / Opdrachtgevers

Incasso _tab3
Fragment van een debiteur/opdrachtgever details kaart

In het tabblad wordt een overzicht gegeven van alle Incasso Mandaten die met de debiteur zijn afgesloten. Als de lijst leeg is, dan kan er niet op de debiteur geïncasseerd worden.

Hierbij een uitleg van de diverse functies en kolommen in het overzicht:  

Kolom info Betekenis en gebruik
    Clock In eerste kolom
De klok geeft aan dat er gewacht moet worden totdat een getekend mandaat is ontvangen en geregistreerd. Er kan nog NIET geïncasseerd worden.
   Finish Klik op de vlag om een getekend mandaat te registreren door de datum van de handtekening in te voeren. De klok verandert in een groen licht.
    Green Dot Een groen licht geeft aan dat het mandaat is geregistreerd en geldig voor gebruik. Er kan NU geïncasseerd worden.
    Red Dot Een rood licht geeft aan dat het mandaat, al dan niet tijdelijk, op inactief is gezet. Incasso met dit mandaat is dan niet mogelijk. Om een mandaat op inactief te zetten moet het met het wijzig icoonEditicoon geopend worden en de "Actief"-box uitgevinkt worden.
Mandaat Elk mandaat moet een uniek nummer hebben. Bij het aanmaken van een nieuw mandaat wordt automatisch een volgnummer toegekend. De gebruiker kan dit nummer, indien gewenst, zelf veranderen. Er wordt gecontroleerd of een nummer uniek is.
Type

Er zijn twee typen mandaten waarvoor met name verschillende storneringsregels gelden.

  • De Euro Incasso die zowel voor consumenten als voor bedrijven gebruikt kan worden.
  • De Bedrijven Euro incasso die uitsluitend voor bedrijven gebruikt kan worden..
Frequentie Hier wordt aangegeven of het mandaat een Eenmalig of Doorlopend mandaat is.
Status In deze kolom wordt de gebruiksstatus van een mandaat aangegeven. Er zijn 2 mogelijkheden:
  • Een Doorlopend mandaat kent de Statussen "Eerste" of "Herhaling".
  • Een Eenmalig mandaat kent de Statussen "Ongebruikt" of "Gebruikt".

Tip : De Status wordt door Asperion in eerste instantie automatisch bijgehouden. In de praktijk wil het nog wel eens voorkomen dat de banken na een eerste incasso, "iets anders omgaan" met het begrip Status waardoor een volgende incasso wordt geweigerd omdat deze een verkeerde status meekrijgt. In dat geval moet de gebruiker zelf de status kunnen veranderen om een volgende incasso met dit mandaat met succes te kunnen doen. Gebruik voor een statusverandering het Wijzig icoon.

   Pdf Klik op het pdf icoon om een mandaat te downloaden en te bewaren, af te drukken en/of te verzenden.
   Editicoon Klik op het Wijzig icoon om het mandaat aan te passen.

 

 

Wat is een Incasso mandaat?

Een Incasso Mandaat is een incasso machtiging in een vorm (SEPA) die de eerdere incasso machtigingen (CLIEOP) vervangt. Het is een document dat door elke debiteur getekend moet worden en waarin aan u, als Incassant, het recht verleend wordt om openstaande bedragen te incasseren. Om te kunnen incasseren moet u beschikken over een geldig Incasso Mandaat. Minstens één per debiteur!

Onder de strikte SEPA-regels moeten mandaten nauwgezet bewaard worden en zijn ze opvraagbaar door debiteuren of banken in geval van een dispuut.

 

Aanmaken van een mandaat

Het proces om een geldig mandaat te verkrijgen wordt voorgeschreven door de SEPA-regelgeving. Asperion ondersteunt, waar mogelijk, dit proces met de hier beschreven Mandaat registratiefunctie.

Om een geldig mandaat te kunnen genereren zijn naast de standaard debiteurgegevens ook de bankgegevens noodzakelijk, met name de IBAN en BIC codes. Zonder deze gegevens kan geen mandaat aangemaakt worden. Als een mandaat eenmaal is aangemaakt en in gebruik genomen is, dan kunnen IBAN en BIC codes uiteraard niet zomaar meer veranderd of verwijderd worden.

Om een nieuw SEPA mandaat te verkrijgen moeten de volgende stappen doorlopen worden:

  • Klik op de knop Toevoegen.
      
  • Vul alle mandaatgegevens in.
    Voor het mandaatnummer wordt automatisch een volgnummer gegenereerd. Dit kan overschreven worden met een eigen nummer. Begin en einddatum zijn voorstellen en kunnen door eigen datums vervangen worden. Kies voor een doorlopend mandaat een datum ver in de toekomst.
     
  • Klik op Opslaan.
    Op basis van de gegevens wordt automatisch een mandaat in pdf vorm aangemaakt en u keert terug naar het tabblad Incasso.
       
  • Download de pdf door op het pdf icoon  Pdf  te klikken en stuur deze ter ondertekening naar de debiteur.
       
  • Registreer datum van de handtekening door op de vlag Finish te klikken na de ontvangst van het getekende mandaat.

       

 
Addmandate

Het mandaat is nu geldig en er kan vanaf nu op de debiteur geïncasseerd worden.

Oude machtigingen zijn nog te gebruiken!
Beschikt u al over (oude) incassomachtigingen, dan mogen die onder bepaalde strikte voorwaarden ook voor SEPA-incasso's gebruikt worden. Dat gaat weliswaar sneller maar hiervoor moet wel op een speciaal voorgeschreven manier een mandaat in Asperion aangemaakt worden. Zie de speciale instructies voor deze mandaten.

 

 Nuttige links :

Terug naar :

 

Tags Incasso Mandaat Mandaatregistratie incassant debiteur / opdrachtgever details
Disclaimer:
De voor u beschikbare functies worden bepaald door het type abonnement dat is afgesloten. Sommige hier beschreven functies kunnen voor u dus niet beschikbaar zijn en/of soms iets anders werken dan zoals hier beschreven.

Hoewel bij de totstandkoming van de informatie in dit document de uiterste zorg is betracht en er naar gestreefd is om deze informatie zo compleet en volledig mogelijk te maken en te houden, kan Asperion noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Asperion wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker. Teksten kunnen, zonder kennisgeving vooraf, veranderd worden.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Asperion

© Copyright - Asperion® en het Asperion logo zijn zowel handelsnaam als geregistreerde handelsmerken van Asperion Software B.V.