Facturen importeren in het FMUTA-formaat

Met het FMUTA-formaat lees je verkoopfacturen, inkoopfacturen en memoriaalboekingen in één CSV-bestand in Asperion in. Zo importeer je facturen die zijn aangemaakt in een ander softwarepakket. Elke factuur bestaat uit een kopregel en een of meer boekingsregels.

Voordat je begint#

Voor deze functie heb je de module Import/Export nodig. Zonder die module staat het menu-item niet in je administratie.
De FMUTA-import gebruikt een vaste bestandsstructuur. Je hoeft hiervoor geen importdefinitie aan te maken of in te richten.
De debiteuren en crediteuren waar je facturen naar verwijzen, staan al in je administratie. Importeer ze zo nodig eerst als stamgegevens.
Maak je de facturen in een ander pakket? Vraag de leverancier dan of dat pakket een bestand in dit formaat kan maken.

Het bestand laten inlezen#

Maak een CSV-bestand met je facturen in het formaat dat hieronder staat beschreven.
Ga naar Extra › Import financiële mutaties.
Kies je CSV-bestand.
Start de import.

Bewaar je bestand zelf

Asperion bewaart het bestand niet dat je importeert. Wel legt Asperion vast welke gebruiker de import deed en wanneer.

Het resultaat

Elke factuur uit het bestand staat als boeking in het dagboek dat je in kolom 3 hebt opgegeven. Een verkoopfactuur komt in het subboek bij de debiteur uit kolom 10, een inkoopfactuur bij de crediteur uit kolom 11. De grootboekrekening en het btw-bedrag komen uit de boekingsregels.

Zo is het bestand opgebouwd#

Elke regel in het bestand is een kopregel of een boekingsregel. De velden binnen zo’n regel zijn de kolommen van het CSV-bestand.
Elke factuur begint met een kopregel. Die krijgt in kolom 1 het regelnummer 0.
Na de kopregel volgt voor elke factuurregel een boekingsregel, met in kolom 1 het regelnummer 1, 2, 3 enzovoort. Een factuur heeft minstens één boekingsregel.
Kopregel en boekingsregel hebben allebei 40 kolommen in een vaste volgorde. Een kolom die je niet gebruikt, laat je leeg. Kolom 40 is leeg maar moet wel aanwezig zijn.
Datums schrijf je als ddmmjjjj zonder scheidingstekens, bijvoorbeeld 01092026.
Bedragen schrijf je met twee decimalen en een punt, bijvoorbeeld 250.00.
In de kolom Formaat staat A voor tekst en N voor een getal. Het getal erachter is de maximale lengte: A60 is tekst van hoogstens 60 tekens, N8.2 is een getal met twee decimalen.

De kopregel#

De kolommen 9, 12, 21, 22, 27 tot en met 31 en 33 tot en met 40 van de kopregel zijn leeg.

Kolom	Veldnaam	Betekenis	Opmerking	Formaat
1	`regelnummer`	Regelnummer: altijd 0 voor een kopregel	verplicht	N3
2	`dagb_type`	Dagboektype, bijvoorbeeld V voor verkoop	verplicht	A1
3	`dagbknr`	Nummer van het dagboek	verplicht	A3
4	`periode`	Periode	wordt niet gebruikt	A3
5	`bkjrcode`	Boekjaar	wordt niet gebruikt	A2
6	`bkstnr`	Boekstuknummer		A8
7	`oms25`	Omschrijving		A60
8	`Date`	Factuurdatum		A8
10	`debnr`	Debiteurnummer	bij verkoopfacturen	A6
11	`crdnr`	Crediteurnummer	bij inkoopfacturen	A6
13	`bedrag`	Bedrag	wordt niet gebruikt	N8.2
14	`drbk_in_val`	Journaliseren in vreemde valuta		A1
15	`valcode`	Valuta	optioneel	A3
16	`koers`	Wisselkoers	optioneel	N5.6
17	`kredbep`	Kredietbeperking of betalingskorting		A1
18	`bdrkredbep`	Bedrag kredietbeperking of betalingskorting		N8.2
19	`vervdatfak`	Vervaldatum van de factuur		A8
20	`vervdatkrd`	Vervaldatum kredietbeperking of betalingskorting		A8
23	`weeknumm`	Weeknummer	wordt niet gebruikt	A2
24	`betaalref`	Betaalreferentie		A20
25	`betwijze`	Betaalwijze		A1
26	`grek_bdr`	Bedrag G-rekening		N8.2
32	`storno`	Stornoboeking		A1

