Uren Registratie

Eenvoudig uren bijhouden gedurende het jaar

Deze functie vormt onderdeel van de uitgebreidere Uren en kilometer registratie en facturatie functie. Deze kunt u raadplegen voor méér informatie.
De hier beschreven uren registratie functie is ontwikkeld voor gebruikers die om fiscale redenen de bestede uren bij willen houden en/of factureren. De bestede tijd voor verrichte werkzaamheden kan snel en gemakkelijk ingevoerd worden en als jaaroverzicht afgedrukt worden voor zowel fiscale verantwoordingen als voor eventuele doorfacturatie aan klanten. Tijdens de urenregistratie is permanent inzichtelijk of er naar verwachting aan het fiscale urencriterium voldaan zal worden.

De Belastingdienst biedt ondernemers belastingbesparende regelingen als deze aan het zogenaamde urencriterium voldoen. Dan kan de ondernemer in aanmerking komen voor o.a. zelfstandigen aftrek en startersaftrek. Uiteraard zijn er vele randvoorwaarden waaraan ook voldaan moet worden. Voor een complete en actuele uitleg verwijzen we naar de lijst met pagina's op de site van de Belastingdienst die gaan over dit onderwerp: Klik hier voor de lijst met pagina's van de Belastingdienst.

De urenregistratie functie houdt overzichtelijk bij of er aan het minimaal aantal uren per jaar (momenteel 1.225 uur) naar verwachting gaat worden voldaan. Indien nodig kan met één muisklik een uren verantwoordingsoverzicht als PDF of Excel spreadsheet gemaakt worden over een heel boekjaar.

In gebruik nemen

Om de functie te gebruiken klik dan in het menu op Extra > Uren en Km Registratie

Gebruikers van de AdmInbox-ZZP kunnen ook gebruik maken van de snelkoppeling zoals deze op de startpagina te vinden is.

Het uren registratie scherm opent zich en de datum van "vandaag" is geselecteerd, klaar voor invoer.

Beschikbare functies

Urenregistratie Help -4

Voorbeeld van een urenregistratie in maart 2023. Er is al 227 uur in dit jaar geschreven. Als er verder deze maand geen uren meer geschreven worden dan zal de verwachte jaartargetrealisatie 90% zijn, hetgeen te laag is om aan het fiscale urencriterium te voldoen. Als er echter minstens nog 21 uur verantwoord kan worden, dan zal de verwachte targetrealisatie stijgen naar 100%.

Maand- en datum navigatie

Het scherm voor uren registratie opent steeds met de maand waarin de datum van "vandaag" voorkomt. Op bijvoorbeeld 16 maart zal het scherm openen met de maand maart en is het veld voor 16 maart meteen geselecteerd.

Met de pijlen van de maandnavigatie kan snel naar een vorige of volgende maand gesprongen worden. Klik vervolgens op de gewenste datum en de datumlijst rechts wordt aangepast.

Invoeren activiteiten en uren

Per dag kunnen meerdere verrichte activiteiten met de bijbehorende bestede uren ingevoerd worden. Omschrijvingen van eerder ingevoerde activiteiten worden automatisch bewaard en in een selectiemenu getoond zodat ze hergebruikt kunnen worden. Dat scheelt een hoop intypwerk en kan er ook voor zorgen dat dezelfde activiteiten steeds op dezelfde manier worden benoemd. Er kan een onbeperkt aantal activiteiten aangemaakt én per dag ingevoerd worden. Het totaal in te voeren aantal uren per dag is gemaximeerd op 24 uur.

Tips!
Denk eraan dat de omschrijving van elke activiteit straks in een lijst voorkomt, samen met andere activiteiten. In geval van facturatie achteraf kan deze tekst ook op een factuurregel komen. Het is dus zaak een activiteit zo eenduidig mogelijk te omschrijven. Een goede manier is om de naam van een debiteur in een omschrijving te gebruiken, bijvoorbeeld "Administratie Jansen BV". Als bij de invoer dan de eerste letters van een debiteur worden ingevoerd dan laat het selectiemenu alle activiteiten die al eens eerder voor die debiteur zijn gebruikt zien. Op deze wijze worden dezelfde activiteiten steeds van dezelfde omschrijving voorzien.

