Kilometer registratie

Kilometerregistratie voor de ondernemer. Eenvoudig zakelijke en privé kilometers bijhouden!

Kilometer registratie

2km Registratie KaartAls er ten behoeve van een onderneming gebruik gemaakt wordt van een vervoermiddel dan kan dit verschillende fiscale gevolgen hebben. Het is raadzaam om hierover altijd eerst de meest actuele informatie voor wat betreft de regelgeving in te winnen.

Is er sprake van auto gebruik, dan is het in de meeste gevallen belangrijk om de zakelijke kilometers bij te houden, ongeacht of deze zijn gereden door de auto die in privé-bezit is of de auto die in bezit is van de onderneming. Alle verreden kilometers kunnen in Asperion op overzichtelijke wijze worden bijgehouden en gerapporteerd.

Auto is privé eigendom

Zakelijk verreden kilometers met een privé auto zijn gereden mogen tegen een vast tarief per kilometer bij de onderneming in rekening worden gebracht. Dit tarief wordt voorgeschreven vanuit de Belastingdienst. Voorwaarde is wel dat de kosten die gemaakt worden voor de auto vanuit privé zijn betaald, dan wel ten laste komen van de balansrekening privé.Naast kosten voor de verrreden kilometers mogen geen andere autokostenten laste van de onderneming gebracht worden, het betreft immers een privé vervoermiddel.

Volgens de fiscale regelgeving mag afhankelijk van het al dan niet bijhouden van de kilometerregistratie en gebruik van het vervoermiddel een deel van de BTW voor de gemaakte kosten van het gebruik van het vervoermiddel pro rato ( verhouding kilometers privé t.o.v. kilometers zakelijk) worden verrekend in de laatste BTW aangifte van het jaar.

Auto is van "de zaak"

Door het registreren van de kilometers die door de auto van de zaak zijn verreden kan bepaald worden of er al dan niet een bijtelling voor privé-gebruik auto van de zaak van toepassing is.

Alle kosten van de auto van de zaak komen ten laste van de onderneming en worden ingeboekt in de administratie, waarbij de BTW op deze facturen mag worden verrekend. Denk ook aan het registreren van de auto als activum.

Voor het privé-gebruik van de auto van de zaak dient BTW te worden afgedragen: hiervoor zijn een aantal rekenmodellen opgesteld door de belastingdienst. Welke regel het voordeligste is, is per situatie verschillend. Raadpleeg daartoe de site van de Belastingdienst of raadpleeg een accountant en kies de juiste berekening bij het doen van de laatste aangifte van het kalenderjaar vanuit Asperion.

Vastleggen van kilometers in de administratie

Invoeren van de vervoermiddelen

Voor gebruikers van de module AdmInbox ZZP:

Kies Startpagina > Instellingen > Setup Wizard > Vervoermiddelen

 KM Registratie 1

Door te klikken op “Vervoermiddelen” verschijnt een invoerscherm: dit invoerscherm is voor de AdmInbox ZZP hetzelfde als de module Financieel, zie hieronder.

Voor gebruikers van de module InBalance: 

Kies de module Financieel > Algemeen > Setup Wizard: Uren en KM registratie en vervolgens op “Voertuigen”:

 KM Registratie 2

 

Het scherm ´Voertuigen´ opent zich, hier kunnen alle voertuigen vastgelegd worden, waarvoor de zakelijke kilometers moeten worden bijgehouden. 

Het overzicht toont tevens per voertuig jaarlijks de berekening van het aantal zakelijke en privé kilometers. Vergeet dus niet aan het eind van het jaar de kilometerstand van het voertuig in te vullen.

Vul bij "Kenteken" het kenteken van het voertuig in en klik op "RDW gegevens ophalen". De gegevens van het voertuig worden direct opgehaald en ingevuld. Een aantal velden dient nog te worden aangevuld

 KM Registratie 3

Klik op “Toevoegen” om de informatie vast te leggen in de administratie.

De zakelijk verreden kilometers kunnen nu voor deze auto worden ingevoerd en vastgelegd.

Kilometers registreren

Voor gebruikers van de module AdmInbox ZZP: ga naar de Startpagina, kies uit de Snelkoppelingen de button ´Uren & KM registratie´. Volg hierna de beschrijving voor de gebruikers van de module Financieel.

