PrintAutomatische Bankkoppeling met de ABN AMRO Bank
In deze pagina vindt u een stappenplan om de automatische bankkoppeling met de ABN AMRO Bank te activeren.
Door de realisatie van een online koppeling met de ABN AMRO bank, worden de mutaties van uw zakelijke ABN AMRO betaalrekening automatisch ingelezen in uw Asperion administratie.
Het proces waarbij banktransacties in het verleden via een foutgevoelige export en import moesten worden ingelezen is nu volledig geautomatiseerd. Het grote voordeel hierbij is dat dit dagelijks, sneller en nauwkeuriger gebeurt. De synchronisatie service wordt u aangeboden door Asperion in samenwerking met de ABN AMRO bank.
Deze handleiding legt uit hoe u deze koppeling kunt aanvragen, activeren en gebruiken.
Aanvragen van de koppeling
Om de gegevens geautomatiseerd naar Asperion te laten zenden is nadrukkelijk de toestemming nodig van de eigenaar van de betaalrekening. Alleen deze kan de koppeling aanvragen. Het aanvragen van de koppeling kan eenvoudig bij de ABN AMRO bank. De bank meldt de aanvraag na identificatie en goedkeuring aan Asperion. U kunt zich aanmelden voor deze dienst op twee manieren: Telefonisch of via internet.
Voordat u zich aanmeldt : administratienummer noteren!
Bij een bankkoppeling wordt een Asperion administratie gekoppeld aan een bankrekening. Beide hebben een uniek nummer. Tijdens het aanmeldproces zijn beide nummers nodig dus het verdient aanbeveling deze nummers eerst te noteren. Het Asperion administratienummer vindt u rechtsboven voor de naam van uw administratie.
Let er op dat u bent ingelogd in de administratie waarmee uw bankrekening gekoppeld moet worden! Als u zelf geen toegang heeft tot de Setup Wizard, vraag er dan naar bij de administratiebeheerder.
Klanten zonder internet bankieren
Klanten zonder internet bankieren melden zich telefonisch via de ABN AMRO client service afdeling. Zoek het nummer van de client service afdeling van uw bankvestiging, bijvoorbeeld op de website van de bank. De medewerkers van deze afdeling zullen u verder helpen.
https://www.abnamro.nl/nl/zakelijk/service-contact/overige-contactopties.html
Klanten met internet bankieren
Klanten met een internet bankieren abonnement van de bank kunnen zich na het inloggen direct aanmelden. U logt in via internet bankieren op de gebruikelijke wijze en kunt daar de aanvraag voor de koppeling doen.
Als u ook namens andere bedrijven bevoegd bent, let dan goed op dat u het juiste bedrijf bij elke aanvraag selecteert!
Mocht u niet voldoende rechten hebben in het internet bankierabonnement van de bank om de koppeling aan te vragen, dan volgt een foutmelding (schermprint hieronder) en kan de aanvraag niet worden voltooid. Personen die het in de boodschap genoemde formulier mogen openen zijn een statutair vertegenwoordiger of een gemachtigde van de onderneming.
Vanuit uw internetbankier omgeving open het formulier "Boekhoudkoppeling Aanvragen". U kunt dit ook starten via de volgende link: abnamro.nl/boekhoudkoppeling. Als het formulier niet meteen zichtbaar wordt, zoek dan op deze pagina naar de link "De boekhoudkoppeling aanvragen" en klik er op.
Het formulier zal de bedrijfsgegevens en de rekeningen zo ver mogelijk automatisch invullen. Vul het formulier verder aan.
Bij het ‘Contract- of administratienummer boekhouding’ veld, vult u het administratienummer in zoals dit eerder in deze handleiding is benoemd.
Selecteer de rekening(en) uit de lijst die u wilt koppelen aan Asperion (zie schermprint). Alleen ABN AMRO betaalrekeningen worden getoond en alleen EURO rekeningen kunnen worden geselecteerd.
Een niet toegestane betaalrekening wordt gemarkeerd met een * en bij het selecteren zal er een melding komen dat de gekozen rekening niet kan worden gebruikt.
