PrintHet Controleoverzicht voor Activa
Menu : Extra > Vaste Activa Administratie > tabblad Rapportage en klik eronder op het tabblad Controle overzicht
Dit voorbeeld betreft het controle overzicht per einde periode 12-2015. Het omvat één activum dat (als enige) behoort tot het Activum Type Vervoermiddelen met een aanschafwaarde van € 120.000. In de loop van het boekjaar is het verkocht (gedesinvesteerd) voor € 70.000. Het is tussen de aanschaf en de desinvestering voor in totaal € 59.454 afgeschreven. Op dat moment had het dus een boekwaarde van (€ 120.000 - € 59.454 =) € 60.546 en is er dus een boekwinst gerealiseerd van € 9.454. Omdat het is verkocht is de boekwaarde gereduceerd naar € 0,00 en heeft het de status Afgeboekt.
Het overzicht toont per Activum Type en t/m de ingestelde periode:
- Links : Een samenvatting van de Vaste Activa administratie
- Rechts : Balansrekeningen voor dit Activum Type
Ter controle wordt voor alle activa die behoren tot een Activum Type onderaan de totaal berekende boekwaarde getoond zoals deze in de Vaste Activa administratie bekend zijn en zoals deze vanuit de Balans berekend kunnen worden (verschil tussen de rekening voor Aanschafwaarden en Cumulatieve afschrijvingen).
Als deze twee controletotalen identiek zijn, dan is er sprake van een aansluiting. Met het controle overzicht kan dus vastgesteld worden of alle activa correct verwerkt zijn en/of waar eventuele discrepanties opgelost zouden moeten worden. In het laatste geval kan met het Boekwaardeoverzicht tot op individueel activum verder geanalyseerd worden.
Tip
Als de controletotalen niet aansluiten, dan worden deze in rood weergegeven zodat ze extra snel opvallen.
Wat geeft het controle overzicht weer?
Bij het interpreteren van de cijfers in het controle overzicht zijn de volgende zaken van belang:
- Het overzicht geeft een samenvatting over het tijdvak tussen periode 1 van het boekjaar t/m ingestelde de periode.
- Als halverwege het boekjaar pas begonnen is met het gebruik van de Vaste Activa administratie, dan zal deze rapportage over perioden voorafgaand aan die aanvang, niet altijd correct hoeven te zijn omdat de historie mist.
- De getoonde balanssaldi voor begin boekjaar zouden nog kunnen veranderen als er nog een jaarovergang uitgevoerd moet worden.
Controleer in dat geval pas de aansluiting nadat die jaarovergang is gedaan.
Documenteer aan het eind van rapportageperioden
Het verdient aanbeveling om periodiek, in ieder geval aan het eind van vaste rapportageperioden, een PDF te genereren van Controle overzicht en het Boekwaarde overzicht die de aansluiting met Grootboek en Balans tonen alsmede alle ingevoerde activa aan het begin. Voor analyse kan dit later van pas komen en zelfs vereist zijn voor een correcte rapportage. Bewaar de PDF in het Elektronisch dossier zodat deze altijd bij de hand is.
Nuttige links :