Handmatig afletteren Grootboek rekeningen

In een administratie bevinden zich grootboekrekeningen op de balans, waarvan het saldo uiteindelijk op € 0.00 moet lopen. Op deze grootboekrekeningen worden tijdelijk bedragen geboekt, die veelal op een later moment afgeboekt worden. Met deze afletterfunctie kan gecontroleerd worden of alle saldi ook daadwerkelijk op € 0.00 lopen.
Lees hier meer over afletteren grootboekrekeningen....

Als de lijst met (nog af te letteren) grootboekmutaties kort is, dan kan er voor gekozen worden om de mutaties handmatig bij elkaar te zoeken.

Kies Menu : Module Financieel > Grootboek > Afletteren grootboekrekening

De eerste TAB van de afletterfunctie opent zich :

Selecteer met het selectiemenu Grootboekrekening de af te letteren grootboekrekening.
Klik op Zoeken

De eerste 25 grootboekmutaties die nog moeten worden afgeletterd worden getoond, gesorteerd op datum, oudste bovenaan. Als de knop Toon meer aangeklikt kan worden, dan zijn er méér mutaties dan er in eerste instantie getoond worden. Gebruik eventueel deze knop om meer mutaties te zien c.q. te vinden.

Match voorstel op basis van bedrag

Het programma zal bij het openen van de mutatielijst op het scherm automatisch een eerste matchvoorstel doen op basis de eerste 25 mutaties die op het scherm getoond worden en op basis van het bedrag, door aanvinken van een debet en een (even groot) creditbedrag die mogelijk een match zouden kunnen vormen.

Als het match voorstel accoord is, klik dan op de knop Match
(Als het voorstel niet accoord is, zie verder)

Voordat een ‘Match' wordt opgeslagen kan aan de match een Opmerking en/of een Aflettertype in het Referentie veld worden meegegeven.
Afletter typen kunnen aangemaakt worden in de Setup Wizard bij Basisgegevens

Vul de gegevens in en klik op Opslaan.

De mutatieregels verdwijnen uit het overzicht, de Match wordt opgeslagen en de volgende twee mutaties die een mogelijke match vormen worden automatisch aangevinkt.

Herhaal vervolgens deze stappen totdat alle matches zijn gevonden.

U bent klaar als er alleen nog maar mutaties te zien zijn waarvoor nog geen match gevonden kan worden.

Opgeslagen matches worden toegevoegd aan het Overzicht van Matches op het tab-blad met die naam. Door een match een omschrijving en/of een Aflettertype mee te geven zijn ze in dit overzicht gemakkelijker terug te vinden, eventueel met gebruik van de zoekfunctie.

Het match voorstel is niet correct of wordt niet gedaan?

Het match voorstel wordt gezocht tussen de op het scherm zichtbare mutaties en alleen op basis van het bedrag. Dat kan in de meeste gevallen voldoende zijn. Als dat niet zo is, maak dan méér mutaties zichtbaar met de knop Toon meer.
Als u alsnog de gewenste mutatie in de langere lijst gevonden heeft :

Vink door aanklikken de juiste mutaties bijelkaar.
en klik vervolgens op de knop Match

Gebruik de zoekfunctie

U kunt ook de zoekfunctie gebruiken door bijvoorbeeld op een bepaald bedrag te gaan zoeken en zo de juiste mutaties te vinden.

Dat levert een lijst met alle debet en creditbedragen met de gezochte waarde waaruit de juiste combinatie eenvoudig door aanvinken gekozen kan worden.

Als de mutatie lijst heel lang is, dan kan ook voor de automatische afletter functie gekozen worden die alle mogelijke matches in één keer zal aanmaken. Deze functie houdt ook rekening met de mutatie omschrijving bij het bepalen van de juiste matches.

U ziet nog steeds geen match voorstel?

Het is ook mogelijk dat matches uit een combinatie van méér dan 2 mutaties bestaan. In dat geval zullen de mutaties handmatig, stuk voor stuk aangevinkt moeten worden. Een handig hulpmiddel hierbij is dat tijdens het aanvinken van mutaties in een (mouse-over) screentip het nog af te letteren bedrag (saldo) wordt getoond. Plaats daartoe de muispointer boven een bedrag of een vinkbox.
Dat maakt het zoeken naar de juiste mutaties gemakkelijker. Een D of C achter het bedrag geeft aan of dit een Debet- of Credit saldo betreft.

Het is uiteraard ook mogelijk dat nog niet alles is geboekt. Voor die (laatste) mutaties rest er niets anders op dan te wachten totdat de bijbehorende mutatie(s) wel zijn geboekt.

Praktische tips bij de functie

Het automatische match voorstel betreft altijd 2 bedragen.
Niet méér en uiteraard niet minder. Combinaties van meerdere bedragen moeten altijd door de gebruiker zelf aangegeven worden.
Het automatische match voorstel houdt geen rekening met de omschrijvingen van de mutaties.
Gebruik in dat geval de zoekfunctie om alle mutaies met eenzelfde bedrag te vinden zodat u de juiste eruit kunt kiezen of gebruik de automatische afletter functie waarbij alle mogelijke matches in één keer aangemaakt worden. Deze functie houdt ook rekening met de mutatie omschrijving.
Als er meerdere identieke bedragen gevonden worden, dan worden de "oudste" bedragen voorgesteld.
De lijst toont mogelijk niet alle mutaties. Gebruik de knop Toon Meer om meer mutaties te zien of gebruik de zoekfunctie om bepaalde mutaties te vinden.
Aan- of uitvinken kan door op een bedrag of op een vinkbox te klikken.
Handig : Tijdens het aanvinken van een mutatie wordt in een screentip het nog af te letteren bedrag (saldo) getoond. Dat maakt het zoeken naar de juiste mutatie gemakkelijker. Een D of C achter het bedrag geeft aan of dit een Debet- of Creditbedrag betreft.

Tip : Gebruik de zoekfunctie
Door te: zoeken op omschrijving of bedrag kunnen alle "kandidaat" mutaties in één keer gevonden worden om een match te vormen.

Nuttige links :

Afletter functie grootboekrekeningen
Automatisch Grootboekrekening afletteren
Comprimeren Grootboekrekening
(helptekst in ontwikkeling)
Grootboekrekening afletterbaar maken