De debiteurenkaart is opgebouwd uit verschillende tabbladen. Hierdoor kunnen de gegevens van de debiteur overzichtelijk bewaard en teruggevonden worden. Het tabblad Contactpersonen kan worden gebruikt voor het bijhouden van belangrijke contactpersonen bij de debiteur. Dat is handig om snel de juiste persoon te bereiken. Ook geeft het de mogelijkheid om in te stellen dat emails die vanuit Asperion verstuurd worden, met bijvoorbeeld verkoopfacturen of aanmaningen, automatisch naar het juiste emailadres gezonden worden.
Het overzicht van alle debiteurenkaarten is te vinden via het Menu: Verkoop > Debiteuren: Overzicht
- Klik op een debiteur, de debiteurenkaart met de TAB structuur wordt zichtbaar.
- Klik op het tabblad Contactpersonen om de inhoud zichtbaar te maken.
Voorbeeld van een debiteur / opdrachtgever contactpersonen kaart
Hierbij een uitleg van de diverse functies en kolommen in het overzicht:
| Kolom info | Betekenis en gebruik |
|---|---|
| Contact persoon | Naam, email adres en telefoonnummer informatie. In eerste instantie wordt de naam van de debiteur hier vermeld. Als het T.a.v. veld is ingevuld in het tabblad “Fin.Fiscaal”, dan wordt de daar ingevulde naam weergegeven. Op de eerste regel staat altijd de informatie afkomstig van het tabblad “Details” op de debiteurenkaart. Deze contactinformatie wordt als primair contact aangegeven en hier gaan in eerste instantie alle emails naar toe. |
| Functie | Bij het toevoegen van een nieuw contact kan de (standaard) functie van dit contact aangegeven worden. Bijvoorbeeld “Inkoop” of “Crediteuren beheer”. |
| Verantwoordelijk voor | |
| Facturen | Klik achter een contact deze radioknop aan als de facturen naar dit emailadres moeten worden verstuurd. |
| Aanmaningen | Klik achter een contact deze radioknop aan als de aanmaningen naar dit emailadres moeten worden verstuurd. |
| Verkooporders | Klik achter een contact deze radioknop aan als de verkooporders naar dit emailadres moeten worden verstuurd. Kan alleen aangeklikt worden als er over deze functie beschikt wordt. |
| Offertes | Klik achter een contact deze radioknop aan als de Offertes naar dit emailadres moeten worden verstuurd. Kan alleen aangeklikt worden als er over deze functie beschikt wordt. |
 | Klik op het Wijzig icoon om de contactgegevens aan te passen. |
 | Klik op het prullenbak icoon om een contact te verwijderen. |
 | Stuur direct een email met uw eigen emailclient naar dit contact |
 | Exporteer (download) de contactgegevens in .VCF formaat om in andere contactadres toepassingen te kunnen importeren. |
Aanmaken van een nieuwe contactpersoon#
- Klik op de knop “Toevoegen” en een modal scherm wordt geopend.
- Vul de contactgegevens in.
Een (achter)naam van een persoon is verplicht. Als er geen specifieke persoonsnaam bekend is dan kan ook de naam van de afdeling (Bijv. “Inkoop”) hier ingevuld worden. - Bij Functie kan gekozen worden uit een lijstje van contactpersoontypen die in de Setup Wizard eerder zijn aangemaakt.
Een functie kan worden toegevoegd via het menupad:
Setup Wizard > Basisgegevens > Referentiecodes > Contactpersoon typen
Contactgegevens voor de adressering#
Het emailadres van een contactpersoon wordt gebruikt voor de correcte verzending. Op de layouts is dan ook de naam van de contactpersoon via het “ter attentie van” autotekstveld beschikbaar. Deze variabelen worden bij de eerste aanmaak van een layout (factuur, aanmaning, order, offerte) overgenomen van de debiteurkaart. Als vanuit een offerte of een verkooporder vervolgens een factuur gemaakt wordt, dan gaan deze contactgegevens ook mee naar de factuur. Als dat niet de bedoeling is dan moeten de contactgegevens in de factuurheader aangepast worden voordat de factuur definitief gemaakt wordt.
Het is mogelijk om tegelijkertijd naar twee e-mailadressen te mailen. Geef bij deze contactpersoon dan beide email adressen in, gescheiden door een ‘;’ en gebruik géén spaties.
Aanmaken en beheren#
Nuttige links :