PrintTrefwoorden voor het afletteren van bankafschriften
Door gebruik van Trefwoorden kan er sneller en foutlozer geboekt of afgeletterd worden. Er zijn 2 typen trefwoorden. Trefwoorden die gebruikt worden bij het automatisch afletteren van bankafschriften (type : Bank) en trefwoorden die bij het registreren van bonnen in de module AdmInbox (type : Bonnen) worden gebruikt.
Op deze pagina worden aanmaak, beheer en gebruik van trefwoorden voor het snel en foutloos afletteren van bankafschriften beschreven.
Wat is afletteren?
Afletteren van bankafschriften is een proces waarbij voor elke bankmutatie, dus elke regel op een bankafschrift, de overeenkomstige boeking in de administratie gevonden moet worden. Bij hele lange bankafschriften kan dit afletteren soms veel uitzoekwerk betekenen en daarom heeft Asperion deze functie verregaand geautomatiseerd.
Is er bijvoorbeeld een bedrag van de bankrekening afgeschreven, dan zal automatisch de bijbehorende inkoopfactuur gevonden worden. Is er geld ontvangen van een klant, dan kan dit een betaling zijn op een verkoopfactuur die er dan bijgezocht zal worden. Na afletteren krijgen facturen de status "betaald". Dan worden inkoop facturen altijd maar 1x betaald en wordt voorkomen dat klanten niet ten onrechte worden herinnerd aan onbetaalde facturen.
Wanneer trefwoorden gebruiken?
Het bedrag en/of het factuurnummer (in het omschrijvingsveld van het bankafschrift) kan al helpen om de bijbehorende factuur te vinden. Als het bankrekeningnummer meekomt met een bank mutatie dan is dat een belangrijke extra indicatie voor de “herkenning” van de mutatie. In deze gevallen is het gebruik van trefwoorden niet nodig.
Maar er kunnen voor bank mutaties geen facturen of andere boekingen gevonden worden als die facturen er ook niet zijn! Bijvoorbeeld als de bank de rente overmaakt. Of als een verzekeringsmaatschappij een incasso doet zonder dat er sprake is van een geboekte factuur. Of als er direct op kosten geboekt wordt. In die gevallen kan het gebruik van zorgvuldig gekozen trefwoorden helpen bij het correct verwerken van de bankmutatie. Om dit te kunnen doen wordt het trefwoord, bijvoorbeeld "Rente" gezocht in de tekst van de omschrijving bij de bankmutatie of naam van de begunstigde c.q de afzender.
In Asperion kunt u daarom trefwoorden aanmaken om het afletter proces nog beter af te stemmen op uw specifieke situatie.
- Kies Menu : [Financieel] > Bankzaken > Elektronisch bankafschrift > Trefwoorden
In het bovenstaand voorbeeld, worden bijvoorbeeld :
- Bankmutaties met in de omschrijving "Debetrente" automatisch gekoppeld aan kosten rekening: 4970 - Rente en kosten Bank.
- Incasso's afkomstig van rekening NL79INGB0663686857 worden automatisch geboekt op rekening 4150 - verzekeringskosten.
Als dit van een, in de stamgegevens bekende bankrekening afkomstig is, dan hoeft er geen apart trefwoord meer meegegeven te worden.
Tip : Als er verschillende soorten betalingen van eenzelfde bankrekening kunnen voorkomen, bijvoorbeeld inboedel verzekeringskosten en auto verzekeringskosten (andere grootboekrekening), dan is het toevoegen van een trefwoord nodig om hierin voor het boeken onderscheid te kunnen maken.
Nieuw trefwoord toevoegen
- Druk op de knop Toevoegen en vul de velden in.
Bij het aanmaken van een trefwoord om een bankmutatie te herkennen is het volgende van belang :
- Vul in het veld bij Trefwoord een omschrijving in die met een bankmutatie mee kan komen, zodat het programma hier op kan zoeken.
Kies een kenmerkende tekst die in de naam van de begusntigde/afzender of in de omschrijving van de bankmutatie kan voorkomen. - Is het bankrekeningnummer ook ingevuld, dan wordt de relatie gezocht in de stamgegevens.
- Bij grootboekrekening moet aangegeven worden, waar de bankmutatie op geboekt moet worden.
- Het veld omschrijving is bedoeld als uitleg bij het trefwoord, maar wordt niet meegenomen naar het bankafschrift.
- Druk vervolgens op de knop "Opslaan".
- Herhaal deze stap voor andere trefwoorden.
Nuttige links :