PrintHet verwerken van contante betalingen
|
Als een factuur via een overschrijving, een incasso of met een pinpas betaald is, dan zal de betalingsinformatie via het bankafschrift in de administratie verwerkt worden. Voor registratie van een contante betaling op een factuur is een aparte functie beschikbaar. Na de registratie zal die factuur uit de lijst met openstaande facturen verdwijnen zodat alleen de facturen overblijven die nog niet betaald zijn. Om de functie te kunnen gebruiken is het nodig dat een aantal instellingen vooraf gedaan zijn. Deze instellingen worden aan het eind van deze pagina beschreven. Bij sommige abonnementsvormen zijn deze instellingen vooraf reeds gedaan en dan kan de functie direct gebruikt worden. |
|
De werkwijze
Contante betalingen verwerken gaat als volgt :
- Zoek de factuur in de openstaande postenlijst
- Klik op het betaal icon van de factuur
- Voer de betalingsdetails in en sluit af.
Onderstaand worden deze stappen nader beschreven.
Zoek de factuur die betaald is
Facturen die nog niet betaald zijn staan onder andere in de lijst van openstaande posten.
Voor inkoopfacturen heet de lijst Openstaande posten Crediteuren. Voor verkoopfacturen heet de lijst Openstaande posten Debiteuren.
Om de lijst te vinden zijn verschillende menuopties beschikbaar, afhankelijk van de module en de abonnementsvorm.
We geven hier een voorbeeld van een inkoopfactuur die contant betaald is. Voor verkoopfacturen waarvoor een contante betaling ontvangen is gaat de verwerking op dezelfde wijze.
Voorbeeld voor een inkoopfactuur :
Menu : Inkoop > Openstaande facturen of klik op een sneltoets als deze beschikbaar is : 
Het zoekvenster van de Openstaande Posten Lijst (OPL) opent zich.
Er kunnen verschillende zoekopties ingesteld worden om een bepaalde factuur te vinden.
- Klik op Zoeken
In dit geval zal de lijst met nog niet betaalde inkoopfacturen getoond worden. Omdat de facturen afkomstig zijn van leveranciers/crediteuren van de onderneming, wordt de lijst meestal genoemd Openstaande posten Crediteuren.
De facturen op deze lijst betreffen facturen die nog niet betaald zijn of facturen waarop nog geen betaling geregistreerd is.
Voer de betalingsdetails in
Aan het eind van de regel waarop de factuur staat zijn een aantal iconen zichtbaar.
Breng de muis naar het betaalicoon
Er opent zich een klein menu
- Klik op Bedrag betaald
Er opent zich een modal als volgt :
De factuurgegevens worden weergegeven, de datum van vandaag wordt direct ingevuld evenals het factuurbedrag en een voorgestelde omschrijving die bij de betaling bewaard zal worden.
- Pas de velden aan indien nodig
- Klik op Verwerken
De betaling is nu verwerkt. Als het gehele factuurbedrag is ingevuld dan zal de factuur uit de lijst verdwijnen. Deze is nu immers betaald en staat niet meer open. Als de factuur gedeeltelijk betaald is, dan zal de factuur op de lijst blijven staan voor het nog onbetaalde deel van het factuurbedrag.
Een betaling terugdraaien
Als een betaling niet goed of ten onrechte is ingevoerd dan kan die weer teruggedraaid worden. Dit geldt uiteraard voor betalingen op zowel inkoop- als verkoop facturen.
Handel als volgt :
- Open het factuur overzicht. Bijvoorbeeld het overzicht van verkoopfacturen :
- Klik op het icoon voor de Betalingsdetails
Onderaan de betalingsdetails staan de betalingsboekingen op deze factuur.
- Klik op het prullenbakje om de betalingsboeking te verwijderen.
De reeds gedane boeking wordt nu geheel verwijderd.
Instellen Betaalwijze Contant
Om contante betalingsregistratie te kunnen doen moeten er in de Setup Wizard (indien dit nog niet gedaan is) een aantal instellingen worden gedaan.
Handel als volgt :
- Menu : Algemeen > Setup Wizard > Basisgegevens > Betaalwijzen
- Klik op het Wijzig (pennetje) icoon voor de betaalwijze Contant.
- Stel de gewenste Tegenrekeningen in
- Stel het gewenste Dagboek in en klik op Opslaan
Als een contante betaling wordt ontvangen op een verkoopfactuur dan wordt dit geboekt als een onttrekking (bijvoorbeeld naar privé of rekening courant directie) van dit bedrag uit de onderneming. Het omgekeerde vindt plaats als een leverancier contant betaald wordt. Dat wordt dan geboekt als een storting, een inbrenging van geld in de onderneming.
Afhankelijk van de rechtsvorm van de onderneming en het gehanteerde rekeningschema, zullen de tegenrekeningen kunnen verschillen. Bij een ZZP administratie zouden resp. 810 -privé opname resp. 820 - Privé storting gebruikt kunnen worden. Bij een BV vorm zouden de beide tegenrekeningen gelijk kunnen zijn aan de rekening voor de Rekening Courant Directie.