PrintVaste Facturen aanmaak en beheer
Module Facturatie, menu Facturatie > Factureren, kies linksboven 'Vaste factuur'.
Wanneer regelmatig voor dezelfde debiteur dezelfde factuur gemaakt moet worden, dan is het verstandig voor deze debiteur een vaste factuur aan te maken (denk aan periodieke facturen of contributies). De vaste factuur wordt eerst aangemaakt en opgeslagen om vervolgens op elk gewenst moment handmatig of automatisch een nieuwe concept factuur mee te genereren. Een vaste factuur is dus een sjabloon (template) om snel en foutloos verkoopfacturen mee te genereren.
Vaak hoeft bij het defintief maken van zo'n nieuwe verkoopfactuur alleen de periode en de datum gewijzigd te worden.
Vaste facturen zijn sjablonen
Elke vaste factuur die is aangemaakt wordt in het overzicht getoond met de naam van de debiteur, het factuurbedrag en een ‘betreft’ omschrijving. Datum en factuurnummer zijn voor deze factuur sjablonen uiteraard niet van toepassing. Vaste facturen kunnen op elk gewenst toegevoegd, gewijzigd of verwijderd worden.
Toevoegen vaste factuur
Een vaste factuur toevoegen gaat als volgt :
- Klik op de knop Toevoegen
Er opent zich het scherm van een nieuwe factuur waarin de factuurregels kunnen worden ingevoerd. Lees de instructies om regels aan een factuur toe te voegen op de aparte instructiepagina
Wanneer de factuurregels zijn aangemaakt en opgeslagen keert u terug naar het vaste facturen scherm via de knop Overzicht
Het nieuw aangemaakte vaste factuur sjabloon wordt aan de lijst met vaste facturen toegevoegd.
Handmatig aanmaken van een nieuwe verkoop factuur
De factuur sjablonen staan klaar om als basis te dienen voor een factuur die gemaakt moet worden.
- Vink een vaste factuur aan
U kunt door aanvinken één vaste factuur of in één keer alle vaste facturen selecteren.
- Pas eventueel Betreft-veld tekst of periode-veld tekst aan
Indien gewenst kan de tekst in deze velden voor de nieuwe factuur meteen aangepast worden..
- Klik op Maak concept factuur (1)
Het aantal geeft aan hoeveel concept facturen er gemaakt gaan worden
Op basis van de selectie worden nu één of meerdere conceptfacturen aangemaakt en toegevoegd aan het overzicht van conceptfacturen in het facturatiescherm. De verdere afhandeling van de nieuwe concept facturen gaat op dezelfde wijze als de facturen die handmatig aangemaakt zijn. Ze zijn voor de administratie een ‘gewone’ factuur geworden en kunnen als zodanig worden afgehandeld.
Tip
Als meerdere debiteuren dezelfde factuur moeten ontvangen, gebruik dan de factuur kopieerfunctie nadat een nieuwe factuur is gegenereerd.
Hiervoor is het wel nodig dat die debiteuren ondergebracht kunnen worden in een aparte debiteursoort.
Automatisch aanmaken van een nieuwe verkoop factuur / periodieke factuur
De factuur sjablonen kunnen ook als basis dienen voor het aanmaken van periodieke facturen. De Periodieke factuur instellingen kunnen geopend worden door achter de vaste factuur te klikken op de knop 
of door in de vaste factuur te klikken op de Factuur herhaling.
Periodieke factuur instellingen
- Periode
Kies uit de beschikbare periodes voor facturatie: maandelijks, per kwartaal of jaarlijks. Asperion genereert facturen vanaf de startdatum tot de einddatum van de geselecteerde periode. Voorbeeld: Bij een kwartaalperiode, start de periode op 1 januari en eindigt de periode op 31 maart. - Facturatiedag
Zorg ervoor dat de juiste factuurdag (1-28) is ingesteld. Dit is de datum waarop de factuur gegenereerd zal worden. - Startdatum
Dit is de startdatum van de periodieke factuur. Let op, dit is niet de datum waarop de eerste factuur aangemaakt wordt. - Einddatum
Dit is de einddatum van de periodiek factuur. Na deze datum zullen er geen facturen meer worden aangemaakt. De einddatum is geen verplicht veld en de einddatum kan worden verwijderd of aangepast naar een andere einddatum.
Gebruik van autotekst velden
In de velden Periode, Betreft en Factuurregel Omschrijving is het mogelijk om met behulp van Autotekst velden de juiste periode of datum op te halen.
Asperion ondersteunt de onderstaande autotekst velden:
- ##Maand## (huidige maand)
- ##Maand-1## (vorige maand)
- ##Maand+1## (volgende maand)
- ##Kwartaal## (huidig kwartaal)
- ##Kwartaal-1## (vorig kwartaal)
- ##kwartaal+1## (volgend kwartaal)
- ##Jaar## (huidig jaar)
- ##Jaar-1## (vorig jaar)
- ##Jaar+1## (volgend jaar)
- ##Datum## (dag-maand-jaar)
Bij de autotekst velden voor maand en jaar wordt ook automatisch het huidige jaar toegevoegd.
Door een vaste factuur te selecteren kan er met de knop 'Maak concept factuur' een voorbeeldfactuur aangemaakt worden om te controleren of de autotekst velden correct worden weergegeven.
Signaleringsfunctie
Wanneer de einddatum van de periodieke factuur is bereikt, wordt een signalering getoond in de openstaande handelingen.