De boekingsregel#

De kolommen 14, 17 tot en met 20, 23 tot en met 26, 30, 31 en 33 tot en met 40 van de boekingsregel zijn leeg.

Kolom	Veldnaam	Betekenis	Opmerking	Formaat
1	`regelnummer`	Regelnummer: 1, 2, 3 enzovoort binnen de factuur	verplicht	N4
2	`dagb_type`	Dagboektype, gelijk aan de kopregel	verplicht	A1
3	`dagbknr`	Nummer van het dagboek	verplicht	A3
4	`periode`	Periode	wordt niet gebruikt	A3
5	`bkjrcode`	Boekjaar	wordt niet gebruikt	A2
6	`bkstnr`	Boekstuknummer		A8
7	`oms25`	Omschrijving van de regel		A60
8	`Date`	Datum		A8
9	`reknr`	Grootboekrekening	verplicht	A9
10	`debnr`	Debiteurnummer	bij memoriaalboekingen	A6
11	`crdnr`	Crediteurnummer	bij memoriaalboekingen	A6
12	`faktuurnr`	Onze referentie		A8
13	`bedrag`	Bedrag van de boekingsregel	verplicht	N8.2
15	`valcode`	Valuta		A3
16	`koers`	Wisselkoers		N5.6
21	`btw_code`	Btw-code		A3
22	`btw_bdr`	Btw-bedrag		N8.2
27	`kstplcode`	Kostenplaatscode		A8
28	`kstdrcode`	Kostendragercode		A8
29	`aantal`	Aantal		N8.2
32	`storno`	Stornoboeking		A1

Voorbeeld met verkoopfacturen#

Twee verkoopfacturen in dagboek 80. De tweede factuur heeft twee boekingsregels. Kolommen die in dit voorbeeld leeg zijn, staan niet in de tabel. Gebruik in je eigen bestand het nummer van je eigen verkoopdagboek, je eigen grootboekrekeningen en je eigen btw-codes.

Kolom	Kopregel factuur 1	Boekingsregel	Kopregel factuur 2	Boekingsregel 1	Boekingsregel 2
1 regelnummer	0	1	0	1	2
2 dagb_type	V	V	V	V	V
3 dagbknr	80	80	80	80	80
6 bkstnr	20260001	20260001	20260002	20260002	20260002
7 oms25	Factuur 20260001	Advieswerk	Factuur 20260002	Advieswerk	Reiskosten
8 Date	01092026	01092026	03092026	03092026	03092026
9 reknr		8000		8000	8010
10 debnr	10001		10002
13 bedrag	250.00	250.00	400.00	350.00	50.00
19 vervdatfak	01102026		03102026
21 btw_code		GEEN		GEEN	GEEN
22 btw_bdr		0.00		0.00	0.00
24 betaalref	20260001		20260002

Werkt het niet?#

Je ziet Import financiële mutaties niet staan in het menu Extra. Dan is de module Import/Export niet beschikbaar in je administratie. Neem contact op met de helpdesk.
Asperion neemt het bestand niet aan. Controleer of elke regel 40 kolommen heeft, ook als de laatste kolommen leeg zijn, en of elke kopregel wordt gevolgd door minstens één boekingsregel.
Een factuur komt niet bij de juiste klant of leverancier. Controleer of het nummer in kolom 10 of 11 precies gelijk is aan het debiteur- of crediteurnummer in Asperion.
Datums of bedragen worden verkeerd gelezen. Controleer of datums als ddmmjjjj staan en bedragen een punt als decimaalteken hebben. Een spreadsheetprogramma zet dat bij het opslaan soms om.