Zoeken

Grootboekrekeningen snel en nauwkeurig afletteren

• Menu : Module Financieel
  Grootboek > Afletteren grootboekrekening

In een administratie bevinden zich grootboekrekeningen op de balans, waarvan het saldo uiteindelijk op € 0.00 moet lopen. Op deze grootboekrekeningen worden tijdelijk bedragen geboekt, die veelal op een later moment afgeboekt worden. Een voorbeeld is  een grootboekrekening van het type kruisposten om de mutaties die van bank naar bank of naar de kas overgeheveld worden te boeken.

Of dat bij- en afboeken ook altijd correct gebeurt, is alleen maar te controleren door de debetboekingen en de bijbehorende (en even hoge) creditboekingen tegen elkaar af te strepen, ook wel "Afletteren" genoemd. Elke keer als zo'n combinatie van debet- en creditboekingen wordt gevonden, dan wordt dit een "Match" genoemd. Eventuele overblijvende bedragen waar geen match voor gevonden wordt, kunnen duiden op fouten of inconsistenties in de administratie die uiteindelijk verklaard en mogelijk ook gecorrigeerd dienen te worden.

Het controleren van alle mutaties van alle grootboekrekeningen die afgeletterd moeten worden kan, afhankelijk van het aantal grootboekrekeningen en het aantal mutaties op elke grootboekrekening, een tijdrovende bezigheid zijn. Dat controleren gaat voortaan met deze functie vele malen sneller en met een hoge nauwkeurigheid!

Het afletter proces heeft géén consequenties voor de administratie. De functie ondersteunt het afletteren van grootboekrekeningen en biedt zo een prima controlemiddel om na te gaan of de af te letteren kruisposten of tussenrekeningen inderdaad uiteindelijk op € 0.00 zullen lopen.

Enkele voorbeelden  van grootboek rekeningen:

• Een grootboekrekening van het type kruisposten om de mutaties die van bank naar bank of naar de kas overgeheveld worden te boeken
• Een tussenrekening voor vooruitbetaalde kosten
• Een tussenrekening voor nog te ontvangen rente of facturen e.d.
  
  

Tip : Het heeft uiteraard pas zin om grootboekrekeningen af te letteren over perioden waarin alles al geboekt en verwerkt is. Eenmaal gevonden matches zijn uiteraard niet meer van toepassing als het boekingen betreft die naderhand zijn teruggedraaid en/of veranderd.

 

Matches en deelmatches

Een Match is een combinatie van een aantal grootboekmutaties die bij elkaar horen en waarvan het saldo op € 0.00 loopt. Een Deelmatch is een combinatie van een aantal grootboekmutaties die bij elkaar horen en waarvan het saldo (nog niet) op € 0.00 loopt. Deelmatches maken kan handig zijn om boekingen die in ieder geval bijelkaar horen alvast in een deelmatch samen te voegen. Een deelmatch kan dan later weer gematched worden met andere mutaties om zo uiteindelijk toch tot een sluitende match te komen.

 

Functionele afletter mogelijkheden

De afletterfunctie kent de volgende functionele mogelijkheden:

1. Handmatig afletteren
   Als de lijst met (nog af te letteren) grootboekmutaties kort is, dan kan er voor gekozen worden om de mutaties handmatig bij elkaar te zoeken.
   Klik hier voor instructies handmatig af te letteren.
    
   
2. Een match is te wijzigen en/of te verwijderen en is zichtbaar in het tab blad Match overzicht
    
3. Automatisch afletteren van grootboekrekening in één keer.
    
   
4. Comprimeren: Een tijdvak naar keuze in één keer automatisch afletteren
    
   

Eerst grootboekrekeningen afletterbaar maken

De gebruiker kan zelf bepalen welke grootboekrekeningen afgeletterd moeten worden. Het is logisch dat alleen grootboekrekeningen van het rekeningtype Balans (overig) en Kruisposten hiervoor in aanmerking komen. Deze grootboekrekeningen moeten hiervoor gekenmerkt worden d.m.v een vink op de kaart van grootboekrekening:
Klik hier voor instructies om dit in te stellen.

Nuttige links :

• Grootboekrekening afletterbaar maken
• Handmatig afletteren
• Automatisch afletteren
• Comprimeren (helptekst in ontwikkeling)

 

Tags	Afletteren grootboekrekening

Disclaimer:
De voor u beschikbare functies worden bepaald door het type abonnement dat is afgesloten. Sommige hier beschreven functies kunnen voor u dus niet beschikbaar zijn en/of soms iets anders werken dan zoals hier beschreven.

Hoewel bij de totstandkoming van de informatie in dit document de uiterste zorg is betracht en er naar gestreefd is om deze informatie zo compleet en volledig mogelijk te maken en te houden, kan Asperion noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Asperion wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker. Teksten kunnen, zonder kennisgeving vooraf, veranderd worden.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Asperion

© Copyright - Asperion® en het Asperion logo zijn zowel handelsnaam als geregistreerde handelsmerken van Asperion Software B.V.