PrintElektronische facturen maken in UBL formaat
Als u uw verkoopfacturen in het UBL-formaat aan uw klanten stuurt, dan stelt u hen in staat om uw facturen sneller en efficiënter tot boeking te verwerken. Het UBL-bestand bevat alle essentiële gegevens van de factuur in digitale vorm en kan door de ontvanger, als deze van de juiste software zoals Asperion gebruik maakt, automatisch worden ingelezen. UBL facturen hoeven dus niet meer middels scan & herkenfuncties "leesbaar" gemaakt te worden om deze te boeken. Dat scheelt zowel tijd als scankosten.
In Asperion kunnen verkoopfacturen naast pdf ook in UBL-formaat aangemaakt worden. Ook kunnen ontvangen UBL facturen ingelezen en, al dan niet automatisch, tot boeking verwerkt worden.
Universal Business Language (UBL) is een standaard voor het opstellen van facturen of bestelbonnen. UBL maakt gebruik van XML. De Nederlandse overheid heeft gekozen voor UBL 2.0 als standaard XML-formaat voor eFacturatie. Hoewel UBL facturen nog niet veel gebruikt worden, kunnen de meeste boekhoud- en facturatiepakketten wel UBL facturen aanmaken en in sommige gevallen ook inlezen.
Activeren van de UBL functie
Als in uw administratie de verkoopfacturen, naast in pdf vorm, ook in het UBL formaat worden aangemaakt, dan worden ze met de email aan de debiteur, samen met een pdf van de factuur meegestuurd. Deze bestanden komen dan ook met de kopie factuur-email mee die aan uzelf of uw onderneming is gestuurd. Als u de UBL versie van de factuur niet ontvangt, dan moet de UBL functie ingesteld worden in de Setup Wizard. Als u daar geen toegang toe heeft, vraag het dan uw administratie beheerder.
Instellen gaat als volgt :
- Kies menuoptie:
> Setup Wizard, Facturatie > Factureren
- Selecteer de optie (checkbox): "Bijvoegen UBL" en sla de wijzigingen op.
Factureren in UBL
Het aanmaken van verkoopfacturen in UBL verandert niets aan het normale facturatieproces. Facturen worden aangemaakt. Aan de hand van de geopende pdf kan de definitieve factuuropmaak desgewenst gecontroleerd worden. Facturen worden definitief gemaakt. De pdf wordt eventueel afgedrukt en per post verstuurd. Facturen die in pdf vorm per e-mail worden verstuurd gaan tevens vergezeld worden van een factuur in UBL-formaat. De ontvanger van de e-mailfactuur ziet dan dus in de geopende e-mail 2 bijlagen als volgt:
Belangrijk is dat facturen via e-mail verstuurd worden. De UBL bestanden worden immers als bijlage meegestuurd met de e-mail.
U kunt de standaard verzendwijze van facturen voor een bepaalde debiteur opgeven op de debiteurkaart. Lees meer....
UBL inkoopfacturen die u zelf ontvangt inlezen en verwerken
De modules AdmInboxen Financieel zijn standaard voorzien van een inleesfunctie voor UBL facturen. Deze kunnen op precies dezelfde wijze verwerkt worden als pdf scans. UBL facturen hoeven echter niet handmatig ingeboekt of geregistreerd te worden. Ook herkenning via OCR is niet nodig omdat de UBL in de meeste gevallen al voldoende boekingsinformatie bevat.
Upload zowel de pdf als de UBL versie van een ontvangen factuur in de administratie. Als het scanverwerkingsproces is ingesteld op automatisch, dan wordt de factuur automatisch verwerkt tot boeking. De pdf van de factuur wordt dan zoals gewoonlijk bij de boeking bewaard. Ook kunt PDF en UBL direct worden verstuurd aan de administratie door gebruik te maken van het unieke e-mail adres van de administratie.
Tip : Vraag uw leveranciers of zij (ook) in UBL kunnen factureren. Elke factuur die u in UBL formaat ontvangt hoeft dan niet meer handmatig geboekt te worden!
Nuttige links :