PrintInvoer van activa die al op de balans staan
In de praktijk zult u op het moment dat u begint met de Vaste Activa administratie, al over activa beschikken die gedeeltelijk of geheel zijn afgeschreven. Deze activa moeten eerst ingevoerd worden voor de effectieve boekwaarde waarvoor ze op dat moment op de balans staan. Na de invoer van alle activa kan met de beschikbare Activa rapportage gecontroleerd worden of er een correcte aansluiting is met het totaal aan boekwaarden op de balans. Als dit punt is bereikt, dan kunnen de verdere afschrijvingen in de Vaste Activa administratie plaatsvinden tot en met desinvestering of afboeking aan het einde van het gebruik.
Gebruik een lijst met activa die op de balans staan
Het invoeren van alle bestaande activa in de administratie gaat het beste aan de hand van een lijst met activa die allen tot één en dezelfde datum zijn afgeschreven. Dat maakt tussentijdse controle via controletotalen makkelijker. Zet op deze lijst alle aanschafwaarden, cumulatieve afschrijvingen en afschrijfwijzen van elk activum per die datum. Die datum moet ook precies overeenkomen met de datum van de ingevoerde (begin-)balanswaarden voor die activa. De som van alle aanschafwaarden en de som van alle cumulatieve afschrijvingen, zoals deze op de balans staan, moet na invoer van de activa precies overeenkomen met de som van alle aanschafwaarden en cumulatieve afschrijvingen in de lijst met in te voeren activa.
Wat te doen met afgeschreven en/of afgeboekte activa?
Activa die reeds voorafgaand aan het in gebruik nemen van de Vaste Activa administratie waren afgeboekt of gedesinvesteerd hoeven niet meer ingevoerd te worden, mede omdat ze niet meer op de balans staan. Dit betreft echter niet activa die geheel afgeschreven zijn tot hun restwaarde (of € 0,00), maar die nog wel in gebruik zijn en waarvan de aanschafwaarde en cumulatieve afschrijvingen nog steeds op de balans staan! Deze laatsten moeten dus ook ingevoerd worden vóórdat er met de Vaste Activa administratie gewerkt gaat worden.
Met de lijst van activa in de hand bent u klaar om de activa aan te maken c.q. in te voeren.
Activum toevoegen
- Kies Menu : Extra > Vaste Activa Administratie en klik op het tabblad Activa
De lijst met activa is in eerste instantie leeg. Uiteindelijk toont de lijst alle activa die in gebruik zijn, ongeacht of ze gedeeltelijk of geheel zijn afgeschreven.
Er is tevens een filtermogelijkheid om ook de lijst met gedesinvesteerde- en afgeboekte activa te tonen. In deze fase zullen die nog niet bestaan. Activa die later met de speciale Afboekfunctie of Desinvesteringsfunctie worden afgeboekt zullen van de "in gebruik"-lijst naar de laatst genoemde lijst verplaatst worden.
- Klik op de knop Toevoegen
- Kies een zelf gekozen referentienummer en het juiste Activa Type
Kies het type zorgvuldig omdat hiermee, naast de afschrijvingswijze, ook de koppeling bepaald wordt met de Balans en Winst- en Verliesrekening. - Vul de overige velden in
Voer de werkelijke aanschafdatum in en ook de oorspronkelijke aanschafwaarde. Deze zijn nodig om de "historie" van het activum later te kunnen reconstrueren. - Voer de Boekwaarde bij aanvang afschrijving in. Dit is dus de startboekwaarde in Asperion en waarvoor het activum op de (begin-)balans staat.
- De Startdatum afschrijvingen is van belang omdat er nooit afschrijvingen gegenereerd zullen worden in perioden voorafgaand aan deze datum.
Het moet de datum zijn die gelijk is aan de datum van de (begin-)balans of erna. - Klik op Opslaan
Activum verder Instellen
Als het activum is aangemaakt, dan wordt het tabblad Afschrijving van de activumkaart getoond. Het activum zou in deze fase nog verder ingesteld kunnen worden. In principe zou dit niet meer nodig hoeven zijn omdat de overige instellingen, zoals looptijd en afschrijfmethode, al via het activum type worden bepaald.
- Controleer de instellingen op de tab Afschrijving
In dit voorbeeld is het Reeds afgeschreven bedrag, evenals de Actuele boekwaarde berekend op € 600,00. - Klik op het tabblad Algemeen en controleer de invoer:
Als alle waarden kloppen, dan is het activum correct ingevoerd.
- Herhaal bovenstaande handelingen voor alle andere activa.
Controleer aansluiting met de balans per Activum Type
Als alle activa van een bepaald Activum Type zijn ingevoerd:
- Gebruik het Controleoverzicht om de aansluiting met de balans voor die activa te controleren.
Voorbeeld :
Als het activum van het hier gegeven voorbeeld het enige activum zou zijn, dan zou het controleoverzicht per einde periode 1 van 2015 en vóórdat er al afgeschreven is in periode 1, er als volgt uitzien:
Links in het overzicht staat de actuele boekwaarde van € 600,00 en de wijze zoals deze is berekend in de Vaste Actva administratie.
Rechts in het overzicht staat ook een boekwaarde van € 600,00 zijnde het verschil tussen de (begin-)balanswaarden voor Aanschafprijs
en Cumulatieve afschrijving per 1-1-2015. Uit het feit dat beide gelijk zijn kan geconcludeerd worden dat het activum correct is ingevoerd.
Vanaf die datum kan periodiek verder afgeschreven worden waarbij de actuele boekwaarden links- en uiterst rechts permanent gelijk blijven.
Documenteer de startsituatie!
Het verdient aanbeveling om, nadat alle activa zijn ingevoerd, een PDF te genereren van Controle-overzicht en het Boekwaarde-overzicht die de aansluiting met Grootboek en Balans tonen alsmede alle ingevoerde activa aan het begin. Voor analyse kan dit later van pas komen. Bewaar de PDF in het Elektronisch dossier zodat deze altijd bij de hand is.
Nuttige links :