Verwerken van online payments
Online Payment Service Providers (PSP) maken het mogelijk dat uw klanten veilig en gegarandeerd online kunnen betalen met een paar muisklikken. De PSP maakt, onder aftrek van provisie, de namens u ontvangen bedragen vervolgens weer over op uw eigen bankrekening. Hier wordt uitgelegd hoe u alle mutaties van uw PSP gemakkelijk kunt verwerken in uw Asperion administratie. Doelgroep van deze functionaliteit zijn ondernemingen (merchants) die hun klanten de mogelijkheid bieden om via de online diensten van payment providers hun betalingen te doen. Voorbeelden van diensten zijn IDEAL, Creditcard, en Afterpay. Doelgroep van deze handleiding zijn de administratief verantwoordelijken die zorg moeten dragen voor het vastleggen van financiële boekingen en de juiste verwerking in de financiële administratie. |
In deze handleiding wordt beschreven hoe mutaties van een betaalprovider geïmporteerd en verwerkt kunnen worden in een Asperion administratie om vervolgens alle openstaande facturen/omzet te kunnen afletteren of (af)boeken. Wat voorheen een handmatige, tijdrovende en foutgevoelige klus was, kan nu snel en efficiënt uitgevoerd worden.
Asperion en uw Payment Service Provider (PSP) hebben hiervoor gezamenlijk een oplossing ontwikkeld en hebben daarbij gekozen voor een oplossing die u wellicht al kent bij het gebruik bij het inlezen van uw bankmutaties. Namelijk het inlezen van de mutaties door middel van een MT940 bestand. In dit MT940 bestand staan alle geslaagde transacties die zijn gedaan op uw online 'rekening'. Net als op uw gewone betaal- of spaarrekening betreft het Bij- en Afschrijvingen oftewel ontvangsten en uitgaven. Bij als u geld ontvangt via iDEAL of Creditcard van uw klant en Af als uw PSP het bedrag uitkeert op uw eigenlijke bankrekening of een fee inhoudt.
Ondersteunde Payment Providers
Op dit moment worden de volgende payment providers ondersteund:
Instellen van uw administratie
Asperion heeft diverse PSP’s toegevoegd als bank in Asperion Financieel. Uiteraard is uw PSP geen echte bank. Maar zoals eerder beschreven, gaat het door de gekozen werkwijze wel erg veel op een bank lijken. Vandaar deze bank-'status' in Asperion.
Aanmaken van een Dagboek (Bankboek)
Vervolgens maakt u voor uw PSP account een nieuw bankboek aan in Asperion.
Hoe u een dagboek (bankboek) kunt aanmaken in Asperion, vindt u hier: Dagboeken beheer.
- Type dagboek is: bankboek.
- Vul uw PSP rekeningnummer in, dit is een fictief rekening nummer of uw merchantid dat door uw PSP wordt uitgegeven. (raadpleeg uw PSP)
- Selecteer als bank uw PSP
Aanmaken rekening courant of tussenrekening
Om de uitbetalingen van uw PSP account naar uw normale bankrekening te administreren maakt u een rekening courant/tussenrekening.
Hoe u een grootboekrekening kunt aanmaken in Asperion, vindt u hier: Beheer rekeningschema
Op deze rekeningen boekt u de uitbetalingen van uw PSP account af. Om ze vervolgens weer tegen te boeken als u het bedrag heeft ontvangen op uw normale bank rekening. U maakt een grootboekrekening aan van het rekeningtype “kruisposten”.
Naast de Rekening Courant rekening, kunt u indien gewenst ook grootboekrekeningen aanmaken voor de PSP-fees en Bank kosten.
Inlezen van payment transacties
U kunt bij uw Payment Service Provider een MT940 bestand downloaden van alle transacties in een periode.
Uw PSP kan u informeren waar en hoe u de transacties kunt downloaden.
Nu u de transacties heeft geëxporteerd naar een MT940 bestand, kunnen deze worden ingelezen in Asperion. Met behulp van het MT940 bestand kunt u de openstaande facturen die via uw PSP zijn voldaan afletteren / afboeken in Asperion.
Open het scherm “Bankafschriften Inlezen via de menuoptie: Bank > Inlezen/ Upload.
Selecteer als bank uw PSP, en zoek via “Bladeren..” het MT940 bestand op uw harddisk op. Druk vervolgens op de knop “Uploaden”.
Het bestand wordt nu weergegeven in de lijst met te verwerken afschriften. Controleer en verwerk het bestand. Asperion zoekt nu een match tussen de geïmporteerde mutaties en uw (openstaande) facturen. Daarnaast wordt er bij de eventueel aangemaakte trefwoorden eveneens een match gezocht. Om zo kosten en afschrijvingen automatisch te boeken op de juiste grootboek rekeningen.
U lettert de overige mutaties af, op de manier waarop u dit bij het afletteren van gewone bankafschriften gewend bent, en verwerkt het bankafschrift vervolgens tot journaalpost. De openstaande posten uit uw administratie zijn nu afgeboekt.
Er is een uitgebreide beschrijving van het afletteren en verwerken van bankafschriften beschikbaar.
Tip!
Maak afletter keywords aan om de ontvangen mutaties nog sneller af te letteren.
Zo kunt u automatisch de ingehouden fees en bankkosten op een kostenrekening laten afboeken.
Voor het aanmaken van afletter keywords, raadpleeg de volgende beschrijving: Aanmaken van trefwoorden