Heb je als accountant een ISM-2- of ISM-3-administratie in het Accountancy Dashboard, dan stel je de bankkoppeling samen met je klant in. Je hebt de inloggegevens van je klant bij de bank niet nodig: je klant haalt bij de bank een overeenkomstnummer op en jij voert dat nummer in het dashboard in.
Jullie hoeven daarvoor niet achter dezelfde computer te zitten. Een telefonisch overleg is genoeg, zolang je klant ondertussen achter de eigen computer zit. Reken op een kwartier.
Deze procedure geldt voor de banken die een overeenkomstnummer afgeven: de Rabobank en INGbank. Bankiert je klant ergens anders, kijk dan bij Automatische Bankkoppelingen welke koppeling bij die bank hoort.
Voordat je begint#
- Je dashboardprofiel heeft toegang tot het menu Instellingen.
- Voor elke bankrekening die je wilt koppelen bestaat er al een bankdagboek in de administratie. Zonder dagboek komt de rekening straks niet in beeld en kun je de koppeling niet afmaken. Lees hoe je dagboeken aanmaakt en beheert.
- Je hebt de rekeningnummers van je klant bij de hand, met de naam van de bank en de BIC-code. Die heb je nodig om de bankdagboeken aan te maken.
- Je klant kan op hetzelfde moment achter de eigen computer zitten en telefonisch bereikbaar zijn.
Maak eerst de bankdagboeken aan
Voor een bankrekening zonder eigen bankdagboek komt er geen koppeling tot stand. Het heeft dan geen zin om de stappen hieronder te doorlopen: je klant heeft het overeenkomstnummer dan voor niets opgehaald.
Je doorloopt de stappen één keer per combinatie van klant en bank. Heeft je klant rekeningen bij meerdere banken, dan herhaal je ze per bank.
Stap 1. Laat je klant het overeenkomstnummer ophalen#
Bel je klant en laat hem op de gebruikelijke manier inloggen in zijn eigen internetbankieromgeving. Daar gaat hij naar de instellingen voor online boekhouden. Waar die staan, verschilt per bank. Loods je klant er zo nodig doorheen: je kunt niet op zijn scherm meekijken.
Bij de Rabobank#
- Kies Betalen & Sparen › Online Boekhoudpakket › Instellingen.
- Kies Asperion uit de lijst met boekhoudleveranciers.
- Klik op Rekeningen onderhouden.
Bij de INGbank#
- Klik in de lijst met snelkoppelingen, rechtsonder in het scherm van Mijn ING Zakelijk, op Koppeling Boekhoudpakket.
- Kies Asperion uit de lijst met boekhoudpakketten.
- Klik op Aanvragen / Wijzigen.
En daarna, bij beide banken#
Je klant komt nu op het inlogscherm van Asperion. Omdat hij zelf niet in de administratie kan inloggen of geen rechten heeft om de koppeling te bevestigen, staat er een extra knop Activeer op dat scherm.
- Vraag je klant om op Activeer te klikken. Het scherm met het overeenkomstnummer verschijnt.
Het overeenkomstnummer komt van de bank en staat groot op het scherm van je klant. - Vraag je klant om het Overeenkomst nummer voor te lezen. Dat nummer heb je nodig in stap 2.
- Vraag je klant om op dit scherm te blijven wachten en nergens op te klikken. Je hebt hem straks nog nodig om de koppeling te valideren.
Let op
Het overeenkomstnummer is maar beperkte tijd bruikbaar. Loopt het overleg vast of duurt het te lang, dan begin je samen opnieuw bij stap 1.
Stap 2. Voer het overeenkomstnummer in het dashboard in#
Nu ben jij aan de beurt. Je klant blijft ondertussen op zijn scherm wachten.
- Log in op het Accountancy Dashboard.
- Ga naar Instellingen › Bankkoppelingen. Het scherm Bankkoppeling opent.
Het scherm Bankkoppeling in het Accountancy Dashboard. - Vul het nummer in bij Overeenkomst nummer.
- Klik op Activeer. Het instellingenscherm van de koppeling opent.
- Koppel elke bankrekening aan de juiste administratie en het juiste dagboek. Heb je de bankdagboeken vooraf aangemaakt, dan staan de meeste regels meteen goed.
- Vink per rekening aan wat er uitgewisseld moet worden. Naast Transacties ondersteunen sommige banken ook Betaalbestanden en Incasso’s.
- Klik op Bewaren.
Je krijgt de melding dat je klant de koppeling nu bij de bank moet valideren.
Stap 3. Laat je klant de koppeling valideren#
Je klant kijkt nog steeds naar het scherm met het overeenkomstnummer.
- Vraag je klant om op Afronden te klikken. Hij gaat daarmee terug naar zijn bankieromgeving.
- De bank vraagt je klant om de koppeling te valideren op de manier die daar gebruikelijk is.
- Vraag je klant om te bevestigen dat de validatie gelukt is.
Het resultaat
De koppeling staat. Vanaf de volgende ochtend komen de bankmutaties automatisch binnen in de administratie, en kun je ze afletteren.
Werkt het niet?#
Je ziet geen regels met bankrekeningnummers#
Dan is de bankrekening die bij dit overeenkomstnummer hoort nog niet aan een dagboek gekoppeld. Maak het bankdagboek alsnog aan en voer het overeenkomstnummer daarna opnieuw in. De rekeningen horen dan wel zichtbaar te zijn.
De validatie is mislukt, of het duurde te lang#
Bij een time-out of een mislukte validatie doorloop je het hele proces opnieuw, vanaf stap 1. Het overeenkomstnummer van de eerste poging is dan niet meer bruikbaar; je klant haalt een nieuw nummer op.
Je klant bankiert bij een andere bank#
De ABN AMRO Bank, de bunq bank, de Knab bank en Ponto werken met een andere procedure. Kijk bij Automatische Bankkoppelingen welke koppeling bij die bank hoort.