Het activeren van de koppeling
Na de aanvraag bij ABN AMRO worden door de bank het rekeningnummer en de tekenbevoegdheid gevalideerd. Dat kan enkele dagen duren. Als alles klopt, krijgt Asperion automatisch bericht van de bank. Een Asperion medewerker zal vervolgens de koppeling in uw administratie activeren. Voordat de eerste mutaties in uw administratie verschijnen moet u zelf vervolgens ook nog de koppeling activeren.
Activeren doet u als volgt:
- U maakt in uw Asperion administratie de menuselectie: Instellingen > Setup Wizard
- Vervolgens kiest u in het menu: Bankieren > Bankkoppeling
Nadat het rekeningnummer is geactiveerd door een Asperion medewerker, ontvangt u hiervan een bevestiging en zal de rekening in dit overzicht verschijnen. Wanneer u uw rekening niet op de pagina Bankkoppelingen ziet verschijnen, controleer dan of er al een dagboek bestaat voor dit bankrekeningnummer en of daarbij ook de juiste bank (ABNAMRO bank) is ingesteld. - Als u nu het vinkje in de kolom Mutaties aanzet, dan wordt de koppeling geactiveerd en zullen alle bankmutaties die vanaf dat moment ontstaan, door de synchronisatie service met de eerstvolgende verzending (door de bank) uitgewisseld worden. Asperion draagt er vanaf de activatie zorg voor dat alle ontvangen mutaties automatisch geïmporteerd worden in de administratie. De synchronisatie geschiedt doorgaans éénmaal per dag op een moment dat door de bank wordt bepaald.
- Indien u bij de bank Betaal- en/of Incasso contract heeft afgesloten kunt u kiezen dit ook te activeren. Zet de vinkjes aan bij de respektievelijke opties. Als u een betaal of incasso batch aanmaakt kunnen deze nu direct worden aangeleverd bij de bank, waarna u ze direct kunt accorderen in uw internetbankier omgeving. (Instructies voor het autoriseren van batches bij de ABNAMRO) (PDF)
Let op een goede aansluiting :
Als alle mutaties die vóór het moment van activatie zijn ontstaan al in de administratie staan, dan zal er sprake zijn van een goede aansluiting waarbij er geen mutaties ontbreken.
Gelieve direct na activatie dus te controleren of alle mutaties aansluiten en voeg eventueel ontbrekende mutaties alsnog handmatig toe.
Het gebruik van de functie
Individuele mutaties worden in Asperion automatisch tot bankafschriften gecumuleerd. Het automatische afletteren van de ontvangen bankmutaties wordt gestart door bovenaan het afschrift te klikken op de knop ‘Afletteren…’. Raadpleeg eventueel de daarvoor beschikbare handleiding.
Alle ontvangen mutaties in een periode worden automatisch, regel voor regel, toegevoegd aan hetzelfde bankafschrift van die periode, totdat het bankafschrift wordt verwerkt. Volgen er na verwerking nog meer mutaties voor diezelfde periode, dan wordt automatisch een nieuw bankafschrift aangemaakt. Voor elke nieuwe periode wordt automatisch een nieuw bankafschrift aangemaakt.
Veranderen of stoppen van de koppeling
Wilt u de koppeling wijzigen of zelfs helemaal geen gebruik meer maken van de koppeling, dan kunt u dit doorgeven aan de ABNAMRO via de volgende link: abnamro.nl/boekhoudkoppeling. Zoek op deze pagina naar de link "De boekhoudkoppeling opzeggen" en klik er op.
Veel gestelde vragen
Wáár kunnen klanten bij ABN AMRO terecht met vragen?
Klanten kunnen altijd contact opnemen met de ABN AMRO client service afdeling. Zoek het nummer van de client service afdeling van uw bankvestiging, bijvoorbeeld op de website van de bank. De medewerkers van deze afdeling zullen u verder helpen. https://www.abnamro.nl/nl/zakelijk/service-contact/overige-contactopties.html
Kunnen Deutsche Bank klanten de koppeling ook gebruiken?
Ja, Alle klanten die over zijn gegaan naar de Deutsche Bank kunnen ook gewoon de koppeling aanvragen en vragen stellen bij de ABN AMRO client service afdeling.
Voor welke rekeningen kan ik Internet Boekhouden aanvragen?
ABN AMRO kan gegevens over betaalrekeningen naar Asperion versturen. Dit kan helaas niet voor beleggingsrekeningen of spaarrekeningen, Mahuko of G-rekeningen.
