Bankafschriften afletteren

Een bankafschrift bevestigt welke betalingen zijn uitgevoerd en welke ontvangsten zijn gedaan. Elk regelbedrag is een mutatie in het banksaldo dat verantwoord moet worden in de administratie door deze tegen te boeken op een openstaande post van een debiteur of crediteur óf rechtstreeks op een grootboekrekening. Dit toewijzen van bedragen of mutaties heet “Afletteren”. Nadat een bankafschrift is afgeletterd en doorgeboekt worden de openstaande postenlijsten van de debiteuren / crediteuren en grootboekrekeningen bijgewerkt. Tevens worden de banksaldi in de administratie geactualiseerd.

Automatisch afletteren bespaart veel tijd

Bankmutaties afletteren kan een tijdrovende klus zijn als dit handmatig gebeurt. Er moet immers bij elke bankmutatie in de administratie de bijbehorende openstaande post gevonden worden. Om tijd te besparen worden bankmutaties in Asperion daarom zo veel mogelijk automatisch afgeletterd en alleen in een beperkt aantal gevallen hoeft er
handmatig gecorrigeerd of aangevuld worden. Op deze wijze wordt er dus veel werk en tijd bespaard.

Handleiding afletteren

Er is een pdf handleiding beschikbaar die het gehele afletterproces stap-voor-stap beschrijft. Hierin wordt beschreven hoe het automatisch afletterproces van bij- en afschrijvingen van een elektronisch bankafschrift door Asperion wordt uitgevoerd én de volgorde waarin dit gebeurt. Daarnaast wordt ook beschreven hoe het afletterproces nogmaals kan worden opgestart en hoe handmatig bankmutaties kunnen worden afgeletterd. Raadpleeg deze speciale handleiding (pdf)over het afletteren van bankafschriften.
Het gebruik van zelf in te stellen Trefwoorden verhoogt de efficiëncy van het afletterproces.

Journaliseren van hele bankafschriften vs individuele bankmutaties

De handleiding voor de afletterfunctie beschrijft de werkwijze waarbij na het afletteren van alle mutaties op een bankafschrift, er pas gejournaliseerd en doorgeboekt wordt. Die werkwijze beperkt het aantal journaalposten voor de verwerking van de bankmutaties (één per bankafschrift). Het heeft echter als nadeel dat de betaalstatus van een openstaande post waarop is afgeletterd pas wordt bijgesteld nadat alle regels van een bankafschrift zijn afgeletterd. Als tussen afletteren en journaliseren te veel tijd zit dan kan dat, in ieder geval tijdelijk, tot onduidelijke betaalstatussen van openstaande posten leiden. Hier is echter een goed alternatief voor.

Om steeds een actueel beeld te hebben van de openstaande posten is het ook mogelijk om de bankmutaties elk afzonderlijk na het afletteren apart te journaliseren. Dat betekent wel dat er veel meer journaalposten ontstaan (één per bankmutatie) maar het bevordert de overzichtelijkheid. Hierdoor wordt het ook mogelijk om, indien een individuele, reeds doorgeboekte bankmutatie op een later tijdstip moet worden teruggedraaid, dat niet alle overige mutaties van hetzelfde bankafschrift eveneens (tijdelijk) teruggedraaid worden waardoor ook deze posten (tijdelijk) weer openstaand worden.

Nuttige links :

Voor het afletteren en doorboeken van hele bankafschriften is een aparte handleiding beschikbaar.
Voor het journaliseren en doorboeken op regel is een aanvullende uitleg beschikbaar. Lees meer...
Voor het controleren en corrigeren van doorgeboekte bankafschriften is eveneens een aparte uitleg beschikbaar. Lees hier meer....