PrintHet gebruik van de Vaste activa functie vereist vooraf een beperkt aantal instellingen in de administratie. Als dit eenmaal is gebeurd dan zal het toevoegen en afschrijven van activa snel, efficiënt en vooral consistent verlopen.
Veel activa worden vaak op soortgelijke wijze afgeschreven: eenzelfde afschrijvingstermijn, afschrijvingsmethode en/of restbedrag. Door het gebruik van Activa Typen wordt bereikt dat gelijksoortige activa, bijvoorbeeld voertuigen, steeds op dezelfde consistente wijze worden afgeschreven. Tegelijkertijd wordt voorkomen dat voor elk nieuw activum een groot aantal afschrijvingsinstellingen elke keer opnieuw ingevoerd moet worden.
Elke administratie zal dus van de benodigde Activa Typen voorzien moeten worden. Het kan zijn dat deze al zijn aangemaakt of bestaan in de administratie. Voor de aanmaak kan het nodig zijn dat eerst de juiste Grootboekrekeningen voor activa aangemaakt worden. Misschien moet er ook nog een apart Dagboek 'Memoriaal voor afschrijvingen' worden aangemaakt.
Activa instellingen maken
Menu : Algemeen > Setup Wizard > Vaste Activa en klik op het tabblad Instellingen
- Selecteer het Dagboek waar de afschrijvingen op activa in geboekt worden.
Het dagboek voor afschrijvingen is altijd van het type Memoriaal. Als de afschrijvingen in een apart dagboek geboekt moeten worden, bijvoorbeeld Dagboek "Memoriaal Afschrijvingen", en dat dagboek bestaat nog niet, maak dit dagboek dan eerst aan. - Geef door aanvinken aan of het bij het genereren van een jaarovergang ook mogelijk moet worden om meteen alle afschrijvingen van bestaande activa voor het komende boekjaar te laten genereren.
Activa typen aanmaken
Voorbeeld van een aantal aangemaakte Activa typen. De nummers geven de gekoppelde grootboekrekeningen aan.
Door de muispointer over een rekeningnummer te bewegen wordt de omschrijving van de rekening zichtbaar.
De lijst met Activa Typen kan in eerste instantie leeg zijn. Het aanmaken van een Activum Type gaat als volgt:
- Klik op Toevoegen
- Geef het type een naam die kenmerkend is voor alle activa van dit type zoals Inventaris of Machines en Installaties.
- Vul de overige velden in, kies de juiste grootboekrekeningen en klik op Opslaan.
Voorbeeld van de aanmaak van een Activum Type. Elk nieuw activum van dit type wordt vervolgens automatisch gekoppeld en wordt op de ingestelde wijze afgeschreven.
Grootboekrekeningen voor activa
Voor elk activum zullen de aanschafwaarde en de cumulatieve afschrijvingen op aparte balansrekeningen geboekt worden. Ook een aparte balansrekening voor herinvesteringen zou nuttig kunnen zijn alsmede aparte Winst/Verliesrekeningen voor boekwinsten/verliezen en afschrijvingen die t.l.v. de winst- en verliesrekening geboekt zullen worden. Als deze rekeningen nog niet in het rekeningschema beschikbaar zijn, dan zullen deze uiteraard aangemaakt moeten worden.
Klik hier voor instructies voor het toevoegen van grootboekrekeningen.
Tip !
Door een herinvesteringsrekening in te stellen kunnen boekwinsten apart op de balans geboekt worden voor eventuele latere herinvestering. Maakt u geen gebruik van een herinvesteringsregeling? Kies dan bij deze instelling voor dezelfde winst/verliesrekening als voor boekwinst/verlies (laatste grootboekrekening).
Dagboek Memoriaal voor afschrijvingen
Het verdient aanbeveling om voor afschrijvingen een apart dagboek te gebruiken met bijvoorbeeld als titel: Memoriaal Afschrijvingen.
Bij het boeken van afschrijvingen kan dan steeds voor dit dagboek gekozen worden.
Klik hier voor instructies voor het toevoegen van een dagboek.
Nuttige links :