Ondersteunt de bankkoppeling van de ABNAMRO ook betaal- en incasso opdrachten?
Ja, met de bankkoppeling kunnen er ook betaal- en incasso opdrachten worden verstuurd. Mits er met de bank een betaal- of incaso contract is afgesloten.
Moet ik betalen voor de koppeling tussen ABN AMRO en Asperion?
Om de koppeling mogelijk te maken is er zowel door de bank als door Asperion software ontwikkeld. Software die ook voortdurend onderhouden en beheerd moet worden. Afhankelijk van uw abonnement zijn er kosten verbonden aan de ABN AMRO koppeling. De kosten die de bank doorberekend zijn te vinden in de tariefkaart van de ABNAMRO. Voor eventuele kosten van een koppeling voor uw Asperion administratie kunt u contact opnemen met de Asperion Helpdesk via helpdesk@asperion.nl.
Hoe lang duurt het voordat de koppeling actief is?
Wanneer ABN AMRO uw aanvraag correct heeft ontvangen, heeft de bank maximaal 5 werkdagen nodig om de koppeling te activeren. Vervolgens zal de klant een e-mail ontvangen van Asperion voor de verdere afhandeling.
Welke mutatie gegevens worden er via de koppeling naar Asperion gestuurd?
De volgende gegevens worden verstuurd: nummer rekeningafschrift, rekeningen (tegenrekening), bedrag, boekdatum, valutadatum, bankentransactiecode, teken, mutatiecode.
Met welke frequentie worden de bankmutaties gesynchroniseerd?
De frequentie kan afhangen van het type abonnement dat u bij Asperion heeft afgesloten. Vraag er naar bij de HelpDesk.
Voor de beschikbaarheid van de nieuwe bankmutatie gegevens geldt het volgende :
- Elke maandag zijn de gegevens beschikbaar die betrekking hebben op de boekingen die zijn gedaan in de voorafgaande week vanaf donderdag 22.00 uur tot en met zondag 22.00 uur.
- Op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag zijn de gegevens beschikbaar die betrekking hebben op de mutaties van de respectievelijke voorgaande dagen tot 22.00 uur verstuurd.
Er is gisteravond een betaling gedaan, maar die staat niet in Asperion vanochtend. Hoe kan dat?
Mutatiegegevens (bij- en afschrijvingen) worden elke ochtend aan Asperion aangeleverd. Alle mutaties tot 22.00 uur ’s avonds van de vorige dag worden daarin verwerkt. Wordt er na deze tijd, of op feestdagen nog een mutatie verwerkt, dan wordt deze de volgende werkdag weer verwerkt.
Wat gebeurt er als ik een handmatige upload van mutaties doe, terwijl ik ook de automatische dienst aan heb staan?
Dan komen dan de mutaties dubbel in de administratie te staan. Het advies is geen gebruik te maken van handmatige uploads gedurende de loop van de automatische dienst.
Hoe krijg ik met terugwerkende kracht oudere mutaties in mijn boekhoudpakket?
Via een handmatige download en upload. Neem voor meer informatie contact op met de Helpdesk van Asperion.
Hulp of vragen?
Voor meer informatie of vragen over deze functie kunt u contact opnemen met de Asperion helpdesk: helpdesk@asperion.nl
Voor meer informatie over ABN AMRO producten kijkt u op www.abnamro.nl of neemt u contact op met de ABN AMRO client service afdeling.
Disclaimer - Belangrijk!
Het gebruik van deze functie impliceert de acceptatie van deze disclaimer. SVP aandachtig lezen voordat u de functie gaat gebruiken!
Asperion importeert de data uit de aangeboden bestanden / bron precies zoals deze door de externe bron, in dit geval de ABN AMRO, wordt aangeboden. Asperion kan geen enkele garantie geven over de juistheid van de door de externe bron aangeleverde data.
Voor de correctheid van de gegevens uit externe bronnen die in Asperion worden geïmporteerd, zal Asperion nadrukkelijk geen enkele aansprakelijkheid accepteren. Het is verstandig om de in Asperion geïmporteerde gegevens af en toe te controleren op correctheid. Indien de aangeleverde data niet correct blijkt te zijn, dan kunt u daar alleen de leverancier van de externe databron op aanspreken.