Sneller werken met de TAB, Shift en Enter toets

Shift Tab Enter Het snelst gaat de invoer met gebruik van de TAB, Shift en Enter toets.
De muis is dan niet nodig waardoor dit veel sneller werkt.

TAB toets
Met deze toets wordt de invoer bevestigd en kan de cursor snel van invoerveld naar invoerveld springen.

Shift + TAB combinatie
Met deze toetscombinatie gebeurt hetzelfde als met de TAB toets maar zal de cursor achterwaards verplaatsen dus terug naar het vorige invoerveld

Zo kan je met de toetsen snel werken:

Klik op een activiteitenveld van de gewenste datum.
De laatst ingevoerde activiteit (als die er is) wordt automatisch ingevuld. Als die meteen goed is gebruik dan de TAB of Enter toets om de cursor naar het urenveld te verplaatsen.
Begin te typen als er een andere activiteit ingevoerd moet worden.
Als de ingevoerde tekst voorkomt in eerder ingevoerde activiteiten dan worden die in een selectiemenu onder het veld getoond.
Gebruik eventueel de pijltoetsen om een selectie in het menu te maken en sluit af met een TAB of Enter.
Blijf doortypen als de gewenste activiteit nieuw is of om het selectiemenu te bekorten.
of navigeer met de pijl-toetsen op- of neer in het selectiemenu als dezelfde activiteit al bestaat.
Gebruik de TAB of Entertoets om een invoer of menuselectie te bevestigen.

Er wordt een nieuwe invoerregel op dezelfde dag geopend.
Voer de activiteit en de uren in en sluit weer af met TAB of Enter.
Als er niets op een regel wordt ingevoerd dan verspringt de cursor naar het volgende veld.
Deze kan al automatisch vooringevuld zijn met de laatste invoer. Verander deze door te beginnen te typen.
of gebruik de Enter toets als de nieuwe invoer hetzelfde is als de zojuist voorgestelde invoer.
Gebruik Shift-Tab om terug naar het voorgaande veld te gaan als er iets anders ingevuld moet worden.

Zo weet je of de jaartarget aan uren gehaald wordt

Targets Doel is om een targetverwachting van 100% of méér te realiseren om in aanmerking te komen voor belasting besparende mogelijkheden. De target informatie geeft de gebruiker permanent inzicht in de haalbaarheid van de jaartarget aan uren.

Bij urenregistratie gedurende het jaar is het dus prettig om te weten of het gemiddeld aantal tot op heden verantwoorde uren voldoende is om aan het minimale aantal uren voor het fiscale urencriterium te voldoen. Om hier duidelijkheid over te krijgen wordt permanent bijgehouden of je "op koers" ligt. Daarbij wordt rekening gehouden met de reeds geschreven uren in het lopende jaar en de tijd die nog resteert tussen de datum van "vandaag" en het eind van het jaar. Bij de berekeningen wordt uitgegaan van een lineaire verdeling van de uren over een jaar. Als het urenschrijven seizoensgebonden is dan ligt dit anders. Als je weet dat je bijvoorbeeld in het najaar meer uren schrijft dan in het voorjaar, dan is een lager realisatie percentage in het voorjaar minder problematisch.

Voorbeeld :
Zie de afbeelding: Als er op 16 maart in totaal 227 uur geschreven is, dan is dit ca. 21 uur te weinig om, gemiddeld genomen, het jaartarget aan uren te realiseren. Dit hoeft geen probleem te zijn als er na deze datum, naar verwachting, een bovengemiddeld aantal uren geschreven zal worden. Maar als die ontbrekende 21 uur alsnog worden geschreven dan is men weer "on target" om de jaartarget te halen.

Kortom: Doel is om een targetverwachting van 100% of méér te realiseren. De target informatie geeft de gebruiker permanent inzicht in de haalbaarheid van de jaartarget aan uren en dus de kans op belasting besparende mogelijkheden.

Uren rapportage

Het overzicht aan geregistreerde uren per maand of per jaar kan worden opgevraagd door op het Export icoon boven aan de pagina te klikken en de gewenste keus te maken uit het selectiemenu.

Uren Rapport PDF

De Uren en KM registratie en facturatie functie

De hier beschreven functie vormt onderdeel van de uitgebreidere Uren en kilometer registratie en facturatie functie.
Deze kunt raadplegen voor méér informatie.