PrintProforma facturen gebruiken
Een Proforma factuur wordt bijvoorbeeld gebruikt wanneer er is afgesproken dat de debiteur of klant de bestelde goederen of diensten vooraf moet betalen. Aangezien het niet zeker is dat dit ook gebeurt, wordt de Proforma factuur als een conceptfactuur bewaard. Pas na ontvangst van de betaling wordt de Proforma factuur definitief gemaakt. Daarnaast kan het voorkomen dat er slechts een deel betaald wordt, omdat niet alle bestelde goederen afgenomen worden. De Proforma factuur moet dus ook na de betaling en vóór het definitief maken nog aangepast kunnen worden.
Om gebruik te kunnen maken van proforma facturen moet de administratie hierop ingesteld worden in de Setup Wizard. Bij sommige abonnementstypen is dat al ingesteld. Vraag er eventueel naar bij uw boekhouder of administratiebeheerder of bij de HelpDesk.
Proforma facturen maken
U gaat als volgt te werk :
- Kies menu Facturatie > Factureren of klik op een facturatie icoon als dit beschikbaar is.
- Maak een nieuwe factuur aan.
Lees hier hoe u een nieuwe factuur aanmaakt en hoe u regels toevoegt
Normaal gesproken wordt een nieuwe factuur in eerste instantie als concept opgeslagen.
Er kan echter ook gekozen worden voor de Proforma versie van de factuur. - Klik op de knop Proforma in het scherm waarin de nieuwe factuur wordt aangemaakt.
Met deze knop verandert een conceptfactuur in een Proforma factuur.
De Proforma factuur is terug te vinden in het overzicht onder 'Proforma facturen' en kan afgedrukt of via e-mail verzonden worden.
Als een proforma factuur betaald is
Wanneer de betaling bijvoorbeeld via de bank ontvangen wordt, dan kan het bedrag worden afgeletterd op de Proforma factuur van de desbetreffende debiteur. Na het afsluiten van de boeking verschijnt een herinnering om deze Proforma factuur definitief te maken en door te boeken naar het grootboek en op de debiteurenkaart. Als van een proforma factuur definitieve factuur gemaakt wordt, dan wordt deze van een factuurnummer voorzien.
Proforma factuur definitief maken
Open de betreffende Proforma factuur, pas deze indien nodig aan, en maak hem definitief. De definitieve factuur kan nu aan de debiteur verzonden worden.
De Proforma factuur is nu een definitieve factuur en kan worden gejournaliseerd en (direct) doorgeboekt naar het grootboek en de debiteurenkaart.
Proforma facturen, waarop geen betaling wordt ontvangen kunnen op den duur verwijderd worden. Proforma facturen hebben immers geen “status” in de boekhouding zolang ze niet tot definitieve factuur zijn gemaakt.
De proforma functie instellen
Om gebruik te kunnen maken van proforma facturen moet de administratie hierop ingesteld worden in de Setup Wizard. Bij sommige abonnementstypen is dat al ingesteld. Vraag er eventueel naar bij uw boekhouder of administratiebeheerder of bij de HelpDesk.
De Proforma facturen functie instellen gaat als volgt :
- Kies Menu Algemeen > Setup Wizard > Facturatie > Facturen
- Klik nu op Wijzigen
- Vink aan : “Proforma facturen mogelijk maken” en sla de instelling op.