Aanmaken Transitorische Post

De functie Transitorische Posten dient om kosten en opbrengsten, die betrekking hebben op meerdere boekhoudkundige perioden, te verdelen over die perioden en eventueel boekjaren. Grootboekmutaties van het type: Winst en Verlies, Inkoop/Kosten en Verkoop Omzet kunnen worden verdeeld middels een transitorische post.
Transitorische posten ofwel transitoria kunnen worden aangemaakt vanuit deze grootboekmutaties, bijvoorbeeld vanuit het rapport: Raadplegen Grootboekmutaties.

Ga bijvoorbeeld naar: FINANCIEEL >> Grootboek >> Raadplegen Grootboek
Zoek de gewenste grootboekmutatie(s) op met het beschikbare zoekfilter.

Het is ook mogelijk om vanuit overzichten van geboekte inkoop- of verkoopfacturen "door te drillen" naar de achterliggende journaalposten vanwaaruit ook de Transitoria aangemaakt kunnen worden.

Selecteer uit het overzicht een boekingsregel die moet worden verdeeld via transitoria en klik achteraan de regel op het transitoria icoon .

Geen transitoria icoon zichtbaar?
Als u dit icoon niet ziet dan is de functie Transitorische Posten nog niet correct ingesteld. Raadpleeg hiervoor de instructies in de Online Help.
Van sommige boekingen kunnen, om verschillende redenen, geenTransitorische Posten (meer) gemaakt worden. Dan is het icoon ook niet beschikbaar.
Na het klikken op het icoon opent zich een modal op het scherm :

De verschillende velden hebben de volgende functie :

Grootboekrekening	:	Originele grootboekrekening waar het te verdelen bedrag op is geboekt. (Omzet of Kosten) Dit veld is ter informatie. Hier zullen de transitoria ook op geboekt worden.
Kostenplaats	:	Originele kostenplaats (indien van toepassing) waar de omzet of kosten op zijn geboekt. Dit veld is ter informatie. Hier zullen de transitoria ook op geboekt worden.
Kostendrager	:	Originele kostendrager (indien van toepassing) waar de omzet of kosten op zijn geboekt. Dit veld is ter informatie. Hier zullen de transitoria ook op geboekt worden.
Tussenrekening	:	Tussenrekening waar het te verdelen bedrag op wordt tegengeboekt. Deze rekening is ingesteld in de Setup Wizard instellingen voor transitorische posten. Zie hier hoe deze instellingen zijn gemaakt.
Bedrag (Te verdelen)	:	Het bedrag (Kosten of Omzet) dat wordt verdeeld middels transitoria. Er kan ook voor een kleiner bedrag worden gekozen, maar géén groter bedrag.
Start Boekjaar/Periode	:	Boekjaar en Periode waarin de eerste transitorische post moet worden aangemaakt. Een factuur uit bijvoorbeeld Februari zou alsnog kunnen worden verdeeld vanaf Januari.
Aantal perioden	:	Het aantal perioden waarover het te verdelen bedrag moet worden verdeeld. Deze instelling bepaalt in eerste instantie het periode bedrag. (= bedrag / Aantal Perioden)
Omschrijving Boeking	:	Omschrijving voor de journaalpost. Dit is de omschrijving die wordt gebruikt bij het aanmaken van de journaalposten. Met deze omschrijving kunt u de journaalposten indentificeren.
Omschrijving Boekingsregel	:	Omschrijving voor de boeking / journaalpost regels. Dit is de omschrijving die wordt gebruikt bij het aanmaken van de journaalpost regels. Deze zijn straks terug te vinden in de (grootboek)rapportages.

Een voorstelling van hoe de bedragen in welke perioden zullen worden geboekt is direct zichtbaar in de rechterkolom.

Klik op de pijlen van de schuifbalk rechts van de bedragen indien er sprake is van meer dan 12 perioden.
Verander bedragen naar believen als de voorgestelde, gelijkmatige verdeling niet geschikt is.

Als er bedragen worden aangepast, dan zal in de laatste periode een eventueel verschil worden verwerkt, zodat de som der bedragen altijd gelijk is aan het totaalbedrag. Als het laatste periodebedrag wordt aangepast, dan moet er zelf een aansluiting worden gemaakt, voordat een geldige boeking kan worden aangemaakt.

Klik op Doorgaan als alle instellingen en velden zijn doorlopen.

De journaalposten en boekingen worden direct doorgevoerd en zijn direct zichtbaar in de administratie.

Tip!
Om de verdeling direct en overzichtelijk te controleren, gebruik de Periodenbalans :
FINANCIEEL > Grootboek > Balans Rapportage > Periodenbalans.

Transitoria uit een boeking vormen tezamen één geheel

De journaalposten van de transitorische posten en de originele boeking waaruit ze zijn aangemaakt, vormen samen één geheel om de consistentie in de administratie te garanderen. Zodra de transitorische posten zijn aangemaakt, worden alle boekingen/journaalposten daarom geblokkeerd. Dit wil zeggen dan deze boekingen niet meer (individueel) kunnen worden aangepast of verwijderd. Dat geldt ook voor de originele boeking, zodat er niet per ongeluk één boeking uit de set van transitorische posten kan worden aangepast en verwijderd, of dat de originele boeking wordt veranderd en er een verschil ontstaat.
Het is wel mogelijk om alle transitoria in één keer te verwijderen of als geheel aan te passen (te herverdelen).

Transitoria per factuur regel is mogelijk

Het is wel mogelijk om facturen die op meerdere regels zijn geboekt ook apart te verdelen over verschillende periodes middels transitoria. Denk bijvoorbeeld aan splitsing van kosten voor verschillende kostenplaatsen. Dus als een inkoop- of verkoopboeking uit meerdere regels bestaat, kunnen er voor elke boekingsregel uit dezelfde boeking aparte transitorische posten worden aangemaakt.

Transitoria aanpassen of verwijderen

Als een transitorische post moet worden aangepast of verwijderd, dan kan dit via het Overzicht Transitorische Posten

Kies menu optie : FINANCIEEL > Grootboek > Transitorische Posten

In dit overzicht wordt voor elke boeking een overzicht gegeven van alle periode boekingen die onderdeel vormen van de transitorische post.
Ook kan in één keer een transitorische post (incl alle periode boekingen) worden verwijderd.
De originele (In- of Verkoop) boeking wordt dan ook weer vrijgegeven voor het opnieuw maken van een aangepaste transitorische post.
Voor elke aanpassing van een transitorische post moet deze dus eerst verwijderd worden om vervolgens vanuit de originele boeking een nieuwe post aan te maken met de aangepaste verdeling. Voor deze werkwijze is gekozen om de consistentie in de administratie te waarborgen en tevens om het voor de gebruiker overzichtelijk te houden.

Meer info zie: Beheer Transitorische Posten