 KM Registratie 4

Voor gebruikers van de module InBalance, ga naar de module Financieel en kies Extra > Uren en KM registratie.

Het scherm “Uren en Kilometer registratie” opent en omdat er een auto is ingevoerd in de administratie is er op elke regel een icoon  toegevoegd dat “VAN-NAAR” weergeeft en waarop geklikt kan worden om de kilometers te laten berekenen en vast te leggen:

 KM Registratie 5

Klik op het icoon  `KM registreren` en open daarmee het volgende scherm:

KM Registratie 12

Via deze pagina worden de ritten ingevoerd op het juiste voertuig en met de juiste omschrijving.

Route Omschrijving: Omschrijvingen worden bewaard en het programma kan bij het intypen op basis hiervan al een voorstel doen. Zo hoeft niet alle ritinformatie voor eenzelfde route steeds weer opnieuw te worden ingevoerd.

LET OP: Omdat er  maar 1 auto is  ingevoerd, wordt deze direct voorgesteld. Zijn er meerdere auto’s ingevoerd kies dan bij “Voertuig”de juiste auto


Van Locatie - Naar Locatie: betreffen het vertrek- en eindpunt.
Het is mogelijk om de locatie op verschillende manieren in te vullen: een postcode, plaats, straatnaam. De rit “Retour” kan eveneens direct berekend worden door deze aan te vinken.

In het voorbeeld was bij 'Van Locatie' alleen Gooimeer 4  Naarden ingevuld en bij 'Naar locatie' werd ingevuld Office Center Amersfoort. Na het klikken op de knop “Berekenen” zijn de juiste adresgegevens opgehaald en ingevuld, als ook de kilometers.

Klik op de knop “Toevoegen” om de rit vast te leggen in het overzicht.

 KM Registratie 6

 De heen- en terugreis van de rit wordt op 2 regels getoond  in het overzicht waarbij de terugreis (retour) met een ( R )  wordt aangeduid.

 KM Registratie 7

 Bij het invoeren van de volgende rit volgt er nu al direct een voorstel na het intypen van een deel van de locatie:

 KM Registratie 8

Na het invoeren van de uren en kilometers zit het overzicht er in dit voorbeeld als volgt uit, waarbij per week het aantal uren en kilometers wordt aangegeven.

 KM Registratie 9

Het overzicht kan ook opgevraagd door op het PDF icoon boven aan de pagina te klikken en te kiezen voor KM: op de PDF worden de afzonderlijke ritten op datum, kenteken, Van-Naar met de zakelijke kilometers weergegeven.

Keer terug naar de pagina “Voertuigen”.

In het overzicht is bij de auto waarop de kilometers zijn geschreven het prullenbak icoon niet meer beschikbaar.

Het “Wijzig” icoon is nog wel beschikbaar, zodat het mogelijk is om de eindstand ( kilometerstand van de auto) per 31-12 in te vullen. Deze eindstand is nodig om het programma het percentage zakelijke kilometers t.o.v de privé kilometers te laten berekenen:

 KM Registratie 10

Wanneer er vanaf een bepaalde datum op een vervoermiddel geen kilometers meer geschreven hoeven te worden, vul dan bij Einddatum deze datum in, als ook de KM stand per die datum.

 KM Registratie 11

Tags btw privé berekening inzake gebruik auto Bijtelling Kilometer Kilometerregistratie BTW privé vervoermiddel wagen auto
Disclaimer:
De voor u beschikbare functies worden bepaald door het type abonnement dat is afgesloten. Sommige hier beschreven functies kunnen voor u dus niet beschikbaar zijn en/of soms iets anders werken dan zoals hier beschreven.

Hoewel bij de totstandkoming van de informatie in dit document de uiterste zorg is betracht en er naar gestreefd is om deze informatie zo compleet en volledig mogelijk te maken en te houden, kan Asperion noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Asperion wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker. Teksten kunnen, zonder kennisgeving vooraf, veranderd worden.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Asperion

© Copyright - Asperion® en het Asperion logo zijn zowel handelsnaam als geregistreerde handelsmerken van Asperion Software B.V.