Zoeken

Automatisch afletteren Grootboek rekeningen

In een administratie bevinden zich grootboekrekeningen op de balans, waarvan het saldo uiteindelijk op € 0.00 moet lopen. Op deze grootboekrekeningen worden tijdelijk bedragen geboekt, die veelal op een later moment weer tegen- c.q. afgeboekt worden.
Met deze afletterfunctie kan gecontroleerd worden of alle saldi ook daadwerkelijk op € 0.00 lopen.
Lees hier meer over afletteren grootboekrekeningen....

Als de lijst met (nog af te letteren) grootboekmutaties kort is, dan kunt u ervoor kiezen om de mutaties handmatig bij elkaar te zoeken. Lees hier hoe u dat doet.

Als de lijst met (nog af te letteren) grootboekmutaties lang is, dan kan de hier beschreven automatische afletterfunctie uitkomst bieden. Dan kunnen in één keer alle mutatie-paren gevonden en als match opgeslagen worden. Voordat u de automatische afletterfunctie gebruikt kunt u aan de hand van onderstaande informatie beoordelen of de functie ook in uw administratie en/of met uw boekingswijze met de gewenste nauwkeurigheid matchvoorstellen zal maken.

• Kies  Menu : Module Financieel >  Grootboek > Afletteren grootboekrekening

De eerste TAB van de afletterfunctie opent zich :

• Selecteer met het selectiemenu Grootboekrekening de af te letteren grootboekrekening.
  
  
• Klik op Zoeken

De eerste 25 grootboekmutaties die nog moeten worden afgeletterd worden getoond, gesorteerd op datum, oudste bovenaan. Als de knop Toon meer aangeklikt kan worden, dan zijn er méér mutaties dan er in eerste instantie getoond worden. Gebruik eventueel deze knop om meer mutaties te zien c.q. te vinden.

 

Hele lijst automatisch afletteren

Het programma zal bij het openen van de mutatielijst op het scherm automatisch een eerste matchvoorstel doen op basis de eerste 25 mutaties die op het scherm getoond worden en op basis van het bedrag, door aanvinken van een debet en een (even groot) creditbedrag die mogelijk een match zouden kunnen vormen. Omdat u alles in één keer wilt afletteren, maakt u geen gebruik van dit voorstel.

Om in één keer alle mutatie-paren te vinden en als match op te slaan handelt u als volgt :

• Klik op de knop Afletteren

U heeft twee opties om automatisch alles af te letteren :

1. Afletteren op "Bedrag" :
   Er wordt een identiek bedrag gezocht voor een match.
   Zijn er meerdere mutaties die hieraan voldoen, dan wordt vervolgens gezocht naar een identieke Omschrijving. Als dat nog steeds meerdere resultaten oplevert, dan wordt de oudste mutatie geselecteerd voor de match.
   
   
2. Afletteren op "Bedrag + Omschrijving"
   Beide moeten overeenkomen voor een match.
   Zijn er meerdere mutaties die hieraan voldoen, dan wordt de oudste mutatie genomen. Zij er lege omschrijvingen gevonden dan worden die niet als identiek beschouwd!
   
   

• Maak een selectie "Bedrag" of "Bedrag + Omschrijving"
  
  
• Klik op Doorgaan

De lijst met mutaties zal nu korter geworden zijn want alle mutaties die paarsgewijs tot matches zijn geworden en zijn opgeslagen, verdwijnen uit het overzicht. De mutatieregels die nog wel zichtbaar zijn, betreffen mutaties waarvoor (nog) geen match automatisch gevonden kon worden.

• Klik op het tweede tab blad Overzicht Matches om alle gevonden matches te zien.
  
  
• Controleer desgewenst elke match om er zeker van te zijn dat de juiste mutaties bijelkaar gevonden zijn.
  Als dezelfde bedragen en/of omschrijvingen regelmatig voorkomen, dan is het mogelijk dat de verkeerde matches worden voorgesteld. Deze zijn dan met een muisklik terug te draaien en vervolgens moeten de matches handmatig gevonden worden.

 

Matches worden bepaald op basis van Bedrag èn Omschrijving

Voordat u de automatische afletterfunctie gebruikt kunt u aan de hand van deze informatie beoordelen of de functie ook in uw administratie en/of met uw boekingswijze met de gewenste nauwkeurigheid matchvoorstellen zal maken.

1. Elke automatisch aangemaakte match betreft altijd 2 gelijke bedragen.
   Niet méér en uiteraard niet minder. Combinaties van meerdere bedragen worden niet door deze functie gevonden.
   
   
2. Match criteria bij automatisch afletteren :
   
   
   • Elke automatisch aangemaakte match wordt in eerste instantie gevonden op basis van het bedrag.
   • Als eenzelfde bedrag meerdere malen voorkomt, dan worden van de gevonden mutaties de mutaties met (precies!) dezelfde omschrijving geselecteerd.
   • Als zowel bedrag als omschrijving van de gevonden mutaties meerdere malen voorkomt, dan wordt de oudste mutatie voor de match geselecteerd.
   • Als de omschrijving ook overeen moet komen (2e afletter optie), dan worden mutaties die een andere omschrijving hebben maar eenzelfde bedrag niet geselecteerd voor een match.

 

Nuttige links :

• Afletter functie grootboekrekeningen
• Handmatig Grootboekrekening afletteren
• Comprimeren Grootboekrekening
  (helptekst in ontwikkeling)
• Grootboekrekening afletterbaar maken

 

 

 

 

Tags

Afletteren

Afletteren grootboekrekening

match voorstel

Disclaimer:
De voor u beschikbare functies worden bepaald door het type abonnement dat is afgesloten. Sommige hier beschreven functies kunnen voor u dus niet beschikbaar zijn en/of soms iets anders werken dan zoals hier beschreven.

Hoewel bij de totstandkoming van de informatie in dit document de uiterste zorg is betracht en er naar gestreefd is om deze informatie zo compleet en volledig mogelijk te maken en te houden, kan Asperion noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Asperion wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker. Teksten kunnen, zonder kennisgeving vooraf, veranderd worden.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Asperion

© Copyright - Asperion® en het Asperion logo zijn zowel handelsnaam als geregistreerde handelsmerken van Asperion Software B.V.